As Contas a Receber (RA) referem-se às facturas pendentes que uma empresa tem, ou ao dinheiro que lhe é devido pelos seus clientes. Na sua vida pessoal, um exemplo de Contas a Receber seria a compra de um bilhete para um concerto ou evento desportivo para um amigo com o entendimento de que ele lhe pagará mais tarde. É essencialmente um “IOU”. Nos negócios, o AR representa uma linha de crédito estendida por uma empresa, devido num prazo relativamente curto, que pode variar de alguns dias a um ano.
O que é um Contas a Receber?
Se uma empresa tem Contas a Receber, então eles fizeram uma venda, mas ainda não recolheram o dinheiro do comprador. A maioria das empresas opera permitindo que uma parte das suas vendas seja a crédito, oferecendo aos seus clientes a possibilidade de pagar após receberem o serviço.
Por exemplo, as empresas de serviços públicos normalmente facturam aos seus clientes após terem recebido a electricidade. Enquanto a concessionária ou companhia de energia espera que seus clientes paguem suas contas, as faturas não pagas são consideradas Contas a Receber.
A maioria das empresas opera permitindo que seus clientes comprem mercadorias a crédito. O custo das vendas a crédito é o que é chamado de Contas a Receber. Geralmente, as Contas a Receber (RA), são o montante de dinheiro devido à empresa pelos compradores pelos bens e serviços prestados. As Contas a Receber não devem ser confundidas com as Contas a Pagar (PA).
Embora PA seja a dívida de uma empresa para com seus fornecedores ou vendedores, contas a receber é a dívida dos compradores para com a empresa. As contas a receber são ativos importantes para uma empresa, enquanto que as contas a pagar são passivos que devem ser pagos no futuro pela empresa. Basicamente, as empresas optam por oferecer contas a receber para incentivar os clientes a escolher seus produtos em vez dos produtos da concorrência.
É aconselhável que uma empresa estabeleça um processo de RA para determinar os clientes que já pagaram e identificar quaisquer pagamentos que estão atrasados. O processo é uma simples volta de eventos que tornam os Créditos rastreáveis e gerenciáveis.
Quatro Passos Principais para um Processo Típico de RA:
- Estabelecer Práticas de Crédito
- Facturação de Clientes
- Tracking Payments Received and Payments Due
- Contabilização de Contas a Receber
No entanto, usando economias de escala, o processo pode diferir para grandes e pequenas empresas. As grandes empresas têm uma maior entrada de caixa, por isso normalmente investem em equipas de gestão de crédito e sistemas informáticos altamente qualificados para ajudar a melhorar e gerir o processo de forma eficiente.
Passo 1: Estabelecer Práticas de Crédito
O primeiro passo é a empresa desenvolver um processo de aplicação de crédito.
A empresa decidirá então, com base na solvabilidade do requerente, se este irá oferecer bens a crédito. A empresa poderá optar por oferecer o crédito a clientes individuais ou outras empresas.
A empresa também estabelecerá termos e condições para as vendas a crédito. O documento delineia as obrigações e requisitos do cliente. A empresa deve garantir que está em conformidade com as leis federais sobre crédito, tais como a divulgação completa das práticas de crédito. Por exemplo, a empresa tem que comunicar claramente as taxas de juros para o crédito.
Os termos e condições diferem para grandes e pequenas empresas.
As grandes empresas podem optar por dar a um cliente períodos de tempo mais longos.
No lado oposto, as pequenas empresas não podem oferecer bens a crédito por períodos mais longos devido ao seu menor fluxo de caixa e baixo capital. Quando o dinheiro for cobrado do cliente sobre esta dívida será um factor que contribuirá para a determinação do capital da empresa necessário para gerir o negócio e o fluxo de caixa.
Passo 2: Facturação de Clientes
Factura é um documento fornecido ao comprador detalhando os produtos e serviços que foram prestados, os custos desses produtos e serviços, bem como a data de pagamento esperada.
Cada factura tem de ter um número de factura único para facilitar a sua recuperação. O cliente tem então a oportunidade de escolher se quer receber facturas electrónicas ou físicas. As grandes empresas preferem enviar tanto as facturas electrónicas como as em papel.
Facturas em papel não semelhantes, as facturas electrónicas são mais baratas e convenientes. Como tal, as pequenas empresas optam principalmente por utilizar o correio electrónico para entregar as facturas.
Quanto mais tempo uma empresa demora a enviar uma factura, mais tempo leva para o cliente efectuar os pagamentos. A fatura deve ser enviada imediatamente.
Passo 3: Rastreamento de Contas a Receber
Este passo é realizado por um diretor de Contas a Receber (AR). O Officer digita um pagamento depositado na conta bancária do fornecedor, alimenta-o no sistema AR e depois o aloca a uma nota fiscal.
O Officer também reconcilia o livro razão do AR para ter certeza de que todos os pagamentos são contabilizados e devidamente lançados, e então emite extratos mensais para os clientes. O extrato fornece detalhes para os clientes sobre os valores devidos conforme as faturas previamente enviadas.
O processo de acompanhamento difere em empresas grandes e pequenas. As pequenas empresas podem não ter um sistema avançado para rastrear pagamentos e podem usar o rastreamento manual de AR usando ferramentas, como o Excel. Num processo manual, as empresas utilizam folhas de cálculo para registar quando enviam as facturas e quando recebem os pagamentos. As pequenas empresas também podem não ter pessoal suficiente para nomear um Oficial de AR, no qual a empresa pode contratar um contador profissional para cumprir essa função.
