Co to jest oszustwo zawodowe?
Oszustwo zawodowe to oszustwo popełnione przez pracownika na pracodawcy w trakcie zatrudnienia. Są one bardziej powszechne i powodują większe straty finansowe dla firm niż oszustwa popełniane przez osoby trzecie. Ponieważ pracownicy nadal pracują w firmie, zazwyczaj starają się ukryć te oszustwa na stałe, co oznacza, że oszustwa zawodowe mogą być popełniane przez dłuższy okres czasu.
Czym jest oszustwo w punkcie sprzedaży?
Oszustwo w punkcie sprzedaży polega na tym, że pracownik kradnie pieniądze swojemu pracodawcy w miejscu, w którym dokonywana jest sprzedaż. Pracownicy mogą kraść pieniądze w momencie, gdy przechodzą one do lub od klienta (w wyniku sprzedaży lub zwrotu towarów przez klienta). Oszustwa w punktach sprzedaży zdarzają się zazwyczaj w firmach detalicznych, gdzie występuje duża liczba transakcji o niskiej wartości i wielu sprzedawców, co ułatwia ukrycie oszustwa.
Istnieją dwa główne rodzaje oszustw w punktach sprzedaży. Oba skutkują kradzieżą pieniędzy z firmy.
- Pierwszy dotyczy transakcji sprzedaży, w których klienci wpłacają pieniądze do firmy
- Drugi dotyczy zwrotów towarów, w których pieniądze przechodzą z firmy do klienta.
Główne pozycje
Opis oszustw w punktach sprzedaży
1. Sprzedaż nieważna
2. Fałszywe zwroty
3. Przetwarzanie sprzedażyPrewencja i wykrywanie
Opis oszustw w punktach sprzedaży
Istnieje różnica między kradzieżą w punkcie sprzedaży a oszustwem w punkcie sprzedaży, choć oba terminy są na ogół używane zamiennie. Kradzież w punkcie sprzedaży to kradzież pieniędzy bez próby jej ukrycia. Strata powinna zostać odkryta w krótkim okresie czasu – kiedy codzienne paragony są porównywane z rejestrami sprzedaży. Złodziej polega na tym, że właściciele firm nie są w stanie wykazać, jaka sprzedaż była celem i kto dokonał tej sprzedaży. Oszustwo w punkcie sprzedaży zazwyczaj nie jest przeznaczone do wykrycia (przynajmniej w krótkim okresie), a oszust podejmie pewne działania, aby ukryć kradzież.
Wiele firm spodziewa się pewnych strat związanych z kradzieżą i uwzględnia ten koszt w swojej strukturze cenowej. Niektórzy właściciele firm popadają w samozadowolenie z powodu tych strat, wierząc, że pozostaną one w szacowanym zakresie i że nie mogą lub nie powinni nic zrobić, aby je ograniczyć. Takie podejście może być komercyjnie uzasadnione w krótkiej perspektywie, ale nie zniechęca nieuczciwych pracowników do popełniania oszustw.
Jak dokonuje się oszustw?
Istnieją dwie główne metody popełniania oszustw w punktach sprzedaży, różniące się tym, czy w transakcję zaangażowany jest prawdziwy klient – celem jest sprzedaż – czy też wykorzystywany jest fikcyjny klient – dokonywany jest fałszywy zwrot. Istnieje również wiele odmian tych dwóch podstawowych formatów.
Sprzedaż bezgotówkowa
Oszustwa polegające na sprzedaży bezgotówkowej są zazwyczaj ukierunkowane na sprzedaż gotówkową. Celem oszustwa jest uniemożliwienie zarejestrowania sprzedaży i kradzież uzyskanych w ten sposób dochodów. Jeśli sprzedaż nie zostanie zarejestrowana, pieniądze nie zostaną pominięte w bankowych dowodach sprzedaży.
Wymagana jest prawdziwa sprzedaż towarów z prawdziwym klientem, ponieważ ktoś musi przekazać skradzione pieniądze. Pracownik sprzeda przedmiot klientowi, przekaże go klientowi i odbierze od niego pieniądze, ale albo nie zaewidencjonuje sprzedaży, albo zaewidencjonuje sprzedaż nieważną.
To oznacza, że normalny paragon na otrzymane pieniądze nie może być wydany klientowi, ponieważ według firmy sprzedaż nie miała miejsca. Zatem wymóg wystawiania paragonu przy każdej sprzedaży może ograniczyć możliwość dokonywania takich oszustw, zwłaszcza gdy paragon jest potrzebny do celów gwarancyjnych itp.
Klient odchodzi z towarem, ale zgodnie z dokumentacją przedsiębiorstwa, sprzedaż nigdy nie miała miejsca, a pieniądze nigdy nie zostały otrzymane. Może upłynąć trochę czasu, zanim strata pozycji zapasów zostanie zauważona (jeśli w ogóle), a następnie śledzenie go z powrotem do konkretnego pracownika i konkretnej sprzedaży może być niemożliwe. Z tego powodu najczęściej ofiarami padają firmy detaliczne o dużej rotacji typowych pozycji magazynowych.
Jeśli kradzież (zmniejszenie stanu magazynowego) musi zostać ukryta, oszust będzie musiał dostosować ewidencję magazynową, aby odnotować zmniejszenie stanu magazynowego. Zostało to wyjaśnione bardziej szczegółowo w dokumencie „Oszustwo magazynowe – oszustwa dotyczące ewidencji zapasów”.
Alternatywą, która eliminuje potrzebę ukrywania zmniejszenia zapasów, jest przetworzenie w ewidencji prawdziwej sprzedaży, ale po obniżonej cenie. Prawdziwa cena jest pobierana od klienta, obniżona cena jest rejestrowana, a saldo jest kradzione. Będzie to oczywiste, jeśli klient otrzyma paragon, ale eliminuje potrzebę ukrywania zmniejszenia zapasów.
