Melhores Práticas para implementar um programa de frete de entrada com sucesso

Existe uma diferença significativa entre as características do frete de entrada e de saída. Pense no recebimento como o sangue que alimenta a capacidade de uma organização de produzir produtos de alta qualidade nas quantidades demandadas por seus clientes, e no recebimento como a entrega de seus produtos finais que saem para seus clientes.

Como as empresas vasculham o horizonte para melhorar o custo e o serviço, muitas delas têm chegado a perceber que o gerenciamento do frete de entrada verifica ambas as caixas, juntamente com inúmeros outros benefícios.

Dado certo, o gerenciamento do frete de entrada faz mais do que apenas ajudar as empresas a entender onde seus embarques estão a qualquer momento. Também encoraja melhores relações entre fornecedor e cliente, reduz a necessidade de excesso de inventário, melhora a fiabilidade em toda a cadeia de fornecimento e cria uma atmosfera de responsabilidade para todos os parceiros da cadeia de fornecimento.

As cargas de entrada e saída são extremamente importantes nos seus próprios aspectos, mas têm sido geridas de forma bastante diferente ao longo do tempo. A saída tem sido gerida internamente pela equipa logística, enquanto a entrada tem sido gerida pelos fornecedores de uma empresa.

Desde que os custos dos fretes de entrada são normalmente geridos pelos fornecedores de uma empresa, o custo dos fretes é elusivo porque estão escondidos em custos em carga e em silos nos departamentos de aprovisionamento. Para ajudar os expedidores a contornar o custo total do frete de entrada, o Aberdeen Group realizou um estudo e descobriu que o frete de entrada pode consumir 40% do custo médio anual de frete de uma organização ou 3,6% a 5,2% do total de vendas anuais de uma empresa.

O que parecem ser 100 artigos sobre gerenciamento de frete de entrada e seus benefícios são então seguidos por muito poucos sobre como implementar um programa de entrada. A razão da falta de artigos é uma tarefa difícil que muitas vezes deixa muitas organizações frustradas e eventualmente decidem se concentrar em outras prioridades.

Não se desespere, estamos aqui não só para compartilhar o porquê de um programa de frete de entrada ser uma prioridade, mas também como implementá-lo com sucesso.

Vamos explicar por que implementar um programa de gestão de cargas de entrada pode ser difícil para que possamos atingi-los diretamente quando chegarmos à discussão de como implementar com sucesso uma iniciativa de entrada.

Dificuldades na implementação de um programa de gerenciamento de frete de entrada

• Os fornecedores estão relutantes

• Lembrar que sua saída é a entrada de outra empresa, então imagine sua reação se um de seus clientes pedisse para gerenciar a entrada deles.

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• A entrada é Siloed into Other Parts of a Company’s Organization

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• A compra pode empurrar porque eles vêem as relações do fornecedor de valor inestimável e sentem que serão danificados através de tal movimento.

• Carga de Entrada Escondida no Preço da Mercadoria por Terra

• Visibilidade para o custo e o processo para quebrar o custo do fornecedor do custo do frete pode ser um processo difícil.
• Lembrar que a base de fornecedores tem lucro no custo do frete, por isso eles não querem desistir.

• Empresa Falta Tecnologia para Fazer o Salto Mais do que apenas o Programa de Economia de Custos

• A gestão do frete de entrada é mais do que um custo, e muitos não vêem os outros benefícios.

Benefícios Organizacionais da Gestão de Cargas Entrantes

Embora provavelmente tenha visto uma lista semelhante sobre os benefícios da gestão de cargas entrantes em outros artigos, faz sentido adicionar aqui os benefícios para servir como um lembrete, porque parte da venda para o departamento de compras tem que ser para educá-los sobre a iniciativa.

• Reduzir Custos de Frete

• Improved Supply Chain KPI’s

• Better Resource Management

• Shorten the Order-to-Cash Cycle

• Preservação de Capital

• Improved Dock Management

• Relação com os Fornecedores & Gestão

• Visibilidade para todos os Stakeholders da Cadeia de Abastecimento, quando Incorporado no Top TMS da Cadeia de Fornecimento

• Melhora a Confiabilidade Através da Cadeia de Fornecimento

• Cria uma Atmosfera de Responsabilidade

• Positivo & Comunicação Proactiva Interna & Externa Stakeholders da Cadeia de Fornecimento

Best Practices for Inbound Freight Management Implementation Success

Como muitos de vocês que lêem este blog descobriram que enquanto o inbound faz sentido gerenciar a si mesmo, você também percebeu que pode precisar de ajuda porque não é fácil superar os obstáculos que existem para assumir o controle do processo.

