Accounts Receivable (AR) odnosi się do zaległych faktur, które firma posiada, lub pieniędzy, które jest winna swoim klientom. W życiu osobistym, przykładem Accounts Receivable byłoby kupowanie biletów na koncert lub imprezę sportową dla przyjaciela ze zrozumieniem, że będą płacić ci później. Jest to w zasadzie „IOU”. W biznesie, AR reprezentuje linię kredytową rozszerzoną przez firmę, należną w stosunkowo krótkim czasie, który może wynosić od kilku dni do roku.
Co to jest Accounts Receivable?
Jeśli firma ma Należności, to dokonała sprzedaży, ale jeszcze nie zebrała pieniędzy od nabywcy. Większość firm działa poprzez umożliwienie część ich sprzedaży na kredyt, oferując swoim klientom możliwość zapłaty po otrzymaniu usługi.
Na przykład, firmy użyteczności publicznej zazwyczaj rachunek swoich klientów po otrzymaniu energii elektrycznej. Podczas gdy przedsiębiorstwo użyteczności publicznej lub przedsiębiorstwo energetyczne czeka, aż jego klienci zapłacą rachunki, niezapłacone faktury są uznawane za należności.
Większość przedsiębiorstw działa poprzez umożliwienie swoim klientom zakupu towarów na kredyt. Koszt sprzedaży na kredyt jest tym, co określa się mianem należności. Ogólnie rzecz biorąc, Należności (AR), są kwotą pieniędzy należnych firmie od nabywców za towary i usługi świadczone. Należności nie powinny być mylone z Accounts Payable (AP).
Podczas gdy AP jest długiem, który firma jest winna swoim dostawcom lub sprzedawcom, należności są długiem kupujących wobec firmy. Należności to ważne aktywa dla firmy, podczas gdy zobowiązania to pasywa, które muszą być zapłacone w przyszłości przez firmę. Zasadniczo, firmy decydują się zaoferować należności, aby zachęcić klientów do wyboru swoich produktów nad produktami konkurencji.
Jest to wskazane dla firmy, aby skonfigurować proces AR w celu określenia klientów, którzy już zapłacili i identyfikacji wszelkich płatności, które są zaległe. Proces jest prosta kolej rzeczy, które sprawiają, że należności identyfikowalne i manageable.
Cztery główne kroki dla typowego procesu AR:
- Establishing Credit Practices
- Invoicing Customers
- Tracking Payments Received and Payments Due
- Accounting for Accounts Receivables
Jednakże, wykorzystując korzyści skali, proces ten może różnić się w przypadku dużych i małych firm. Duże firmy mają większy napływ gotówki, więc zazwyczaj inwestują w wysoko wykwalifikowane zespoły zarządzające kredytami i systemy informatyczne, aby usprawnić proces i zarządzać nim w sposób efektywny.
Krok 1: Ustanowienie praktyk kredytowych
Pierwszym krokiem jest opracowanie przez firmę procesu składania wniosków kredytowych.
Później firma zdecyduje, na podstawie zdolności kredytowej wnioskodawcy, czy będzie oferować towary na kredyt. Firma może wybrać do zaoferowania kredytu do klientów indywidualnych lub innych przedsiębiorstw.
Jednakże, firma ustanowi zasady i warunki sprzedaży kredytowej. Dokument ten określa obowiązki i wymagania klienta. Firma musi zapewnić, że jest zgodny z przepisami federalnymi w sprawie kredytu, takie jak pełne ujawnienie praktyk kredytowych. Na przykład, firma musi jasno przekazać stopy procentowe dla kredytu.
Warunki różnią się dla dużych i małych firm.
Duże firmy mogą zdecydować się dać klientowi dłuższe okresy czasu.
Po stronie przeciwnej, małe firmy nie mogą sobie pozwolić na oferowanie towarów na kredyt na dłuższe okresy ze względu na ich mniejszy przepływ środków pieniężnych i niski kapitał. Jak szybko pieniądze są zbierane na ten dług od klienta będzie czynnikiem przyczyniającym się do ustalenia kapitału firmy potrzebnego do prowadzenia działalności i przepływu środków pieniężnych.
Krok 2: Fakturowanie klientów
Faktura jest dokumentem dostarczonym do nabywcy wyszczególniającym produkty i usługi, które zostały wykonane, koszty tych produktów i usług, jak również datę płatności jest oczekiwana.
