Contratação de empreiteiros é um grande passo para qualquer pequeno negócio, pois eles desempenham um papel crucial para ajudar a sua empresa a crescer. Os empreiteiros podem ajudar a sua empresa a aumentar a sua produtividade sem adicionar a carga financeira de contratar um novo empregado a tempo inteiro.
De acordo com o Bureau of Labor Statistics, os benefícios representaram 30% da remuneração dos empregados no sector privado em 2018. Isso significa que os empregadores podem economizar esses 30% ao contratar um empreiteiro, uma vez que não precisarão pagar impostos sobre a folha de pagamento dos empreiteiros, benefícios de desemprego, seguro saúde, dias de doença, férias pagas, remuneração e invalidez dos trabalhadores e outros benefícios.
Após ter decidido contratar um empreiteiro, o próximo passo é determinar como pagá-los com segurança através do sistema de folha de pagamento da empresa. Com um aumento das ameaças cibernéticas às pequenas empresas, é importante que você se assegure de que está usando um sistema de pagamento que pode enviar compensações de forma segura e rápida aos empreiteiros sem o risco de um ciberataque.
Para colocar os empreiteiros da sua pequena empresa no seu sistema de folha de pagamento, siga estes cinco passos.
Passo 1: Determine se precisa de um empreiteiro ou empregado
Embora seja mais acessível contratar um empreiteiro do que um empregado a tempo inteiro, as empresas precisam ter certeza de que estão classificando os empregados corretamente de acordo com as diretrizes do IRS.
O IRS declara, “um indivíduo é um contratante independente se o pagador tem o direito de controlar ou dirigir apenas o resultado do trabalho e não o que será feito e como será feito”.”
Classificar os empreiteiros corretamente é importante para garantir que o negócio está seguindo as regras do IRS para evitar penalidades.
Passo 2: A bordo do seu empreiteiro
Abordo de um empreiteiro começa com a coleta de todos os formulários e informações necessárias. A papelada necessária depende do seu negócio e indústria, mas normalmente inclui:
- Currículo: Mesmo que um empreiteiro não esteja se candidatando a um cargo em tempo integral, sua empresa deve coletar um currículo formal e realizar as devidas diligências para verificar suas qualificações.
- Candidatura: Se a sua empresa tem um processo de candidatura formal para todos os funcionários a tempo inteiro, o empreiteiro também deve apresentar uma candidatura. Isto ajudará a recolher informações importantes do empreiteiro, bem como a verificar as suas competências.
- Contrato: Crie um contrato escrito, a ser assinado pelo empreiteiro, detalhando os critérios e os termos do contrato. Isto deve incluir linguagem específica delineando remuneração, cronogramas de pagamento e detalhes de distribuição.
- Formulário W-9: Todos os contratantes devem preencher e assinar um formulário W-9 depois de contratados, mas antes de serem pagos. Este formulário do IRS solicita um número de identificação e certificação do contribuinte. Ele fornece informações que o empregador precisa para completar os pagamentos e enviar as informações para o IRS.
Passo 3: Estabelecer um cronograma e estrutura de pagamento
Ao contratar um novo empreiteiro, é importante estabelecer um cronograma e estrutura de pagamento claros. Isto estabelece expectativas com o indivíduo e mantém seus documentos comerciais organizados para garantir que os pagamentos não sejam perdidos.
Estabelecer uma estrutura de pagamento
Existem normalmente duas formas de pagamento aos empreiteiros – por hora ou por projeto:
1. Por hora: As pequenas empresas podem concordar em pagar aos empreiteiros por hora, mas há prós e contras a este método. Ele pode ajudar a pequena empresa a pagar por um projeto maior em etapas se ela concordar em pagar por submissões de cartões de ponto, bem como permitir que sua empresa acompanhe as despesas do trabalho, auditando-o hora a hora.
O lado negativo do pagamento por hora é que ele também pode ser mais caro para as pequenas empresas. Se as horas não estiverem limitadas num trabalho, o empreiteiro pode submeter mais horas do que a empresa orçamentou.
Selecionar pagamento por hora se:
- O escopo do projeto é flexível ou pode mudar
- Você tem um orçamento mais flexível para empreiteiros
- O cronograma de um projeto ou conjunto de tarefas é incerto
2. Projeto: Em vez de pagar por hora, uma pequena empresa pode optar por pagar a um empreiteiro por projecto. Isto requer pagamento na submissão e aceitação do projeto. O benefício aqui é que você saberá exatamente quanto você precisa orçar para o suporte do contratante.
O inconveniente de pagar por projeto é que o contratante pode adicionar taxas extras na taxa fixa para contabilizar seu tempo e qualquer trabalho adicional que ele ou ela possa encontrar para completar a tarefa.
