Como Correr uma Grande Hackathon

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Se correr correctamente, uma série de hackathons pode estabelecer um fluxo de ideias valiosas. Também pode ter um efeito cultural significativo dentro da sua equipa, despertando potencialmente uma mentalidade de experimentação e inovação

Este artigo irá explicar diferentes tipos de hackathons. Ele irá discutir objetivos, critérios de sucesso e outras considerações importantes.

De acordo com a Wikipedia, uma hackathon é definida como “… um evento parecido com um sprint de design no qual programadores de computador e outros envolvidos no desenvolvimento de software, incluindo designers gráficos, designers de interface, gerentes de projeto e outros, muitas vezes incluindo especialistas no assunto, colaboram intensivamente em projetos de software”

Na prática, ele é freqüentemente usado para descrever qualquer iniciativa de geração de idéia com ou sem entrega de software funcional.

A minha própria definição seria:

Uma ideação intensiva, centrada em software, prototipagem e desafio de apresentação sobre problemas ou oportunidades conhecidas ou desconhecidas.

Intensivo na definição acima implica um processo de tempo em caixa pedindo aos participantes o ‘impossível’ – para apresentar soluções inovadoras para problemas particulares ou idéias inovadoras e protótipos sobre novas oportunidades de negócios.

As balizas de hackathons são orientadas pela tecnologia e principalmente sobre software – daí o elemento de software centrado na definição. Uma Hackathon é muito exigente para os participantes – requer não só grandes habilidades técnicas e de codificação, mas também de idealização e apresentação.

Pede-se aos participantes que apresentem grandes idéias, formulem um protótipo e priorizem sabiamente; depois, se organizem e executem – façam pesquisas rápidas, preparem recursos, escrevam código, reutilizem componentes e sistemas existentes e, finalmente, preparem uma apresentação – tudo em um cenário de tempo limitado. A Hackathon pode estar focada em problemas conhecidos ou em oportunidades de negócios ou tecnologias (declarado à partida) ou pode estar aberta a quaisquer idéias sem restrições particulares.

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Definir claramente o seu evento hackathon (estilo, processos, objectivos, prémios) é fundamental para o seu sucesso. Os principais atributos que definem a sua hackathon são:

1. Data, duração, lead time, e locais. Especialmente o lead time é importante para permitir que os participantes se preparem, discutindo idéias, equipes e cenários de colaboração. Dependendo do caso e do tamanho da corporação/equipa envolvida, deve haver um lead time de algumas semanas.
2. Regras de participação: a lógica que define quem é elegível para participar (por exemplo, funcionários em tempo integral de determinadas equipes, locais de trabalho, etc.).)
3. Entrega mínima: o tipo de entrega necessária para uma submissão bem sucedida – por exemplo, é um protótipo funcional + código fonte? um modelo preditivo? um vídeo pitch? esta é uma informação chave que pode ter um impacto significativo nas taxas de participação
4. Contexto: o foco do evento em termos de tecnologias, problemas particulares de negócios a serem resolvidos. Por exemplo, poderia ser uma Corrida de Dados ou Robótica ou AR/VR; ou qualquer tecnologia, enquanto focando em uma classe particular de problemas.
5. Escopo: é um evento interno, de toda a empresa ou público? Uma hackathon privada pode ter como alvo equipes particulares ou toda a corporação. Uma hackathon pública aceita participantes fora da corporação.
6. Critérios e processos de avaliação: as regras, prioridades e processos para avaliar as submissões (existe um processo de votação, um painel de especialistas? Quais são as dimensões a usar na avaliação de uma ideia?)
7. Prémio: número de vencedores e tipo de prémio

Estabelecer os objectivos, definindo ‘Sucesso’

Tipicamente, espera-se que um evento Hackathon produza pelo menos um conjunto de ideias interessantes e inovadoras. O ideal seria que houvesse alguns conceitos notáveis, possivelmente com um protótipo e uma prova rápida do conceito/tecnologia envolvida.

Além do objectivo óbvio – gerar ideias de negócio e conceitos de produto de alto valor accionáveis – há outro aspecto relacionado com a dinâmica da equipa e a mentalidade de inovação: uma grande hackathon deve impulsionar a cultura de inovação e estabelecer ainda mais a partilha de ideias, colaboração eficaz e criatividade, impulsionada pelo entusiasmo em direcção a um objectivo comum.

Os empregados têm uma grande oportunidade de descobrir tecnologias, equipes e demonstrar suas habilidades e talentos fora de sua descrição típica de trabalho; as corporações têm a oportunidade de identificar talentos, experimentar equipes poderosas sendo criadas e capturar feedback valioso.

Como é definido o sucesso?

Os critérios de sucesso dependem do contexto particular – negócios, indústria, tamanho da corporação, tempo, etc. Em todos os casos, embora os KPIs possam ser definidos em alguns ou todos os seguintes:

