Hiring contractors is a big step for any small business, as they play a crucial role in helping your company grow. Kontraktorzy mogą pomóc Twojej firmie zwiększyć produktywność bez dodawania obciążenia finansowego związanego z zatrudnieniem nowego pracownika w pełnym wymiarze godzin.
Zgodnie z Bureau of Labor Statistics, świadczenia stanowiły 30% wynagrodzenia pracowników w sektorze prywatnym w 2018 roku. Oznacza to, że pracodawcy mogą zaoszczędzić te 30%, zatrudniając wykonawcę, ponieważ nie będą musieli płacić wykonawcom podatków od wynagrodzeń, zasiłków dla bezrobotnych, ubezpieczenia zdrowotnego, dni chorobowych, płatnego urlopu, odszkodowania pracowniczego i niepełnosprawności oraz innych świadczeń.
Gdy już zdecydujesz się zatrudnić wykonawcę, następnym krokiem jest ustalenie, jak bezpiecznie zapłacić im za pośrednictwem firmowego systemu płac. Wraz ze wzrostem cyberzagrożeń dla małych firm, ważne jest, abyś upewnił się, że używasz systemu płatności, który może bezpiecznie i szybko wysłać odszkodowanie do wykonawców bez ryzyka cyberataku.
Aby ustawić wykonawców Twojej małej firmy w systemie płac, wykonaj te pięć kroków.
Krok 1: Określ, czy potrzebujesz wykonawcy czy pracownika
Chociaż może być bardziej przystępne zatrudnienie wykonawcy niż pełnoetatowego pracownika, firmy muszą upewnić się, że prawidłowo klasyfikują pracowników zgodnie z wytycznymi IRS.
The IRS stwierdza, „osoba fizyczna jest niezależnym wykonawcą, jeśli płatnik ma prawo kontrolować lub kierować tylko wynik pracy, a nie to, co zostanie zrobione i jak zostanie zrobione.”
Klasyfikowanie wykonawców prawidłowo jest ważne, aby zapewnić, że biznes przestrzega zasad IRS w celu uniknięcia kar.
Krok 2: Onboarding your contractor
Onboarding wykonawcy zaczyna się od zebrania wszystkich niezbędnych formularzy i informacji. Wymagana dokumentacja zależy od rodzaju działalności i branży, ale zazwyczaj obejmuje:
- CV: Nawet jeśli wykonawca nie ubiega się o stanowisko pełnoetatowe, Twoja firma powinna zebrać formalny życiorys i przeprowadzić badanie due diligence w celu sprawdzenia jego kwalifikacji.
- Podanie: Jeśli Twoja firma ma formalny proces aplikacji dla wszystkich pracowników pełnoetatowych, wykonawca powinien również złożyć wniosek. Pomoże to zebrać ważne informacje od wykonawcy, jak również zweryfikować jego umiejętności.
- Umowa: Stwórz pisemną umowę, do podpisania przez wykonawcę, szczegółowo określając kryteria i warunki zaangażowania. Powinna ona zawierać konkretny język określający wynagrodzenie, harmonogramy płatności i szczegóły dystrybucji.
- Formularz W-9: Wszyscy wykonawcy muszą wypełnić i podpisać formularz W-9 po ich zatrudnieniu, ale zanim zostaną wypłacone. Ten formularz z IRS wymaga numeru identyfikacyjnego podatnika i certyfikacji. Dostarcza on informacji potrzebnych pracodawcy do dokonania płatności i przekazania informacji do IRS.
Krok 3: Ustal harmonogram płatności i strukturę
Przy zatrudnianiu nowego wykonawcy, ważne jest, aby ustalić jasny harmonogram płatności i strukturę. To określa oczekiwania wobec danej osoby i utrzymuje dokumenty biznesowe zorganizowane w celu zapewnienia, że płatności nie zostaną pominięte.
Ustalanie struktury płatności
Są zazwyczaj dwa sposoby płacenia wykonawcom – godzinowo lub za projekt:
1. Godzinowo: Małe firmy mogą zgodzić się płacić wykonawców przez godzinę, ale są plusy i minusy tej metody. To może pomóc małej firmie zapłacić za większy projekt w etapach, jeśli zgadzają się płacić za przedłożenia karty czasu, jak również pozwalają firmie śledzić wydatki na pracę poprzez kontrolę go godzina po godzinie.
Wadą płacenia za godzinę jest to, że może być również bardziej kosztowne dla małych firm. Jeśli godziny nie są ograniczone w pracy, wykonawca może przedstawić więcej godzin niż firma ma budżet.
Wybierz płatności godzinowe, jeśli:
- Zakres projektu jest elastyczny lub może się zmienić
- Masz bardziej elastyczny budżet dla wykonawców
- Okres czasu projektu lub zestawu zadań jest niepewny
2. Projekt: Zamiast płacić za godzinę, mała firma może zdecydować się na zapłacenie wykonawcy za projekt. Wymaga to płatności przy składaniu i akceptacji projektu. Zaletą jest to, że będziesz wiedzieć dokładnie, ile trzeba do budżetu na wsparcie wykonawcy.
Wadą płacenia za projekt jest wykonawca może dodać dodatkowe opłaty do stawki ryczałtowej do rachunku za jego lub jej czas i dodatkową pracę on lub ona może napotkać, aby zakończyć zadanie.
