As 6 chaves para uma colaboração eficaz no local de trabalho

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Como é a colaboração eficaz

Essencialmente, a colaboração ocorre quando duas ou mais pessoas trabalham juntas para produzir ou criar algo. Isso pode acontecer pessoalmente ou virtualmente, graças às muitas ferramentas de comunicação e programas baseados em nuvem que são criados para esse fim.

Embora existam muitas maneiras diferentes de criar e fomentar um local de trabalho colaborativo, os ambientes de trabalho mais bem-sucedidos normalmente têm algumas características importantes em comum. São lugares onde os funcionários se sentem vistos, ouvidos e seguros para compartilhar seus pensamentos. Eles realizam reuniões e sessões de trabalho eficientes. Eles têm sistemas padronizados e processos de colaboração em vigor. As suas equipas compreendem a importância de uma comunicação saudável. Você pode ter trabalhado em uma (ou algumas, se tiver sorte!) antes.

O mais importante, os executivos dessas empresas entendem que a colaboração bem sucedida no local de trabalho não é apenas boa para seus funcionários – é boa para seus clientes e seus resultados também.

Uma análise mais profunda dos benefícios da colaboração

Pode parecer um descuido para garantir que a sua equipa está a trabalhar eficazmente em conjunto no local de trabalho. Afinal, como diz o ditado, “o trabalho em equipe faz o sonho funcionar”, certo?

Pouco é fácil trazer pessoas de diferentes origens e, dependendo do tamanho e estrutura da sua empresa, diferentes fusos horários para trabalharem juntos para um objectivo comum. No entanto, os prós da comunicação e colaboração eficazes no local de trabalho superam de longe os contras.

Mais inovação

Recentemente, cada vez mais empresas estão começando a reunir equipes que reúnem pessoas de toda a organização para pensar em questões que beneficiarão o negócio.

Por exemplo, a empresa de consultoria Protiviti hospeda um Desafio Global de Inovação onde cada um de seus escritórios locais conduz uma sessão de trabalho para responder a uma pergunta da equipe de liderança. As idéias geradas são então registradas na plataforma interna de compartilhamento de idéias da empresa e revisadas pela Força-Tarefa de Inovação da empresa:

Não só ajudam as empresas a alavancar as diversas perspectivas do seu talento, mas estudos também mostram que os grupos tendem a inovar mais rapidamente, a ver os erros mais rapidamente e a encontrar melhores soluções para os problemas do que as pessoas que trabalham por conta própria2.

Equipas mais fortes

O que têm em comum alguns dos melhores locais de trabalho do mundo? Eles se esforçam em conectar seus funcionários para formar equipes e redes sociais mais fortes. Trabalhar para o mesmo objetivo não só instila os membros da equipe com um forte senso de propósito, mas a colaboração também permite que os membros da equipe preencham as lacunas de habilidades uns dos outros e dividam o trabalho para jogar com os pontos fortes de todos.

Casamento em questão: A empresa de tecnologia de RH Workday desenvolveu um programa New Connections projetado especificamente para novas contratações para ajudá-los a estabelecer fortes laços com seus colegas. Através do programa, os funcionários passam metade do dia aprendendo sobre o valor das conexões e a segunda metade trabalhando em um projeto comunitário para aprofundar suas conexões tanto dentro como fora da organização.

E os resultados falam por si mesmos. No Fortune 100 Best Companies to Work For 2019, 86% dos funcionários das organizações vencedoras disseram que você pode contar com pessoas para cooperar (contra 74% dos funcionários das empresas não vencedoras), e 91% disseram que as pessoas se preocupam umas com as outras (contra 82% dos funcionários das empresas não vencedoras).

Outros funcionários com mais conhecimentos e competências

Quando as equipas colaboram, têm a oportunidade de aprender coisas novas umas com as outras, o que contribui para o seu desenvolvimento pessoal e profissional em geral. A colaboração também desafia as pessoas a pensar, articular e aprender mais sobre suas competências, o que pode ajudá-las a construir autoconsciência e uma melhor compreensão de seus pontos fortes e fracos.

Por exemplo, de acordo com pesquisa publicada na Harvard Business Review3, as equipes muitas vezes se beneficiam de ter uma mistura de membros cosmopolitas e locais. São pessoas que viveram em vários países e falam vários idiomas e pessoas com raízes profundas na área em que estão trabalhando.

Os membros cosmopolitas trazem know-how técnico e experiência que se aplicam a muitas situações diferentes, enquanto os locais trazem conhecimento profundo e visão da política, cultura e gostos de uma área. Trazer estes dois tipos de membros permite-lhes partilhar conhecimentos e aprender uns com os outros, ao mesmo tempo que abordam os projectos em questão.

Uma melhor experiência do cliente

Todos ouvimos falar de linhas de montagem – e apesar de por vezes terem um mau rap, mostraram-nos que muitas pessoas que trabalham em conjunto podem concluir um projecto mais rapidamente do que uma pessoa a trabalhar por conta própria. Embora isso tenha muitos benefícios internamente, também pode ter um enorme impacto na experiência do cliente (e ajudar a manter uma alta taxa de retenção de clientes).