1. Taxa de participação: este é um indicador óbvio de um aspecto do sucesso do evento – como os funcionários responderam ao “apelo à inovação”. A percentagem sobre o número total de colaboradores depende, naturalmente, da natureza da hackathon, do timing, do foco, etc. A meta deve ser definida após analisar eventos similares dentro da mesma corporação.
2. Volume de Idéias: o volume de idéias geradas também é significativo, especialmente quando analisado contra metadados adicionais (verifique também: princípios de uma grande plataforma de idéias)
3. Porcentagem de Idéias Acionáveis: a porcentagem de idéias acionáveis (aquelas que são promissoras ou que valem mais investimento do ponto de vista empresarial) é um bom indicador de sucesso.
4. Porcentagem de oportunidades de negócio: aquelas idéias promissoras que – após o pós-processamento – provaram ser oportunidades de negócio valiosas que valem mais investimento.
5. Porcentagem de projetos geradores de PI: aqueles projetos que são elegíveis e valiosos para a proteção de patentes.
6. Taxas de conversão: todo o lote de idéias/conceitos/projetos gerados deve ser monitorado como uma ‘coorte’ contra o tempo. Desta forma as idéias originadas a partir de um evento hackathon em particular, mas entregando valor somente após um período de tempo, também serão medidas como um resultado bem sucedido.
7. Oportunidades de publicidade: medidas de ‘atenção da mídia’ como resultado do evento hackathon
8. Impacto da equipe: como capturado a partir de processos formais de feedback – uma grande fonte de insights são as opiniões dos participantes e partes interessadas. Isto poderia permitir uma análise quantitativa e qualitativa de muitos ângulos diferentes, incluindo o efeito na dinâmica e moral da equipa.

Executar a Hackathon

Hackathons têm tipicamente um lead time – uma fase de preparação, desde o anúncio do evento até ao ‘hack-time’ real, como explicado abaixo:

O ‘design time’

Trata-se de comunicar o evento aos colaboradores, atraindo a atenção e permitindo o registo formal de interesse.

Assim que a Hackathon for anunciada, os funcionários devem ter um tempo suficiente – normalmente algumas semanas – para explorar ideias, tecnologias, equipas e recursos. Esta é uma fase de preparação informal que deve ser apoiada por ferramentas adequadas (sistemas que permitam aos funcionários estruturar suas idéias, projetos, equipes; comunicar seus esforços, pedir conselhos ou ajuda). Em todos os casos você deve:

1. Anunciar a hackathon com mensagens claras e forte patrocínio da liderança
2. Comunicar com frequência e consistência atualizações sobre o cronograma do evento, o número de participantes, a disponibilidade dos recursos
3. Fornecer ferramentas de auto-serviço para os funcionários se registrarem, criarem projetos, explorarem projetos, formarem equipes, explorarem tecnologias, etc.
4. Atribuir uma pequena equipa para apoiar o processo

O ‘run time’

É aqui que a magia acontece – equipas a trabalhar intensamente para alinhar as suas ideias, definir o ‘produto’, executar, rever, iterar; a parte mais emocionante e criativa da hackathon onde os colaboradores esquecem os seus papéis e títulos formais e se auto-organizam focando na sua missão: criar algo novo e impactante. Dependendo da definição de cada evento, pode haver um requisito de apresentação de vídeo, apresentação ao vivo da ideia ou uma demonstração ao vivo do produto/ protótipo. Em todos os casos, a importância de apresentar efetivamente o trabalho realizado é fundamental. Deve também:

1. Certifique-se que os participantes dedicaram tempo a trabalhar nos seus projectos
2. Certifique-se que todas as equipas dispõem de espaço físico e equipamento adequados

O ‘tempo de avaliação’

Os resultados válidos apresentados pelas equipas estão a ser avaliados com base no protocolo do evento em particular. Isto pode envolver um processo de votação em toda a corporação, um painel de especialistas analisando certos aspectos de cada projeto, ou uma combinação de ambos. Em certos casos, os clientes reais também poderiam ser envolvidos e fornecer feedback sobre os projetos. Tenha em mente o seguinte:

1. Selecionar os vencedores com base na popularidade dentro da corporação é tipicamente tendencioso e provavelmente enganoso
2. O painel de especialistas deve usar dimensões predefinidas como, por exemplo, viabilidade, nível de inovação, impacto esperado nos negócios, a oportunidade para a propriedade intelectual e potencial de diferenciação.

Vencedores &Prêmios

Dependente da estrutura do evento em particular, pode haver uma única equipe vencedora ou vários vencedores podem ser nomeados em diferentes categorias. Selecionar o prêmio para cada caso também é um aspecto muito significativo da Hackathon – normalmente os prêmios são monetários (por exemplo, um bônus), simbólicos (placas, cubos, título), ou uma peça de tecnologia/dispositivo.

O mais importante, porém, do ponto de vista do desenvolvedor são os recursos e o patrocínio para conduzir o produto/idéia para a próxima etapa. Este poderia ser o prêmio mais inspirador de todos – a capacidade da equipe vencedora de utilizar recursos especializados (desenvolvedores, equipamentos, software, serviços) – de acordo com um plano adequado – e preparar-se para uma apresentação formal do resultado aos principais interessados, líderes e tomadores de decisão. Este tipo de prémio pode conduzir a histórias de sucesso impressionantes de ‘projectos hackathon em transição para a produção’ e anexar um propósito adicional ao evento.

Analisando os resultados: O valor do negócio

Hackathons devem gerar idéias acionáveis (por exemplo, características para um produto existente), conceitos estratégicos de produto (um novo produto a ser considerado e experimentado), e melhorias de processo (novas e mais eficientes formas de fazer as coisas).

A nível de equipe, as Hackathons fornecem uma ótima maneira de inspirar equipes e promover a criatividade, colaboração e pensamento inovador. Programadas da forma correta, as hackathons podem conduzir uma importante mudança cultural dentro da equipe: a experimentação & mentalidade da inovação.

Uma camada de gamificação em cima das hackathons pode motivar e recompensar ainda mais os funcionários por serem inovadores enquanto se mantêm alinhados com a estratégia da corporação.