Como gerente, você tem muitas coisas com que lidar, incluindo cuidar dos seus empregados e dos seus horários diários.
Por vezes, pode ser difícil saber como agendar empregados eficazmente. Você quer que todos sejam felizes e tenham todos os seus turnos cobertos ao mesmo tempo.
Como você pode ter certeza de que está fazendo do jeito que precisa ser feito, enquanto se preocupa com todos os outros fatores?
Leia para aprender sobre algumas maneiras de fazer o agendamento dos seus funcionários sem problemas e fácil, para que você possa colocar o seu foco na tarefa em mãos.
Fomentar um Ambiente de Abertura
Por vezes, os conflitos de agendamento ocorrem quando os funcionários são demasiado tímidos para informar os seus gestores sobre compromissos ou outros eventos que possam impedir a sua vinda ao trabalho. Quando as pessoas não contam aos seus gestores sobre os seus planos, cria um ambiente caótico.
Para combater este problema, informe os seus colaboradores que podem contar-lhe sobre quaisquer planos que tenham com antecedência.
Isto irá assegurar que você pode mudar de turno conforme necessário para o ajudar a preparar-se para mudanças de horários.
Quando os seus colaboradores se sentem confortáveis para lhe dizer que estarão indisponíveis, torna a mudança de horários muito mais fácil. Se eles não o informarem de qualquer hora que precisem e não aparecerem, você pode ficar sem ninguém para cobrir o seu turno.
Certifique-se de que todos sabem que não há problema em pedir tempo livre de vez em quando. Quando você criar uma política de porta aberta, as pessoas estarão mais abertas e honestas quando precisarem perder um turno.
Tente um horário de duas semanas
Em vez de tentar agendar seus funcionários semanalmente, olhe em frente em um horário de duas semanas em vez disso. Esta janela de duas semanas dará a todos um cronograma muito melhor se eles precisarem tirar um tempo livre.
Embora você desenvolva o cronograma de duas semanas, todos devem ser capazes de vê-lo publicado. Isso permitirá que os funcionários façam mudanças com bastante antecedência se precisarem perder um dia.
Um plano de agendamento de duas semanas ajuda a abrir as linhas de comunicação. Também torna muito mais fácil para você como gerente para que possa ver os planos com muito mais antecedência.
Utilizar um calendário grande, quadro de avisos ou quadro-negro para afixar o horário em um lugar onde todos possam vê-lo. Suplemente isto enviando a todos por e-mail o calendário de duas semanas para que ninguém possa dizer que não estava ciente dele.
Como Agendar Empregados Efectivamente Através do Software
Agendar empregados é muito mais fácil do que era nos dias de antigamente. Felizmente, novas aplicações e programas de software permitem-lhe introduzir informações online e criar uma agenda universal que todos podem ver.
Pode experimentar este software para manter todas as suas informações de agenda num local central. Actualizações rápidas através do software ajudam a fazer as alterações de forma rápida.
O software de agendamento permite ajustar as faixas horárias, datas e outras informações de uma forma rápida e simplificada. Dê a cada funcionário acesso à agenda online para que eles possam facilmente dar uma olhada rápida quando quiserem.
Por meio do uso do software, você não precisará mais se preocupar em rabiscar informações no papel. Basta entrar, fazer suas alterações e salvá-las conforme necessário.
Alguns programas de agendamento incluem até mesmo um relógio de ponto integrado. Isso permite que você rastreie as horas trabalhadas para fins de folha de pagamento e pode reunir todas as facetas do seu negócio em um único programa para facilitar o uso.
Check Your Staffing
Se você está se perguntando como agendar funcionários de forma eficaz, tudo pode se resumir aos seus níveis atuais de pessoal. Por exemplo, se você achar que está se tornando mais difícil cobrir cada turno, pode ser hora de contratar novas pessoas.
Dê uma olhada de perto nos horários que você montou no passado. Se você notar um padrão de lacunas ou dificuldade em conseguir que as pessoas preencham, você pode querer considerar uma nova contratação ou duas.
Se o seu pessoal atual estiver sobrecarregado de trabalho, pode ter um grande contra-ataque. Certifique-se de que todos estão recebendo as horas que querem e precisam sem pressioná-los demais.
Conflitos de agenda podem tornar a gestão de um negócio mais estressante, então certifique-se de ter o nível de pessoal que você precisa para cobrir a cada minuto. Considere ter uma reunião com seus funcionários atuais para ver onde eles se encontram.
Criar uma Política e Seguir a mesma
Uma das melhores e mais eficazes maneiras de lidar com questões de agendamento é criar uma política da empresa e, em seguida, respeitá-la para todos os funcionários. Se você precisar ser notificado de uma mudança de horário com antecedência, informe a todos que todas as mudanças devem ser feitas até uma determinada hora e em um determinado dia da semana.
Quando chegar a hora de folga, peça aos funcionários que preencham um pedido e lhes dê um número mínimo definido de dias de antecedência. Avise-os se eles não colocarem seu pedido de tempo livre de acordo com a política, ele poderá ser negado.
De qualquer forma, sempre haverá exceções para certas mudanças de horário. No entanto, uma política rigorosa irá criar uma estrutura e diretrizes que manterá todos na mesma página quando se tratar de agendamento de atualizações.
Faça o agendamento fácil
Agora que você saiba mais sobre como agendar funcionários de forma eficaz, isso deve tornar o gerenciamento de um processo muito mais ágil. Crie políticas, verifique os níveis da sua equipe e use o software de agendamento para que todos estejam na mesma página.
Com algumas atualizações no seu processo de agendamento, manter o controle de todos deve tornar-se mais fácil com o tempo.
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