Por exemplo, o RingCentral é uma plataforma de colaboração que permite que equipes baseadas em escritórios se comuniquem facilmente com agentes de contact center – não apenas para trabalhar em projetos internos, mas também para colaboração ad hoc para resolver problemas de clientes como eles acontecem em tempo real:

Isso permite que contact centers resolvam problemas mais rapidamente do que anteriormente possível, o que faz com que clientes satisfeitos e faz com que você tenha uma boa dose de críticas dos clientes.

6 princípios de colaboração eficaz

Embora as habilidades acima possam prepará-lo para colaborar bem, trabalhar com sucesso com outros não se trata apenas do que você faz, mas como você o faz. A mentalidade que você toma para abordar a colaboração pode fazer um mundo de diferença. Da próxima vez que você precisar colaborar com sua equipe, mantenha esses valores no fundo da sua mente.

Eficiência

As reuniões são um elemento essencial para a colaboração, mas ao longo dos anos, elas têm tido um mau rap. Afinal de contas, quem não esteve numa reunião que se sentiu demasiado longa ou desnecessária? Há algumas coisas que você pode fazer para transformar sua equipe em uma máquina de produtividade. Uma delas é ter reuniões presenciais apenas quando elas são absolutamente necessárias – se você puder fazer uma chamada com vídeo e economizar alguns minutos de viagem ou liberar uma sala de reunião, por que não?

Quer ter reuniões mais eficientes? Use estes modelos gratuitos de agenda de reuniões para manter todos no caminho certo. 👇

Outra forma é certificar-se de que qualquer reunião ou chamada tem uma agenda e objectivos claros delineados para cada participante.

Por fim, não se esqueça de definir itens de ação para todos os envolvidos no projeto no final. Se você tem um projeto que requer um pouco mais de trabalho em equipe dos participantes de uma reunião, por que não criar um bate-papo em equipe focado no projeto para todos? Por exemplo, o aplicativo de videoconferência do RingCentral permite que você faça exatamente isso: você não só pode ter reuniões virtuais, mas também pode criar uma conversa em grupo para acompanhamento após a reunião – no mesmo aplicativo:

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Confiança

As pessoas precisam se sentir seguras para dar e receber feedback genuinamente construtivo, ser inspiradas por um objetivo comum e ter as ferramentas e oportunidades para se conectar. Isso só pode acontecer em um ambiente de confiança onde os funcionários se sintam como seus colegas de equipe e líderes têm seus melhores interesses em mente.

Empatia

Todos os membros da equipa têm um papel importante a desempenhar. No entanto, a colaboração pode quebrar quando uma ou mais pessoas sentem que têm mais dificuldade do que todas as outras ou sentem que outros membros da equipe estão tentando derrubá-los. Quanto mais você conhecer seus colegas e entender como eles trabalham e com que desafios estão lidando, mais chances você terá de colaborar com eles com sucesso. (Aprenda sobre exercícios de empatia que você pode tentar com sua equipe.)

Positividade

Apenas porque você teve um projeto de grupo que correu mal no passado não significa que a mesma coisa vai acontecer novamente. Tente se livrar de qualquer desligamento passado que você possa ter e abordar cada situação de trabalho em grupo como um novo começo, com uma mentalidade aberta e positiva.

Claridade

É raro que todos em uma equipe estejam na mesma página desde o início. É natural que as pessoas tenham as suas próprias prioridades ou interesses. É por isso que é importante identificar previamente as prioridades e agendas de todos para encontrar um denominador comum que faça avançar o projeto.

Responsabilidade

Os negócios mais bem-sucedidos têm sistemas e processos onde os funcionários podem consultar o cronograma e as tarefas de um projeto para que tenham uma compreensão clara de como suas contribuições afetam o grupo. Dessa forma, se os prazos não forem cumpridos ou se alguém não estiver puxando o seu peso, isso pode ser tratado rapidamente.

5 habilidades essenciais para colaborar no trabalho

Se você já trabalhou em um projeto de grupo que não correu tão bem quanto você pensava, então você sabe que promover a colaboração no local de trabalho é muitas vezes mais fácil dizer do que fazer. Talvez seus colegas de equipe trabalhem remotamente e sejam difíceis de alcançar. Ou talvez sua organização esteja muito siloada e os departamentos não queiram compartilhar informações.

Se você está enfrentando desafios de colaboração em seu local de trabalho, uma das melhores coisas que você pode fazer é trabalhar no desenvolvimento de suas habilidades interpessoais. Confie em nós – dominar essas cinco habilidades de colaboração tornará o trabalho em equipe muito mais fácil e mais eficaz.

Configuração de objetivos

Quando você está trabalhando com uma equipe, todos devem entender o propósito e a visão por trás do projeto, assim como como como você estará determinando o sucesso. Estabelecer transparência desde o começo cria confiança e ajuda a garantir que todos estão comprometidos com o sucesso e alinhados com um propósito comum.

Comunicação

Antes de começar a abordar uma tarefa ou tarefa, certifique-se de estabelecer intenções claras. Deixe seus colegas de equipe saber o que você está fazendo e defina expectativas realistas para quando você vai conseguir fazer isso – e certifique-se de seguir adiante.