Muita boa ideia é apenas um sonho até que um plano concreto possa ser montado para mover a ideia para uma realidade. Assim, com isso em mente, vamos saltar para a forma de implementar com sucesso um programa de gestão de fretes entrantes.

• Passar Buy-in da equipe de compras

A equipe de compras será a mais impactada na mudança de um pré-pago e adicionar o relacionamento com o fornecedor a um programa de gestão de fretes entrantes, tornando-os sua prioridade número um para entrar a bordo. É imperativo que eles entendam todos os aspectos do porquê de ser importante para a empresa ter um programa de frete de entrada bem-sucedido.

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• Para que todas as partes interessadas entendam que o gerenciamento do recebimento é maior que a melhoria de custos

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Você viu a lista de benefícios anteriormente neste artigo. Memorize a lista e informe sempre as partes interessadas sobre porque a gestão dos fretes entrantes é tão importante para uma organização. Se todos estão apenas pensando que esta é uma oportunidade de economia de custos, eles perderão o maior ponto a ser retirado deste projeto, que é um dos muitos passos que uma empresa pode dar para mudar seus esforços na cadeia de suprimentos, de um centro de custos para uma vantagem competitiva.

• Incluir os fornecedores no processo

Mais frequentemente do que não, uma empresa será capaz de melhorar seu custo de frete de entrada e serviço com seu próprio programa, mas há momentos em que isso pode não ser o caso, então não abaixe a cabeça e simplesmente arado para frente. Ouça a sua equipa de compras e fornecedores para ver as possibilidades e peça-lhes que tragam os factos difíceis para a tabela.

• Se for decidido que um determinado fornecedor vai gerir o seu frete, peça-lhe que quebre o custo do pedido para que possa continuar a monitorizar o custo em relação à taxa que obteve. É seu direito de conhecer o custo. Você não compra nada hoje sem saber o custo, então porque começar agora?

• Saber os custos de cada faixa

Uma empresa que vai entrar em um programa de entrada precisa colocar as mãos no custo real do mercado para suas faixas de entrada. Entrar só para dizer que vamos poupar dinheiro e melhorar o serviço pode ser um desastre. Os fatos devem estar presentes para serem levados a sério como parceiros de qualquer um de seus fornecedores.

• Implement a Standard Inbound Routing Compliance Guide

É preciso haver um conjunto de diretrizes em torno de qualquer programa, para que os jogadores entendam as regras de engajamento. Um programa de carga entrante não é diferente. Enquanto a maioria dos fornecedores entenderá que este programa é também um programa gerenciado pelo fornecedor e o seguirá, você terá alguns outliers que não serão, e por essa razão, um guia de roteamento de entrada abrangente é fundamental.

O guia de conformidade de entrada precisa incluir um guia de roteamento de entrada e um guia de conformidade.

O guia de roteamento dará orientações específicas sobre as transportadoras a serem utilizadas, enquanto o guia de conformidade dará informações específicas sobre como a sua carga deve ser embalada e rotulada e falará com os canais de comunicação, ASN’s, penalidades se o guia não for seguido, etc.

Guia de rota

• O guia de rota dirá aos vendedores como encaminhar a carga da sua empresa para os vários intervalos de tarifa, níveis de serviço, pares de origem e destino e distância.
• As especificações do guia incluirão as transportadoras e os números de conta a serem utilizados no encaminhamento da carga nas transportadoras específicas.
• O guia de encaminhamento deve ser um programa dinâmico de redução de custos de frete para os fornecedores que decidirem não seguir as regras.
• Como parte do programa de subsídio de taxa dinâmica, será necessário implementar uma dedução da capacidade da fatura dentro do programa TMS (software de gerenciamento de transporte) de entrada que alimenta o sistema ERP / OMS.
• É fundamental ter um subsídio de taxa dinâmica para ajustar as características do frete que está sendo entregue fora do programa de frete de entrada, caso contrário, as penalidades não serão tratadas de forma justa e precisa.
• Por exemplo, se você tiver um chargeback de $250 por não utilizar o seu programa de gerenciamento de fornecedores, você terá a maior quantidade na maior distância, muitas vezes não cumprindo porque a penalidade é menor do que o lucro que eles têm no seu programa de frete. Fornecedores próximos ou de menor escala irão cumprir porque a penalidade excede em muito os seus custos internos.