Każda faktura musi mieć unikalny numer faktury dla łatwego wyszukiwania. Klient ma wtedy możliwość wyboru, czy chce otrzymywać faktury w formie elektronicznej czy fizycznej. Duże firmy preferują wysyłanie zarówno faktur elektronicznych, jak i papierowych.
W przeciwieństwie do faktur papierowych, faktury elektroniczne są tańsze i wygodniejsze. W związku z tym, małe firmy najczęściej wybierają pocztę do dostarczania faktur.
Im dłużej firma potrzebuje czasu na wysłanie faktury, tym dłużej trwa dokonywanie płatności przez klienta. Faktura musi być wysłana niezwłocznie.
Krok 3: Śledzenie należności
Ten krok jest wykonywany przez pracownika ds. należności (AR). Urzędnik ten wypisuje płatność wpłaconą na rachunek bankowy dostawcy, wprowadza ją do systemu AR, a następnie przypisuje do faktury.
Oficer ten uzgadnia również księgę AR, aby upewnić się, że wszystkie płatności są rozliczone i prawidłowo zaksięgowane, a następnie wydaje klientom miesięczne zestawienia. Oświadczenie zapewnia szczegóły dla klientów o kwotach należnych zgodnie z wcześniej wysłanych faktur.
Proces śledzenia różni się w dużych i małych firm. Mniejsze firmy mogą nie mieć zaawansowanego systemu do śledzenia płatności i mogą korzystać z ręcznego śledzenia AR za pomocą narzędzi, takich jak Excel. W procesie ręcznym, firmy używają arkuszy kalkulacyjnych do rejestrowania, kiedy wysyłają faktury i kiedy otrzymują płatności. Małe firmy również nie mogą mieć wystarczająco dużo pracowników, aby wyznaczyć AR Officer, w którym firma może zatrudnić profesjonalnego księgowego do spełnienia tej funkcji.
Większe firmy zazwyczaj inwestują w zespół AR Oficerów do prowadzenia procesu śledzenia, a oni używają jakiejś formy rachunków śledzenia systemu oprogramowania, aby pomóc zapewnić dokładność. System pomaga AR Officer, aby być bardziej skuteczne, ponieważ automatycznie ostrzega AR Officer do którego dług jest outstanding.
Krok 4: Rachunkowość dla Accounts Receivable
Organ windykacji ustanawia termin płatności. Po zidentyfikowaniu niezapłaconych długów, dział księgowości dokonuje wpisów do dziennika w celu zarejestrowania sprzedaży. Proces obejmuje zarówno księgowanie złych długów lub niezapłaconych długów, jak i identyfikację rabatów za wczesną płatność.
„Dzień z życia” profesjonalisty AR
Oficerowie ds. windykacji są najważniejszymi pracownikami zaangażowanymi w opracowywanie i wdrażanie procesu Accounts Receivable. Ich codzienne działania zazwyczaj obejmują nadzorowanie pieniędzy należnych firmie przez jej klientów.
Typowy dzień dla AR Officer obejmowałby działania takie jak weryfikacja danych kredytowych, klasyfikowanie długów i dokonywanie wpisów do dziennika dla transakcji. AR Officer również nadzoruje zespół urzędników, analityków i księgowych w uzupełnieniu do dłużników collectors.
Każdego dnia oficer zapewnia, że zespół pracuje we współpracy w celu zapewnienia sukcesu ustalonego procesu AR.
Na przykład, klient może poprosić o zakup towarów na kredyt. Kierownik AR wymagałby analityków kredytowych do identyfikacji zdolności kredytowej klienta.
Menedżer zapewniłby, że gdy klient został zidentyfikowany jako zdolny do kredytu, że faktury zostaną przygotowane przez AR Clerks i wystawione w czasie.
Następnie, księgowi określą całkowitą sprzedaż kredytową dla dnia. Informacje te są następnie przekazywane do windykatorów, w tym daty wymagalności do zbierania pieniędzy.
Wpływ automatyzacji na proces Accounts Receivable
Zamówienia:
Dział zakupów składa zamówienie i przekazuje kopię zamówienia zakupu (PO) do działu AP. Organizacja otrzymuje towary lub usługi – albo przez dział odbiorów, albo przez pracownika, który je zamówił – a sprzedawca przesyła fakturę do działu AP. Więcej informacji na temat całego procesu „od zamówienia do zapłaty” można znaleźć tutaj.
