Telepraca może nie być odpowiednia dla wszystkich pracowników i/lub stanowisk. Twój przełożony powiadomi Cię, czy kwalifikujesz się do tymczasowej telepracy i potwierdzi z Tobą wszelkie specyficzne dla danego stanowiska warunki takiego rozwiązania.
Kogo dotyczy ta polityka?
Wszyscy stali pracownicy; nie dotyczy pracowników tymczasowych lub pracowników, którzy pracują zdalnie poza USA.
Wykluczenia
Pracownicy niezatrudnieni (z wyjątkiem zatwierdzonego rozsądnego dostosowania niepełnosprawności, lub w inny sposób uznany za odpowiedni w ramach tej tymczasowej polityki według uznania Middlebury).
Definicje
Praca zdalna – Aby pracować w domu, lub innej zdalnej lokalizacji, przy użyciu technologii do łączenia się z biurem, do którego pracownik jest przypisany.
Polityka
Telepraca to ustalenia biznesowe, które pozwalają pracownikom pracować z odległej lokalizacji poprzez elektroniczne połączenie z Middlebury, czy to z domu, drogi, lub innego miejsca w USA. Niniejsza polityka reguluje potencjalne tymczasowe ustalenia dotyczące telepracy, które są wymagane praktycznie przez ognisko COVID-19.
W możliwym zakresie, obowiązki służbowe i odpowiedzialność pracownika nie ulegną zmianie w związku z tymczasową telepracą. Profesjonalizm w wykonywaniu obowiązków służbowych, wydajność pracy i produktywność, a także obsługa działu pracownika, klientów, studentów i/lub innych środowisk, a także związana z tym komunikacja, muszą być utrzymane na poziomie standardów określonych przez Middlebury i przełożonego pracownika. Tymczasowe telepracowników powinny być dostępne w godzinach pracy za pośrednictwem poczty elektronicznej i telefonu do komunikacji z odpowiednimi podmiotami w razie potrzeby. W miarę możliwości czas pracy pracownika i/lub jego oczekiwania dotyczące wydajności nie ulegną zmianie w związku z telepracą, chociaż harmonogramy tymczasowej telepracy mogą obejmować elastyczne godziny pracy poza normalnymi godzinami pracy lub skrócone godziny pracy, aby dostosować się do wyzwań, przed którymi mogą stanąć pracownicy w swoich domach i społecznościach w wyniku wybuchu epidemii COVID-19, zgodnie z decyzją Middlebury.
Otwarta i bieżąca komunikacja między telepracownikiem a jego przełożonym jest kluczem do udanej tymczasowej telepracy. Oczekuje się, że pracownik i przełożony będą współpracować w celu wzajemnego informowania się o wydarzeniach lub informacjach uzyskanych w ciągu dnia pracy. Pracownicy powinni porozumieć się ze swoim przełożonym w celu określenia z wyprzedzeniem, a następnie na bieżąco, wszelkich obowiązków służbowych lub odpowiedzialności, które nie mogą być efektywnie wykonywane podczas tymczasowej telepracy. Podobnie, pracownicy powinni niezwłocznie powiadomić swojego przełożonego w przypadku, gdy okoliczności osobiste, takie jak choroba lub obowiązki związane z opieką nad osobami zależnymi, zakłócają zdolność pracownika do pełnego wykonywania uzgodnionych obowiązków służbowych. Modyfikacje będą rozpatrywane w razie potrzeby i wdrażane w miarę możliwości w zakresie uznanym przez Middlebury za właściwy.
Wniosek o zgodę na telepracę
Pracownicy, którzy chcieliby zbadać możliwość tymczasowej telepracy zgodnie z wymogami epidemii COVID-19, powinni porozmawiać ze swoim przełożonym i działem kadr. Firma Middlebury będzie rozpatrywać wnioski o telepracę indywidualnie, biorąc pod uwagę takie czynniki, jak: odpowiedniość stanowiska do wykonywania telepracy, długość zatrudnienia pracownika w firmie Middlebury, staż pracy, wyniki pracy, wcześniejsze postępowanie dyscyplinarne, elastyczność, powód (powody) telepracy oraz zdolność do samodzielnej pracy. Pracownicy, którzy otrzymają zgodę na telepracę, muszą podpisać umowę o tymczasowym zastępczym miejscu pracy. W przypadku uzyskania zgody na telepracę oczekuje się, że będą oni komunikować się z firmą Middlebury na poziomie odpowiadającym pracownikom pracującym w biurze lub w sposób i z częstotliwością, które wydają się odpowiednie dla danego stanowiska i zaangażowanych osób. Middlebury nie ponosi odpowiedzialności za kradzież, utratę, uszkodzenie lub naprawę sprzętu należącego do pracownika. Sprzęt udostępniony pracownikowi przez Middlebury w ramach telepracy pozostaje własnością Middlebury i jest przez Middlebury utrzymywany. Sprzęt ten może być wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych. W zależności od okoliczności pracownik może być odpowiedzialny za kradzież, uszkodzenie lub utratę mienia należącego do Middlebury. Middlebury zapewnia pracownikowi odpowiednie materiały biurowe (długopisy, papier itp.), niezbędne do wypełniania obowiązków służbowych. Middlebury zwraca również pracownikowi pewne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, takie jak rozmowy telefoniczne, koszty wysyłki itp. O ile nie uzgodniono inaczej na piśmie, Middlebury nie ponosi odpowiedzialności za żadne inne koszty poniesione przez pracownika w trakcie telepracy.