Guia de Conformidade do Fornecedor

• A Guia de Conformidade do Fornecedor cobre os pontos de compromisso com a sua empresa. Alguns dos pontos específicos incluem:
• Etiquetagem
• Tamanho do cartão
• Requisitos do BOL
• Requisitos do Slip de Embalagem
• Requisitos doASN (Aviso de Embarque Avançado)
• Pallet Requisitos

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• Configurações de Cartões e Configurações de Paletes

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• Esta é a garantia de que o produto se ajustará aos seus locais de prateleiras e pickings dentro do seu centro de distribuição.
• Requisitos de embalagem
• Se houver um sistema a ser usado para registrar a remessa a ser enviada, dê um tutorial de como utilizar o sistema que inclui um documento passo-a-passo com fotos.
• Estabelecer Penalidades para o Cumprimento e Melhoria do Comportamento do Fornecedor
• Como parte do estabelecimento de penalidades, tenha certeza de que está claramente articulado e todos os envolvidos com as normas têm um entendimento completo de como as penalidades serão aplicadas e quais serão as cobranças de penalidades para cada infração.
• Cutidas em mente, estas penalidades não são para ser punitivas, mas para reembolsar a sua empresa pelos encargos trabalhistas adicionais ou encargos de frete que o seu grupo estará incorrendo porque o fornecedor não cumpriu com as suas normas.
• Conheça que a maioria dos fornecedores nunca atingirá a seção de penalidades do guia de roteamento, mas não é destinado a eles. As penalidades são estabelecidas para garantir que todos sejam encorajados a cumprir.
• Captura de Dados para Relatórios & Análise
• A chave para capturar os dados é aprender onde os ganhos e perdas estão ocorrendo dentro do processo de entrada para fazer melhorias e colocar no processo de aquisição outra medida sobre a qualidade do fornecedor.

AMPLE VENDOR COMPLIANCE &ORIENTAÇÃO DO VENDEDOR

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  Implementar um Portal de Gestão de Carga Recebida TMS

Incluir um portal de comunicação de e para todos os intervenientes internos e externos para uma total transparência do processo de entrada que abranja quem, o quê, onde, quando e quantidade.

O portal do fornecedor TMS permite que os interessados tenham visibilidade para as suas encomendas recebidas, dando visibilidade a toda a actividade em tempo real. Tenha em mente que o TMS será mais do que um sistema de carga, pelo que o portal também pode ser utilizado para acompanhar quaisquer violações e alertar as partes apropriadas quando ocorre uma alteração.

O sistema também irá captar a análise para medir as poupanças e encontrar áreas adicionais para melhorias. O TMS irá captar todos os dados relevantes que irão depois fornecer relatórios, dashboards e scorecards que permitem analisar o programa de cargas recebidas e identificar oportunidades para aumentar a eficiência.

Ultimamente, um bom programa de gestão de cargas recebidas alimentado por tecnologia pode ajudar os expedidores a atingir objectivos de custo e produtividade que muitas vezes são ignorados no espaço logístico.

Com tudo o que foi dito, a qualidade deste portal e a garantia de que é em tempo real é uma mudança no processo de gestão de cargas recebidas. Muitos não fazem ideia do que não sabiam e do seu impacto no desempenho da sua empresa.

Não será apenas o TMS a ferramenta de comunicação entre as partes interessadas, mas será o módulo de execução de cargas e relatórios para optimizar todas as cargas a serem transferidas para uma organização.

• Tente não ficar muito extravagante na parte da frente do projecto. Após 30 a 45 dias de coleta de dados, você pode começar a otimizar o frete em torno do pooling e consolidação, conversão modal, etc., para obter o máximo do gasto de frete de sua empresa e reduzir as transportadoras que batem na doca de recebimento todos os dias.
• A redução de camiões na doca de recepção todos os dias irá melhorar a velocidade e precisão do processo de recepção e como a maioria de nós entende 80% dos problemas de um CD podem ser rastreados até uma má recepção.