Fałszywe zwroty
Celem oszustwa polegającego na fałszywym zwrocie towarów jest przetworzenie fałszywego zwrotu towarów i kradzież pieniędzy rzekomo zwróconych (fałszywemu) klientowi. W większości firm detalicznych niektórzy pracownicy będą mieli uprawnienia do przetwarzania zwrotów towarów w pewnych okolicznościach.
W prawdziwym zwrocie towarów klient będzie chciał otrzymać pieniądze lub kredyt po zwrocie towarów, więc wykorzystanie prawdziwych zwrotów do tego oszustwa może być trudne. Fałszywy zwrot musi zostać stworzony, przetworzony, a pieniądze pobrane.
Zarejestrowanie zwrotu aktualizuje zapisy bankowe dotyczące płatności dla fałszywego klienta, więc zmniejszenie ilości pieniędzy nie musi być ukryte. Problem polega na tym, że od klienta nie otrzymano żadnego fizycznego towaru. Może to stanowić problem lub nie, w zależności od obowiązujących procedur postępowania z przedmiotami zwracanymi przez klientów. Większość firm będzie chciał jakąś standardową procedurę w miejscu, aby zweryfikować powrót wszelkich towarów, choćby tylko w celu odkrycia przyczyny i rozwiązać wszelkie problemy z pozycji. Pracownik może użyć innej pozycji inwentarza jako zwróconej pozycji, nawet uszkadzając ją, aby podać powód, dla którego została zwrócona.
Jedną z odmian oszustwa jest użycie prawdziwego zwrotu towarów do prawdziwego klienta i przetworzenie nadmiernego zwrotu pieniędzy w rejestrach, przekazanie właściwej (mniejszej) kwoty klientowi i kradzież salda. Chodzi o to, aby płatność większej kwoty wyglądała w ewidencji na legalną. To również zapewnia fizyczne zwrócone towary, pokonując potencjalny problem powyżej.
Inną alternatywą jest przetwarzanie kredytu na kartę kredytową. To nie pozostawia procesu, ale eliminuje ryzyko bycia widzianym fizycznie biorąc pieniądze z rejestru. Pracownik zazwyczaj dokonuje przelewu na swoją własną kartę kredytową lub na kartę wspólnika. Ale to również ma problem z nie mając fizyczne przedmioty zwrócone.
Sales Processing
Wiele firm detalicznych mają teraz punkt sprzedaży rejestrów, które czytają kody kreskowe. Systemy te aktualizują również listę zapasów dla sprzedanych pozycji oraz kwotę sprzedaży i kwotę kosztów do rejestrów biznesowych. Co to nie jest, aby zapewnić, że kod kreskowy pasuje do pozycji przechodzi przez licznik. Sprzedawca ma to zrobić.
Niezależnie od tego, jaki system jest używany, nieuczciwy pracownik może przetwarzać sprzedaż dla wspólnika, ale rejestrowanie ceny sprzedaży dla tańszej pozycji niż faktycznie podjęte przez wspólnika. Zazwyczaj wspólnik wybiera drogą pozycję i znacznik sprzedaży (w tym kod kreskowy, jeśli taki system jest używany) i zabiera drogą pozycję oraz tańszą kartę do przetworzenia. Nieuczciwy pracownik przetworzy sprzedaż.
Oczywiście, to oszustwo może być dokonane bez świadomego udziału sprzedawcy. Może on po prostu nie zauważyć, że metka z ceną nie pasuje do przedmiotu – i będzie to jego obrona, nawet jeśli jest w to zaangażowany.
Prewencja i wykrywanie
Kilka rzeczy, na które należy zwrócić uwagę
(i) Wzrost liczby zarejestrowanych zwrotów lub transakcji anulowanych, szczególnie przez jednego pracownika lub w jednym dziale.(ii) Zwroty dużych, powtarzających się lub równych kwot.
(iii) Papierkowa robota związana ze zwrotami przetwarzana bez dołączenia lub identyfikacji zwróconych towarów,
(iv) Niekompletne taśmy kasowe (Elektroniczne kasy fiskalne eliminują potrzebę stosowania fizycznych taśm.)
(v) Niewyjaśnione zmniejszenie stanu magazynowego może wskazywać, że pozycja jest przekazywana klientom, bez przetworzenia sprzedaży i zapisania jej w banku.
Wszelkie zwroty przetwarzane bez wymaganych formalności.
Kilka podstawowych kontroli
(i) Technologia zwiększa kontrolę, ponieważ inteligentne kasy są połączone z innymi systemami biznesowymi (w szczególności magazynowymi). Wykorzystanie technologii pozwala zainstalować mechanizmy kontrolne przy niewielkim zakłóceniu obsługi klienta.(ii) Wymaganie zgody kierownictwa lub dwóch podpisów w celu przetworzenia zwrotów.
(iii) Wszystkie zwroty przetwarzane bez fizycznych towarów dołączonych lub zidentyfikowanych powinny zostać zbadane.
(iv) Zachęcanie klientów do upewnienia się, że otrzymują paragon z każdej sprzedaży, lub uzależnienie procesu sprzedaży od zeskanowania lub zidentyfikowania przedmiotu – w ten sposób rejestracja sprzedaży po prawidłowej cenie.
(v) Nakazanie każdemu pracownikowi zalogowania się na kasie fiskalnej w celu przetworzenia transakcji, co pozwala na prześledzenie transakcji do konkretnego pracownika.
(vi) Raportowanie numerów kart kredytowych, które otrzymują refundację, aby wyróżnić karty, które otrzymały liczne refundacje.