Miejsca pracy telepracownika
Telepracownik powinien wyznaczyć miejsce pracy w miejscu pracy poza siedzibą firmy, w którym zainstaluje sprzęt używany podczas telepracy. To miejsce pracy powinno być utrzymywane w bezpiecznym stanie, wolnym od zagrożeń dla ludzi i sprzętu. Pracownik natychmiast zgłosi przełożonemu i działowi kadr wszelkie obrażenia odniesione podczas telepracy.
Bezpieczeństwo
Pracownicy zatwierdzeni do tymczasowej telepracy są odpowiedzialni za bezpieczeństwo informacji, dokumentów i zapisów będących w ich posiadaniu lub używanych podczas telepracy. Materiały o ograniczonym dostępie nie powinny być udostępniane ani usuwane z miejsca pracy bez pisemnej zgody przełożonego pracownika. Pracownicy zatwierdzeni do tymczasowej telepracy muszą stosować odpowiednie zabezpieczenia w celu ochrony poufnych informacji Middlebury przed nieuprawnionym ujawnieniem lub uszkodzeniem, a także przestrzegać wszystkich protokołów i wymogów dotyczących prywatności i bezpieczeństwa wdrożonych przez Middlebury.
Wszystkie inne zasady mają zastosowanie
Telepracownicy Middlebury muszą nadal przestrzegać wszystkich innych zasad i procedur, w tym tych dotyczących korzystania z komputera, mediów społecznościowych i poufności. Warunkiem wykonywania telepracy jest podpisanie przez wszystkich pracowników, którzy otrzymali zgodę na telepracę zgodnie z niniejszymi zasadami, umowy o tymczasowej zmianie miejsca pracy.
Obecność w pracy
W przypadku, gdy pracownik zatwierdzony do tymczasowej telepracy zaplanował wcześniej fizyczną obecność w miejscu pracy, na stanowisku, spotkaniu lub innym wydarzeniu, lub uważa, że jego fizyczna obecność jest konieczna na wydarzeniu zaplanowanym po rozpoczęciu tymczasowej telepracy, pracownik musi najpierw skontaktować się ze swoim przełożonym. Przełożony, w razie potrzeby wraz z działem kadr, oceni, czy pracownik powinien nadal uczestniczyć w danym wydarzeniu w świetle wszystkich istotnych faktów i okoliczności znanych w danym momencie. Zdrowia i bezpieczeństwa pracowników, jak również zdrowia i bezpieczeństwa innych pracowników Middlebury i społeczności lokalnej, będą starannie rozpatrywane w takiej decyzji.
Wnioski o urlop
Bez elastycznego harmonogramu jest uzgodnione, pracownicy nie powinni pozwolić niezwiązane z pracą wydarzenia i działania zakłócić lub kolidować z zaplanowanym czasie pracy. Wnioski o wykorzystanie zwolnienia lekarskiego, urlopu lub innego urlopu muszą być zatwierdzone w taki sam sposób, jak w przypadku pracownika, który nie wykonuje telepracy. Jeśli pracownik nie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy zachoruje podczas pracy w innej lokalizacji, pracownik musi zgłosić godziny faktycznie przepracowane i wykorzystać zwolnienie lekarskie za te godziny, które nie zostały przepracowane.
Pracownicy nie zwolnieni z obowiązku świadczenia pracy
Pracownicy nie zwolnieni z obowiązku świadczenia pracy w formie telepracy są objęci wymogami dotyczącymi godzin nadliczbowych Fair Labor Standards Act lub IWC Wage Orders (pracownicy z Kalifornii), a zatem muszą spełniać wszystkie wymogi dotyczące prowadzenia dokumentacji. Nieuprawnieni telepracownicy muszą dokładnie rejestrować i terminowo zgłaszać cały czas pracy jako warunek dalszego uczestnictwa w programie telepracy. Przełożony musi z wyprzedzeniem zatwierdzić wszelkie godziny przepracowane poza godzinami określonymi na dzień i tydzień, zgodnie z lokalnymi, stanowymi i federalnymi wymogami. Middlebury może cofnąć tymczasowe uprawnienia do telepracy każdemu pracownikowi, który nie spełni tego wymogu.
Wpływ na podatki
Pracownicy, którzy wykonują telepracę z innego stanu lub pracują w kilku stanach, są odpowiedzialni za prawidłowe określenie swoich podatków. Pracowników zachęca się do skonsultowania się z profesjonalnym doradcą podatkowym w celu określenia prawidłowej metody potrącania podatku dochodowego.
Długość obowiązywania tymczasowej umowy o telepracę
Wszystkie tymczasowe umowy o telepracę wymagane praktycznie przez ognisko COVID-19 i przyznane na mocy niniejszej polityki są przyznawane na zasadzie odwołania. W związku z tym, według własnego uznania, Middlebury może przerwać wszelkie ustalenia dotyczące telepracy w dowolnym momencie, chociaż rozsądne wcześniejsze powiadomienie zostanie dostarczone, gdy będzie to możliwe. O ile nie poczyniono innych ustaleń, po rozwiązaniu umowy o telepracę lub stosunku pracy, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej, pracownik ma obowiązek zwrócić firmie Middlebury wszystkie przedmioty będące własnością Middlebury w dobrym stanie technicznym, pomniejszone o normalne zużycie. W związku z tym, o ile pracownik nie ma ważnej pisemnej i podpisanej umowy o pracę stanowiącej inaczej, zatrudnienie ma charakter dobrowolny i może zostać rozwiązane przez pracownika lub firmę Middlebury w dowolnym momencie.
Zatrudnienie w firmie Middlebury ma charakter dobrowolny i może zostać rozwiązane przez pracownika lub firmę Middlebury w dowolnym momencie bez podania przyczyny i bez wypowiedzenia.