Quanto tempo para mantê-los
Você provavelmente já ouviu dizer que sete anos é o período perfeito para manter os registros fiscais, incluindo as declarações. O tempo real para manter registros não é tão simples assim, de acordo com Steven Packer, CPA, no Grupo de Contabilidade Fiscal da Duane Morris.
“Na maioria dos casos, os registros fiscais não precisam ser mantidos por sete anos porque há um estatuto de limitações de três anos”, explica Packer. “Portanto, assumindo que não há fraude ou nada mais errado, o IRS não pode olhar para a sua declaração de impostos além desse estatuto de três anos”.
O estatuto de limitações tem algumas exceções importantes, e se a sua declaração de impostos tem alguma dessas exceções, você precisará manter suas declarações e seus registros por mais de três anos. Por exemplo, o estatuto de limitações é de seis anos se você tiver subestimado substancialmente os seus rendimentos. O limite para uma subavaliação substancial é de 25 por cento do seu rendimento bruto. Se você alega que seu rendimento bruto foi de $50.000 e foi realmente $100.000, você subestimou substancialmente seu rendimento.
A regra dos seis anos também se aplica se você sobrestimou substancialmente o custo da propriedade para minimizar seu ganho tributável. Digamos que se você vendeu uma propriedade por $150.000 e alegou que pagou $125.000 em vez dos reais $50.000, o IRS tem seis anos para tomar medidas contra você. E se você omitiu mais de $5.000 em renda de uma conta offshore, o estatuto de limitações também é de seis anos.
Keep registra por sete anos se você apresentar uma reclamação por uma perda de títulos sem valor ou dedução de dívidas ruins. Se você não apresentou uma declaração, ou se você apresentou uma declaração fraudulenta, não há prescrição para que a Receita Federal busque acusações contra você.
Registros de propriedade podem ser para sempre
Quando você vende uma propriedade com lucro, você deve o imposto sobre ganhos de capital sobre esse lucro. O cálculo do seu ganho de capital muitas vezes requer que você mantenha os seus registros, desde que você seja dono do seu investimento. Você precisará desses registros para calcular a base de custo do imóvel, que é o custo real, ajustado para cima ou para baixo por outros fatores, tais como grandes melhorias na estrutura.
Calcular a base de custo do imóvel em que você vive é relativamente simples porque a maioria das pessoas pode evitar o pagamento do imposto sobre ganhos de capital na sua residência principal. Se você vender a sua residência principal, aqueles que apresentam declarações individuais podem excluir até $250.000 em ganhos de impostos, e os casais que apresentam declarações conjuntas podem excluir até $500.000. Você deve ter morado em sua casa por pelo menos dois dos últimos cinco anos para se qualificar para a exclusão. Mesmo assim, você precisará salvar seus registros da transação por pelo menos três anos após a venda do imóvel.
Se sua venda não atender aos critérios acima, você precisará manter registros de melhorias significativas por pelo menos três anos após a venda. A publicação do IRS 523, “Selling Your Home” (Vendendo a sua casa), explica quais melhorias você pode acrescentar à sua base de custos – e reduzir a sua conta de ganhos de capital. O mesmo se aplica à propriedade alugada.
A maioria das corretoras calculará sua base de custos para ações, títulos e fundos mútuos, embora elas devam apenas calcular sua base de custos para transações de ações desde 2011 e fundos mútuos desde 2012. É uma boa idéia manter todos os seus registros de transações, no entanto, no caso de você mudar de corretor. Além disso, mantenha registros de qualquer propriedade herdada e seu valor quando o proprietário morreu, que se tornará sua base fiscal.
Não há nada de errado em salvar seus registros por mais tempo do que os limites legais se isso lhe der paz de espírito e você puder suportar a desordem. Você pode considerar o armazenamento de alguns registros na nuvem – espaço de armazenamento remoto do computador que você aluga.
Embora muitas pessoas mantenham registros em papel, também é inteligente ter os documentos convertidos em arquivos eletrônicos e armazenados na nuvem. É uma boa idéia ter dois conjuntos, no caso de um ser destruído.