Wybierz płatność za projekt, jeśli:
- Struktura i linia czasowa projektu są dobrze określone
- Masz tylko ograniczony budżet dla wykonawców
- Masz plan awaryjny dla wszelkich większych zmian w projekcie
Ustalanie harmonogramu płatności
Gdy struktura płatności została ustalona, Twoja firma musi określić harmonogram płatności dla wykonawców. Wielu właścicieli firm decyduje się zsynchronizować płatności wykonawcy z pełnym harmonogramem pracownika, ponieważ może to utrzymać rzeczy usprawnione i proste.
Kontrahenci mogą być również wypłacane tygodniowo, dwutygodniowo, miesięcznie, kwartalnie lub w kulminacyjnym momencie projektu. Częstotliwość powinna być szczegółowo określona w umowie i uzgodniona przez firmę i wykonawcę.
Jeśli Twoja firma pracuje tylko z jednym wykonawcą, będziesz miał więcej elastyczności nad harmonogramem płatności. Częstotliwość może być ustawiona w oparciu o dostępność funduszy, metody płacowe firmy i preferencje wykonawcy. Z powodów księgowych, to może być łatwiejsze do zapłaty na złożeniu wykonawcy pracy, karty czasu lub faktury, lub zsynchronizować go z firmy ogólny harmonogram płac.
Jeśli Twoja firma pracuje z wieloma wykonawcami, to ważne jest, aby mieć ustawiony harmonogram płatności dla każdego. To utrzymuje wszystkich wykonawców na tej samej częstotliwości płac i pozwala Twojej firmie śledzić kto został opłacony i kiedy.
Krok 4: Wybierz metodę płatności
Po tym jak struktura płatności i harmonogram jest ustawiony, następnym krokiem jest dla Twojej firmy określenie metody, której będzie używać do płacenia wykonawcom. Istnieje wiele opcji dla firm, aby wybrać z. Twój wybór zależy od tego, która metoda działa najlepiej i jest najbardziej bezpieczny zarówno dla Twojej firmy i wykonawców.
- Emailable eChecks: Inną opcją jest wysyłanie płatności poprzez eChecks, jak oferowane przez Deluxe. Ta metoda pozwala kontrahentom na szybkie i wygodne otrzymanie zapłaty przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa ich informacji finansowych. Firmy potrzebują jedynie adresu e-mail kontrahenta, eliminując potrzebę przechowywania jego lub jej informacji finansowych lub bankowych.
- Karta kredytowa: Małe firmy mogą płacić wykonawcom za pomocą karty kredytowej, jeśli są one skonfigurowane z kontem handlowym. Jeśli wykonawca jest, może to być szybka i wygodna metoda płatności – ale będzie to wymagało portalu lub systemu fakturowania ze strony wykonawcy.
- Bezpośrednia wpłata: Bezpośredni depozyt jest wygodną metodą dla wykonawców i oszczędza czas firmom, które nie muszą wysyłać papierowych czeków. Aby zapłacić kontrahentom za pośrednictwem depozytu bezpośredniego, firmy muszą uzyskać niezbędne informacje bankowe i informacje o koncie czekowym od kontrahenta, aby zapewnić, że pieniądze mogą być prawidłowo zdeponowane.
- Czeki drukowane: Czeki drukowane pozwalają firmom płacić kontrahentom bez konieczności posiadania wszystkich informacji o ich koncie czekowym, ale może to wymagać więcej czasu i pieniędzy. Wysyłanie czeków papierowych wymaga od małych firm zaadresowania kopert, zakupu znaczków i wysłania czeków w odpowiednim czasie. Wysyłanie papierowych czeków może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa, jeśli zostaną one zgubione w poczcie, lub nawet źle umieszczone w biurze przed ich wysłaniem.
Krok 5: Wypełnij 1099-MISC
Ostatnim krokiem do płacenia kontrahentom jest wypełnienie przez nich formularza 1099-MISC. Formularz 1099-MISC jest używany do śledzenia różnych dochodów, lub dochodów, które nie pochodzą od regularnego pracodawcy. IRS wymaga, aby firmy wypełniły ten formularz, jeśli płacą kontrahentowi więcej niż 600 dolarów rocznie. Formularz jest następnie wysyłany do wykonawców na koniec roku, aby dołączyć go do ich rocznych zeznań podatkowych.
Jeśli twój wykonawca zorganizował się jako korporacja, możesz nie być zmuszony do dostarczenia formularza 1099-MISC, chociaż istnieją pewne wyjątki od tego wymogu, w tym te dla adwokatów.
Płać swoim kontrahentom szybko i bezpiecznie z Deluxe
Zatrudnianie kontrahentów do wykonywania pracy dla Twojej firmy jest ekscytującym krokiem w rozwoju Twojej firmy – ale utrzymanie zadowolenia i dobrej pracy Twoich kontrahentów zależy od Twojej zdolności do płacenia im szybko i bezpiecznie.
Zapewnienie bezpiecznych i wygodnych płatności za pomocą eChecków Deluxe zapewnia kontrahentom otrzymywanie płatności bez narażania ich danych osobowych i finansowych na ryzyko. Dodatkowo, ponieważ eChecks wymagają jedynie posiadania adresu e-mail kontrahenta, może to znacznie skrócić czas administracyjny potrzebny do skonfigurowania kontrahenta do bezpośrednich wpłat lub innych form płatności cyfrowych.