Quadrantes Prioritários são frequentemente negligenciados, pois há muitas outras maneiras populares de gerenciar tarefas. Algumas delas incluem:
- Gerir por calendário. Todas as tarefas têm hora e data. Tudo é programado.
- Gerenciar por listas. Tudo é escrito linearmente.
- Gerenciar por “post-it’s”. As tarefas mais importantes estão sentadas em algum espaço proeminente que é visível o tempo todo, forçando-o a fazê-lo.
Usando um Quadrante Prioritário
Hoje, gostaria de falar sobre outra estratégia de gestão de tarefas: o método dos 4-quadrantes. Neste post do blog, vou dizer porque é uma maneira preferível de gerenciar tarefas do que os 3 métodos acima.
O que significa gerenciar por 4-quadrantes? Primeiro, você está essencialmente categorizando todas as tarefas em um dos 4-quadrantes. Por exemplo, uma abordagem, conhecida como a Matriz Eisenhower, é categorizar tarefas em quadrantes críticos e imediatos. Isto cobre 2 dimensões básicas: tempo e prioridade.
Tarefas que são de alta prioridade e precisam ser feitas em breve vão na parte superior esquerda da matriz de gerenciamento de tempo, quadrante 1. Os outros 4 quadrantes também são auto-explicativos.
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Por que é que esta abordagem é melhor do que os métodos de calendário/lista de gestão de tarefas?
- Recebe todas as vantagens de rastrear quando as tarefas são devidas, mas também ganha visibilidade para a prioridade. Numa visão tradicional de calendário, você vê quando você tem que fazer as coisas, mas você nunca entende porque e se ela pode ser descartada. Uma organização orientada para o calendário carece da capacidade de gerir ideias e itens estratégicos.
- Uma lista linear leva a desordem e confusão porque cria uma mentalidade de “FIFO” ou “LIFO”. Em vez disso, usando os quatro quadrantes, você sabe que só tem que trabalhar em tarefas no primeiro quadrante, tornando muito mais fácil concentrar seu esforço. Listas lineares são boas para capturar idéias que não têm datas e horas, mas carecem de uma boa categorização.
- Num sistema post-it’s, você está trabalhando em coisas importantes ou urgentes. No entanto, você perde o conceito de tempo. Portanto, você não é capaz de entender qual post-it é o mais importante. Além disso, com o tempo, você começa a perder a noção dos post-its, levando à perda de informação.
Benefícios de uma Matriz de Prioridade
Ao categorizar tarefas em 4-quadrantes usando a Matriz de Prioridade, você é capaz de capturar os benefícios de todos os 3 métodos de gerenciamento de tempo. Com a Priority Matrix, você é capaz de:
- >
- Calendar ideias de alto nível como linear para fazer listas
- Calendar tempo e esforço como calendários
- Calendar o que você tem que fazer agora como notas post-it
Dado isto, queremos encorajá-lo a ver por si mesmo porque a nossa aplicação Priority Matrix é a melhor aplicação de gestão de tarefas do Quadrante Prioritário.
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