• Build Strong Carrier Alliances

• Entenda que seus transportadores de saída podem não ser seus transportadores de entrada, mas saiba que se eles estão lá, haverá economias adicionais a serem obtidas virando os reboques de entrada na doca para a saída. Tempo e distância é dinheiro para os transportadores motorizados, portanto, ao limitar as milhas e garantir uma coleta na doca para a qual eles entregaram trará uma tremenda economia de custos.

• Considerando a Terceirização da Implementação & Processo para uma LSP

Sabemos e compreendemos que muitos desconfiam da terceirização de qualquer atividade, mas estamos aqui para dizer que este é um bom processo para considerar a terceirização e aqui estão as razões:

• LSP’s (prestadores de serviços logísticos) têm a tecnologia, experiência e dados de mercado para aumentar as probabilidades de sucesso.
• Desde que o LSP faça este trabalho para viver, eles serão capazes de implementar os procedimentos, processos e sistemas mais rapidamente, o que trará uma melhoria muito mais rápida no custo, serviço, comunicação e ROI (return-on-investment).
• O modelo terceirizado muitas vezes é muito mais barato devido ao capital necessário para a tecnologia e aos recursos necessários para criar um novo sistema e mantê-lo.
• Um parceiro logístico terceirizado pode acessar rapidamente os dados do mercado e criar os chargebacks de não-conformidade de tarifas dinâmicas que irão reforçar e incentivar a conformidade do fornecedor, o que foi um elemento-chave para o sucesso.
• O TMS que os fornecedores de logística têm será a plataforma unificada de comunicação e otimização de frete que é necessária para construir a vantagem competitiva que a sala de administração estará procurando a partir da iniciativa de entrada.
• O LSP também trará as melhores práticas no front end do programa até o fim para garantir que o programa de entrada comece a funcionar e tenha o impulso de avanço contra a inércia que muitas vezes se encontra quando se implementa tal mudança para uma organização.
• A simplicidade de gerenciar o guia de roteamento é exponencialmente mais fácil e melhor com um LSP. A razão é que eles serão os fornecedores do call center que irão ligar para obter as especificações de roteamento. Isto permitirá que o guia de roteamento seja dinâmico a cada dia e para ajudar as empresas a obter o máximo de como rotear o medo da maneira mais eficiente possível, já que elas estão na frente da decisão com seu TMS.
• Ainda a isso, como call center para todos os fornecedores, o LSP também pode impor a entrada dos dados na frente do processo para iniciar a comunicação crítica necessária para otimizar o programa e responsabilizar todas as partes interessadas.

Pensamentos Finais sobre a Implementação de um Programa de Gerenciamento de Frete de Entrada

Dando um passo atrás e ganhando uma melhor compreensão do fluxo de produtos de entrada atual, então trabalhar com fornecedores e a equipe de compras com um plano que pode ser gerenciado através de sua tecnologia TMS e parceiros de transporte permitirá que você aproveite toda a capacidade do mercado, obtenha as melhores taxas e ganhe melhor visibilidade sobre sua cadeia de suprimentos de ponta a ponta.

Assim, quer a sua empresa chame o programa de gestão de cargas de entrada, apenas isso, ou um programa de optimização do prazo de frete (FTO) ou de gestão de fornecedores, a expectativa é a mesma. Melhore os custos, melhore o fluxo de entrada do negócio e ajude a construir a vantagem competitiva de sua empresa com uma solução superior de cadeia de suprimentos.

Para fazer isso não é fácil, mas os resultados serão gratificantes. Esperamos que as informações que compartilhamos sejam úteis e se você encontrar um parceiro no seu programa de entrada, nós adoraríamos fazer parte da conversa, então, por favor, nos procure.

Para saber mais sobre soluções de serviços de gestão de cargas, recomendamos os seguintes artigos abrangentes:

• O Guia Completo de Soluções de Serviços de Gestão de Transportes
• O Guia Completo de Soluções de Serviços de Gestão de Cargas

Para saber mais sobre o InTek Freight & Logística, podemos ser encontrados na www.intekfreight-logistics.com ou você pode se tornar um assinante de nossos blogs para se sintonizar com idéias semanais sobre como melhorar suas táticas e estratégias de logística e cadeia de suprimentos.