Selecione o pagamento por projeto se:
- A estrutura e cronograma do projeto está bem definido
- Você só tem um orçamento limitado para empreiteiros
- Você tem um plano de contingência para qualquer mudança importante no projeto
Definir um cronograma de pagamento
Após a estrutura de pagamento ter sido definida, sua empresa precisa determinar um cronograma de pagamento para empreiteiros. Muitos empresários optam por sincronizar os pagamentos dos empreiteiros com o cronograma de funcionários em tempo integral, uma vez que isso pode manter as coisas simplificadas e simples.
Os empreiteiros também podem ser pagos semanalmente, quinzenalmente, mensalmente, trimestralmente, ou no auge de um projeto. A frequência deve ser detalhada no contrato e acordada pela empresa e pelo contratante.
Se o seu negócio estiver trabalhando apenas com um contratante, você terá mais flexibilidade sobre o cronograma de pagamento. A frequência pode ser definida com base na disponibilidade de fundos, nos métodos de folha de pagamento da empresa e na preferência do empreiteiro. Por razões de contabilidade, pode ser mais fácil pagar na apresentação do trabalho do empreiteiro, cartão de ponto ou fatura, ou sincronizá-lo com o cronograma geral da folha de pagamento da empresa.
Se o seu negócio está trabalhando com vários empreiteiros, então é importante ter um cronograma de pagamento definido para todos. Isto mantém todos os empreiteiros na mesma frequência de pagamento e permite à sua empresa rastrear quem foi pago e quando.
Passo 4: Selecione o seu método de pagamento
Após a estrutura de pagamento e o cronograma estarem definidos, o próximo passo é que a sua empresa determine qual método usará para pagar os empreiteiros. Existem múltiplas opções para as empresas escolherem. Sua escolha depende de qual método funciona melhor e é mais seguro tanto para sua empresa quanto para seus contratantes.
- eChecks por e-mail: Outra opção é enviar o pagamento via eChecks, como oferecido através do Deluxe. Este método permite que os contratantes sejam pagos de forma rápida e conveniente, mantendo suas informações financeiras seguras. As empresas só precisam do endereço de e-mail do contratante, eliminando a necessidade de armazenar suas informações financeiras ou bancárias.
- Cartão de Crédito: Pequenas empresas podem pagar aos empreiteiros com cartão de crédito, se eles forem estabelecidos com uma conta de comerciante. Se o contratante for, este pode ser um método de pagamento rápido e conveniente – mas vai exigir um portal ou sistema de faturamento por parte do contratante.
- Depósito direto: O depósito directo é um método conveniente para os empreiteiros e poupa tempo às empresas que não têm de enviar cheques em papel. Para pagar aos empreiteiros através de depósito directo, as empresas precisam de adquirir informações bancárias e de conta corrente necessárias do empreiteiro para garantir que o dinheiro pode ser depositado correctamente.
- Imprimir Cheques: Imprimir cheques permite às empresas pagar aos empreiteiros sem precisar de toda a informação da sua conta corrente, mas pode requerer mais tempo e dinheiro. O envio de cheques em papel requer que as pequenas empresas se dirijam a envelopes, comprem selos e enviem os cheques pelo correio em tempo hábil. O envio de um cheque em papel pode representar um risco de segurança se for perdido no correio, ou mesmo perdido no escritório antes de ser enviado.
Passo 5: Preencha um 1099-MISC
O último passo para pagar aos empreiteiros é que estes preencham um formulário 1099-MISC. O formulário 1099-MISC é usado para rastrear rendimentos diversos, ou rendimentos que não são de um empregador regular. O IRS exige que as empresas preencham este formulário se pagarem a um empreiteiro mais de $600 por ano. O formulário é então enviado aos empreiteiros no final do ano para incluir com suas declarações anuais de imposto de renda.
Se seu empreiteiro tiver se organizado como uma corporação, você pode não ter que fornecer um formulário 1099-MISC, embora haja algumas exceções a esta exigência, incluindo aquelas para os advogados.
Pagar aos seus contratantes de forma rápida e segura com Deluxe
Contratação de contratantes para realizar trabalhos para o seu negócio é um passo emocionante no crescimento da sua empresa – mas manter o conteúdo dos seus contratantes e trabalhar bem depende da sua capacidade de pagá-los de forma rápida e segura.
Fornecer pagamentos seguros e convenientes via eChecks by Deluxe garante que os contratantes estão recebendo pagamento sem colocar em risco as suas informações pessoais e financeiras. Além disso, como o eChecks exige apenas que você tenha o endereço de e-mail do seu contratante, isso pode reduzir significativamente o tempo administrativo necessário para configurar um contratante para depósito direto ou outras formas de pagamento digital.