Ainda isso, lembre-se de comunicar se você precisar fazer alguma mudança no plano que você definiu. Se algo inesperado acontecer e você não será capaz de entregar resultados como esperado, comunique essas mudanças.

Again, aqui é onde ter uma ferramenta de comunicação tudo-em-um vem a calhar – se a sua equipa puder fazer videochamadas e mensagens instantâneas uns com os outros a partir do mesmo aplicativo, há uma maior probabilidade de que eles se comuniquem rapidamente uns com os outros quando algo surgir:

Active listening

Quando você está trabalhando de perto com os outros, você tem que ouvir atentamente as idéias, feedback e conselhos de cada membro da equipe – e ser atencioso e respeitoso ao responder. Essa é a idéia por trás da escuta ativa.

Embora você possa ter suas idéias sobre como você gostaria que o projeto fosse ou quem deveria fazer o quê, você ainda precisa levar em conta as opiniões de seus colegas. Você pode nem sempre concordar com o resultado, mas no final do dia, você precisa priorizar as necessidades e responsabilidades do grupo sobre suas próprias vontades.

Solução de problemas

Por vezes, surgem problemas e as pessoas cometem erros. Isso acontece. Quando surgirem problemas, lembre-se de analisar calmamente o problema como um grupo, sem culpar nenhuma pessoa. Ao invés disso, concentre sua energia em trabalhar em conjunto para encontrar soluções. Isto ajuda a construir confiança entre os membros da equipe e faz com que todos se sintam confortáveis em se comunicar e ser transparentes uns com os outros, mesmo que façam algo errado.

Gestão de tempo

Colaborar com os outros significa que você precisa prestar contas não só a si mesmo, mas também aos membros do seu grupo que dependem de você. É aqui que entram as habilidades de gerenciamento de tempo. Ser capaz de priorizar suas tarefas e programá-las adequadamente é fundamental para garantir que você possa cumprir os prazos e completar o trabalho que sua equipe está contando com você para entregar.

Ferramentas que ajudam na colaboração no local de trabalho

As equipas não podem colaborar se não conseguirem comunicar. A boa notícia é que existem muitas ferramentas digitais disponíveis para ajudá-lo a colaborar com colegas virtualmente – além do e-mail, porque, como sabemos, o e-mail nem sempre é a melhor maneira de entrar em contato com alguém:

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Aqui estão algumas das melhores ferramentas de colaboração que você e sua equipe devem ter no seu radar.

RingCentral

Aplicativo desktop e móvel da RingCentral é uma ferramenta de comunicação tudo-em-um que faz o trabalho em equipe através de todos os canais sem problemas. Inclui chamadas de vídeo, mensagens, compartilhamento de arquivos e recursos de gerenciamento de tarefas e pode até se integrar com aplicativos como Google Drive e Google Calendar:

Pode ser usado para iniciar conversas com clientes e colegas de equipe através de múltiplos pontos de contato e responder suas perguntas mais rapidamente, trabalhando juntos em tempo real através de uma chamada, mensagem ou videoconferência – tudo na mesma aplicação:

🕹️ Veja como o RingCentral funciona, reservando um tour pelo produto:

Escolha uma hora

💰 Você também pode usar esta calculadora para ver aproximadamente quanto o seu negócio poderia economizar usando o RingCentral para apoiar a comunicação da sua equipe uns com os outros – e com os clientes.

Asana

Uma das ferramentas de gestão de projectos mais populares do mercado, o Asana permite-lhe atribuir tarefas a outros colegas de equipa, adicionar seguidores aos projectos e monitorizar os prazos. Em sua versão mais básica, o Asana funciona como uma robusta lista de tarefas ou calendário de projetos, mas sua versão premium tem características úteis como Formulários para coletar informações e Linha do Tempo para rastrear datas de início e dependências.

Trello

Como o Asana, Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Possui uma interface amigável que organiza projetos e tarefas em cartões que podem ser arrastados e soltos em diferentes colunas. É rápido de configurar e funciona bem para monitorar projetos, atribuir tarefas e ver rapidamente o status dos projetos da sua equipe em um relance.

Google Workspace

Conjunto de ferramentas de colaboração do Google é difícil de bater, e você o encontrará na pilha de tecnologia de marketing da maioria das equipes. Do Drive to Sheets ao Calendário, as ferramentas do Google Workspace foram desenvolvidas para permitir que as equipes editem arquivos ao mesmo tempo e salvem todas as suas alterações automaticamente.

As chaves para uma colaboração eficaz

Existe muito mais para uma colaboração eficaz do que apenas reuniões de agendas e calendários de trabalho de volta.

De desafios de inovação em toda a empresa a novos programas de contratação onboarding, os melhores locais de trabalho utilizam muitas práticas e programas diferentes que promovem a colaboração. O que todos eles têm em comum é que eles entendem o poder de se unirem para alcançar grandes coisas.

Quando você traz as habilidades certas para a mesa, adota a mentalidade certa e incorpora as ferramentas digitais certas na mistura, a mágica pode acontecer.