As grandes empresas normalmente investem em uma equipe de Oficiais de AR para conduzir o processo de rastreamento, e utilizam alguma forma de software de rastreamento de contas para ajudar a garantir a precisão. O sistema ajuda o AR Officer a ser mais eficaz, pois ele alerta automaticamente o AR Officer para qual dívida está pendente.
Passo 4: Contabilidade de Contas a Receber
O Collections Officer estabelece a data de vencimento dos pagamentos. Após a identificação das dívidas não pagas, o departamento de contas faz lançamentos contábeis manuais para registrar as vendas. O processo envolve tanto a contabilização das dívidas incobráveis, ou não pagas, como a identificação dos descontos por pagamento antecipado.
Um “Dia na Vida” de um Profissional de AR
Os Responsáveis de AR são o pessoal mais importante envolvido no desenvolvimento e implementação do processo de Contas a Receber. Suas atividades diárias normalmente incluem a supervisão do dinheiro devido ao negócio por seus clientes.
Um dia típico para um Oficial de AR envolveria atividades como a verificação dos dados de créditos, classificação das dívidas e lançamentos diários para as transações. O Oficial de AR também supervisiona uma equipe de funcionários, analistas e contadores além dos cobradores de dívidas.
Cada dia o Oficial assegura que a equipe está trabalhando em colaboração para garantir o sucesso do processo de AR estabelecido.
Por exemplo, um cliente pode solicitar a compra de mercadorias a crédito. O Gerente do AR exigiria que os analistas de crédito identificassem a solvência do cliente.
O Gerente asseguraria que uma vez que o cliente fosse identificado como merecedor de crédito, as faturas seriam preparadas pelos Clerks do AR e emitidas a tempo.
Próximo dia, os contadores determinariam o total de vendas a crédito do dia. As informações são então passadas aos cobradores de dívidas, incluindo a data de vencimento da cobrança.
A automatização tem efeito no processo de contas a receber
Procurement:
O departamento de compras coloca o pedido e transmite uma cópia do pedido de compra (PO) para o departamento de contas a pagar. A organização recebe os bens ou serviços – seja através do departamento Receptor ou do funcionário que os encomendou – e o fornecedor envia a fatura ao AP. É possível saber mais sobre todo o processo de suprimento para pagamento aqui.
Processamento de faturas:
Um funcionário de AP digita manualmente os dados da fatura em um sistema contábil antes de armazenar fisicamente o documento em papel em um gabinete de arquivamento. Novas informações de fornecedores são inseridas usando as convenções de nomenclatura da organização para evitar duplicação. As informações de fornecedores novos e existentes são verificadas quanto à precisão em relação às fontes internas, como o arquivo mestre de fornecedores, e fontes externas, como o serviço de correspondência de NIF do IRS e a lista de organizações proibidas de negócios nos Estados Unidos do Escritório de Controle Estrangeiro (OFAC) do Departamento do Tesouro dos Estados Unidos. Você pode saber mais sobre faturamento eletrônico aqui.
Aprovação de fatura:
Um funcionário da AP realiza uma correspondência de três vias. Uma correspondência de três vias compara o pedido, o recibo e a fatura para identificar quaisquer imprecisões ou dados inadequados. Um AP Manager prepara e aprova a papelada para quaisquer exceções para entrega curta, itens danificados, itens errados enviados, ou outros problemas.
Pagamento:
A equipe de AP prepara o pagamento, quer escrevendo um cheque ou configurando uma transação via Câmara de Compensação Automatizada (ACH) ou transferência eletrônica de fundos (EFT). Um AP Manager, Controller, ou CFO (dependendo do processo de aprovação da empresa) aprova o pagamento, autorizando o departamento a fazer um desconto no pagamento antecipado para um fornecedor, se o pagamento estiver sendo feito dentro do intervalo de datas especificado nos termos. O pagamento é enviado via correio dos EUA, transferência bancária, ACH/EFT, empresa transportadora ou courier.
Gestão de fornecedores:
O fornecedor liga para o departamento AP para perguntar onde está o pagamento. Um assistente de contas a pagar pesquisa a questão, e determina se a fatura ainda está no processo de aprovação, ou se o pagamento está no correio.
Atualizações do sistema:
O departamento de tecnologia da informação (TI) monitora o sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) da empresa e qualquer hardware e software que o departamento de contas a pagar está usando. A equipe de TI aprova e instala novas versões de software conforme necessário. A equipe do CTO considera qualquer proposta do AP para novas tecnologias e determina como integrá-las aos sistemas legados da empresa.
Reporting and Analyzing:
O departamento AP prepara e estuda planilhas construídas em Excel, ou uma ferramenta similar, analisando todas as transações, monitorando o desempenho e métricas do departamento, incluindo os dias a pagar pendentes (DPO). O CFO supervisiona o fluxo de caixa da organização através de conversas com o Diretor AP. O CEO recebe relatórios escritos e verbais do CFO sobre o desempenho da organização.
A Evolução Contínua dos Processos de Contas a Receber
Apenas como em Contas a Pagar, processos manuais nos departamentos de Contas a Receber criam grandes ineficiências e despesas gerais excessivas, causando estragos no fluxo de caixa de uma empresa.
Processos obsoletos, baseados em papel, aumentam as baixas contábeis de dívidas ruins e impedem as empresas de acessar o caixa de que necessitam para suportar as metas de crescimento. A empresa média vai anular 4% das Contas a Receber como dívidas incobráveis. Para uma empresa de $10 milhões, ou seja, $400.000 todos os anos eles estão perdendo.
Ao implementar uma solução de automação, as empresas podem ver uma redução de 10-20% nas dívidas incobráveis, colocando economias de volta em seus negócios.