Zatrzymaj mnie, jeśli słyszałeś to już wcześniej: „Miałem skargę na mojego szefa, więc powiedziałem HR w tajemnicy. Oni powiedzieli mojemu szefowi, a teraz ona jest na mnie zła. Czy dział kadr nie jest zobowiązany do zachowania wszystkiego w tajemnicy?”.
Pracownicy często zakładają, że wszelkie rozmowy, które prowadzą z Działem Kadr, są poufne i nie można się nimi dzielić. Ale ponieważ nie jesteśmy lekarzami ani księżmi, wiemy, że rzadko tak jest.
Jako specjaliści ds. zasobów ludzkich, jesteśmy odpowiedzialni za poruszanie się po często trudnym zadaniu równoważenia tego, co może wydawać się sprzeczne obowiązki: potrzebę bycia zaufanym źródłem dla pracowników i skutecznym partnerem dla firmy. Jak więc jednocześnie chronić potrzeby pracowników i firmy? To do nas należy zrozumienie zasad i przepisów, zachowanie dyskrecji i wykorzystanie mądrego osądu.
Kiedy dział kadr musi podjąć działania
Łatwo jest zrozumieć, jak pracownik może myśleć, że pewne tematy są poza zasięgiem, jeśli chodzi o poufność. W końcu, skargi dotyczące molestowania seksualnego lub dyskryminacji są poważnymi sprawami i często są pożądane, aby zachować je w tajemnicy. Ale są to również sprawy prawne, co oznacza, że dział kadr nie może zachować informacji o pracownikach w 100% poufnych, ponieważ musi działać zgodnie z prawem.
Jeśli to, co jest zgłaszane do działu kadr jest zasadą, polityką lub naruszeniem prawa – trzeba będzie się tym zająć, kropka! Nawet jeśli pracownik powie Ci, że nie chce, aby cokolwiek zostało zrobione, tylko abyś był świadomy tego, co się stało… nadal jesteś zobowiązany do przestrzegania standardów firmy, uniknięcia odpowiedzialności prawnej, a co najważniejsze, do ochrony swoich pracowników.
Dobry zespół HR zatrudnia tylko tych ludzi, którzy są potrzebni (lub zaangażowani) do przeprowadzenia dokładnego dochodzenia, co oznacza, że w końcu niektórzy ludzie będą musieli wiedzieć o tym, co Ci powiedziano. Pełna poufność jest niemożliwa do zagwarantowania, nawet jeśli jest obiecana z wyprzedzeniem.
Kiedy dział kadr może podjąć działania
Bazując na naturze skarg, które naruszają zasady lub prawa, zazwyczaj łatwo jest ocenić, kiedy należy złamać poufność i interweniować. Trudniej jest jednak w sytuacjach, które zależą od uznania działu kadr, takich jak ogólne skargi na menedżerów lub współpracowników. Skąd więc wiadomo, czym się podzielić (a czym nie), aby osiągnąć rozwiązanie?
Kluczem jest zrozumienie, dlaczego ktoś w ogóle przychodzi do działu kadr i co chce z tego uzyskać. Na przykład, jeśli ktoś skarży się, że menedżer ma rażące faworyzowanie, zrozum, co chce, aby się stało. Czy chce, aby dział kadr porozmawiał z menedżerem? Czy chce się dowiedzieć, czy złożono już inne skargi? A może chcą po prostu dać upust swoim frustracjom?
Od trenera do mediatora, istnieje szerokie spektrum ról, jakie HR może odegrać, gdy zrozumie powód, dla którego pracownik chce się podzielić swoją opinią. Jednak pracownicy czasami nie zdają sobie sprawy z tego, że specjaliści HR nie są często decydentami, ale raczej mediatorami. Edukacja HR w miejscu pracy jest kluczem do tego, aby pomóc pracownikom zrozumieć, kiedy i dlaczego powinni się do Ciebie zgłosić, a także zaufać, że postąpisz właściwie z ich (poufnymi) informacjami.
Więc, co tak naprawdę jest poufne?
Ogólnie rzecz biorąc, pracownicy nie powinni oczekiwać nieograniczonej poufności – to trochę naiwne. Jednocześnie działy kadr muszą rozwiać to (często powszechne) przekonanie, że w jakiś sposób to pracownicy kontra firma. Pracownicy są najważniejszym i najdroższym aktywem każdej firmy. To oni są w okopach, wykonują pracę i mają ważną perspektywę. Dlatego bardzo ważne jest, aby nawiązać z nimi dobry kontakt, aby powierzyli Ci informacje o swoich doświadczeniach w miejscu pracy.
Możesz rozładować wiele napięć już na samym początku, dając pracownikom zastrzeżenie dotyczące tego, co jest poufne, kiedy proszą o poufną rozmowę. Najczęściej odpowiedź brzmi: nic, ponieważ dział kadr nie jest upoważniony do utrzymywania zbyt wielu rzeczy w tajemnicy. To powiedziawszy, oczekuje się od Ciebie fachowej dyskrecji i osądu. Dobrzy specjaliści HR robią wszystko, co w ich mocy, aby ograniczyć ekspozycję delikatnych informacji dzielonych przez pracowników do potrzeby wiedzieć.
Zrób to dobrze, a będziesz budować trwałe relacje zarówno z pracownikami jako zaufany doradca, i przywództwa firmy jako niezawodny przedstawiciel marki.
.