Przetwarzanie faktur:
Pracownik działu AP ręcznie wprowadza dane z faktury do systemu księgowego przed fizycznym umieszczeniem dokumentu papierowego w szafce na dokumenty. Nowe informacje o dostawcach są wprowadzane przy użyciu konwencji nazewnictwa organizacji, aby uniknąć powielania. Zarówno nowe, jak i istniejące informacje o dostawcach są sprawdzane pod kątem poprawności w źródłach wewnętrznych, takich jak główny plik dostawcy, oraz zewnętrznych, takich jak usługa dopasowywania numerów TIN IRS i lista organizacji objętych zakazem prowadzenia działalności w Stanach Zjednoczonych, prowadzona przez Biuro Kontroli Zagranicznej (OFAC) Departamentu Skarbu USA. Więcej o elektronicznym fakturowaniu można dowiedzieć się tutaj.
Zatwierdzanie faktur:
Pracownik AP przeprowadza dopasowanie trójstronne. Dopasowanie trójstronne porównuje zamówienie, pokwitowanie i fakturę, aby zidentyfikować wszelkie nieścisłości lub niedopasowane dane. Kierownik AP przygotowuje i zatwierdza dokumentację dla wszelkich wyjątków dotyczących krótkiej dostawy, uszkodzonych elementów, nieprawidłowo wysłanych elementów lub innych kwestii.
Płatność:
Zespół AP przygotowuje płatność, wypisując czek lub ustawiając transakcję za pośrednictwem Automatycznej Izby Rozliczeniowej (ACH) lub elektronicznego przelewu środków (EFT). Kierownik działu AP, kontroler lub dyrektor finansowy (w zależności od obowiązującego w firmie procesu zatwierdzania) zatwierdza płatność, upoważniając dział do skorzystania ze zniżki za wczesną płatność dla dostawcy, jeśli płatność jest dokonywana w terminie określonym w warunkach. Płatność jest wysyłana za pośrednictwem amerykańskiej poczty, przelewu bankowego, ACH/EFT, firmy wysyłkowej lub kuriera.
Zarządzanie dostawcami:
Dostawca dzwoni do działu AP, aby zapytać, gdzie stoi płatność. Urzędnik AP bada pytanie i określa, czy faktura jest nadal w procesie zatwierdzania, lub płatność jest w mailu.
Uaktualnienia systemu:
Dział technologii informacyjnej (IT) monitoruje firmowy system planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) oraz każdy sprzęt i oprogramowanie, z którego korzysta dział AP. Zespół IT zatwierdza i instaluje nowe wersje oprogramowania w razie potrzeby. Zespół CTO uważa wszelkie propozycje z AP dla nowej technologii i określa, jak zintegrować go z firmy systemów legacy.
Raportowanie i analizowanie:
Dział AP przygotowuje i bada arkusze kalkulacyjne, które zbudowali w programie Excel, lub podobnego narzędzia, analizując wszystkie transakcje, monitorowanie wydajności działu i metryki, w tym dni płatnych zaległych (DPO). Dyrektor finansowy nadzoruje przepływy pieniężne organizacji poprzez rozmowy z dyrektorem ds. księgowości. Dyrektor generalny otrzymuje od dyrektora finansowego pisemne i ustne raporty na temat wydajności organizacji.
Ciągła ewolucja procesów Accounts Receivable
Tak samo jak w dziale Accounts Payable, ręczne procesy w działach Accounts Receivable tworzą poważne nieefektywności i nadmierne koszty ogólne, siejąc spustoszenie w przepływie gotówki firmy.
Nieaktualne, papierowe procesy zwiększają odpisy złych długów i uniemożliwiają firmom dostęp do gotówki, której potrzebują, aby wspierać cele rozwojowe. Przeciętna firma odpisuje 4% należności na poczet złych długów. Dla firmy o wartości 10 milionów dolarów jest to 400 000 dolarów rocznie, które tracą.
Wdrażając rozwiązanie automatyzacji, firmy mogą zauważyć 10-20% redukcję złych długów, wprowadzając oszczędności z powrotem do swojej działalności.
.