Sê Eficaz, Não Eficiente

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Deixou alguma vez ter terminado uma lista inteira de tarefas, mas acabou por se aperceber de que não tinha realmente conseguido muito? A razão é provavelmente porque você foi eficiente, mas não eficaz.

“Estar ocupado nem sempre significa trabalho real. O objetivo de todo trabalho é produção ou realização e para qualquer um desses fins deve haver uma reflexão, sistema, planejamento, inteligência e propósito honesto, assim como transpiração”.

– Thomas A. Edison

>Eficiência e eficácia soam parecidas, mas na verdade têm significados muito diferentes. Eficiência é a capacidade de fazer tarefas rapidamente, independentemente de serem ou não importantes, enquanto que eficácia é a capacidade de escolher e fazer as tarefas mais relevantes para o seu objectivo. A eficiência permite que você faça uma tarefa rapidamente, mesmo que essa tarefa seja irrelevante para seus objetivos, enquanto a eficiência o ajuda a alcançar seus objetivos, assegurando que seu tempo seja investido apenas nas tarefas mais importantes.

Para usar uma analogia de carro, a velocidade do carro é como a eficiência. Não importa a velocidade do carro se ele estiver viajando na direção errada. A direção do carro é análoga à eficiência. Viajar na direção certa e ser eficaz garante a menor perda de tempo possível.

Eficácia é quase sempre melhor do que eficiência. A arte da eficácia é evitar trabalho inútil que não deve ser feito em primeiro lugar. Quando você evita o trabalho inútil, você pode gastar zero tempo com ele com uma perda mínima, já que não é importante. Nenhum aumento de eficiência pode reduzir a zero o tempo de execução de uma tarefa. É por isso que é melhor ser eficaz do que eficiente.

Deixar uma lista de não fazer

Ao planejar seu dia, a maneira mais direta de se certificar de que você está trabalhando em tarefas úteis enquanto evita tarefas inúteis que parecem úteis é perguntar a si mesmo qual trabalho é realmente essencial e irá realmente causar um impacto enquanto rotula e anota trabalhos que não são realmente produtivos como a verificação excessiva de e-mails.

Na ‘The Four Hour Workweek’, Tim Ferriss recomenda a criação de uma Lista de Não Fazer, bem como uma Lista de Não Fazer. Uma Lista de Não Fazer é útil porque o torna mais consciente de tarefas inúteis. Com uma Lista de Não Fazer, você é capaz de ver através de trabalho falso que parece trabalho.

Calme sua Lista de Não Fazer o mais curto possível e ordene-a do mais importante para o menos importante para que você faça as tarefas mais importantes primeiro.

Evite o Perfeccionismo e Simplesmente Faça isso

É fácil realizar as tarefas que queremos fazer. O desafio é manter o mesmo nível de produtividade para tarefas menos atractivas. Normalmente, sabemos o que precisamos fazer todos os dias, mas às vezes evitamos fazê-lo em favor de tarefas menos importantes e mais fáceis. Você poderia chamar isso de workcrastination – fazer trabalho, mas não fazer o trabalho que é realmente importante. O workcrastinator pode trabalhar de forma incrivelmente eficiente e fazer tarefas rapidamente, mas como ele está trabalhando no sem importância enquanto evita o importante, ele acaba não conseguindo fazer quase tanto quanto uma pessoa mais eficaz.

A melhor maneira de evitar este problema é evitar o perfeccionismo e simplesmente fazê-lo. O medo de falhar e não saber o que fazer pode impedir-nos de iniciar tarefas importantes. Sabemos que as tarefas são importantes e não queremos estragar tudo.

Primeiro de tudo, é importante perceber que não fazer uma tarefa é muitas vezes tão mau como fazê-la mal, e mesmo que acabe por cometer erros, pode sempre corrigi-los.

A melhor maneira de vencer a workcrastination ou qualquer outra forma de procrastination é simplesmente saltar, iniciar a tarefa e aceitar que você provavelmente cometerá erros que podem ser corrigidos mais tarde.

Bring this mindset to each day and notice how much more you get done.

Motivation Follows Action

A sabedoria convencional diz que a motivação precede a ação. Nós dizemos coisas para nós mesmos como: “Eu começo esta tarefa quando me sentir motivado a fazê-la”. A verdade é que a motivação aumenta e diminui com o tempo, então você só tem que aceitar que às vezes você terá que fazer tarefas mesmo quando você não está motivado.

No entanto, quando você começa a tarefa, você verá que seu nível de motivação aumenta à medida que você faz progressos. A realidade é que iniciar a tarefa é o principal obstáculo para passar – iniciar a tarefa é como um obstáculo que uma vez limpo, é seguido por um terreno plano. Uma vez que você começa, normalmente você já passou a maior parte do atrito motivacional e terminar a tarefa não será tão difícil quanto você pensava. A procrastinação é muitas vezes causada pela incapacidade de iniciar as tarefas. O workcrastinator vai ‘começar’ algo diferente da tarefa, como verificar os e-mails e sentir que eles estão a fazer progressos. O que está realmente acontecendo é que as tarefas que precisam ser feitas ainda não foram iniciadas e nada de valor está sendo realmente alcançado.

Quando você estiver lutando para iniciar uma tarefa, lembre-se que iniciar é quase sempre a parte mais difícil. Você pode até prometer a si mesmo que pode parar de trabalhar uma vez iniciada uma tarefa. Tente isto e verá que muitas vezes está disposto a continuar a trabalhar na tarefa.

Não espere que seja fácil

Muitas tarefas (como escrever este artigo) são desafiantes mesmo depois de ter começado. Às vezes o trabalho necessário para alcançar seus objetivos é fácil, mas normalmente não é.

O fato de que seu trabalho é desafiador não é necessariamente ruim. Na verdade, se o trabalho é desafiador, geralmente é um bom sinal. Para melhorar e progredir, você tem que fazer coisas novas, sair da sua zona de conforto e ocasionalmente falhar.

O problema não é que uma atividade seja desafiadora, é quando vemos isso como um negativo. A abordagem errada é começar com a expectativa de que a atividade que você está fazendo será fácil. Se você tiver essa mentalidade, você ficará surpreso e possivelmente desanimado com o desafio.

Uma mentalidade muito melhor é não só esperar que a tarefa seja desafiadora, mas também saborear o desafio. Em vez de pensar: “Tenho que fazer esta tarefa difícil”, diga a si mesmo: “Tenho uma oportunidade de melhorar e progredir”. Reestruturar atividades desafiadoras desta maneira as torna mais atraentes. E quando você acha uma atividade atraente, você tende a fazê-la mais. Você tenderá a gastar mais tempo na atividade desafiadora, resultando em mais melhorias e progresso. É uma win-win, você está mais feliz agora por causa de sua atitude positiva em relação aos desafios e será mais feliz mais tarde à medida que você fizer mais progresso.

Sumário

• Produtividade é o resultado da eficácia que envolve filtrar as tarefas mais importantes e fazê-las. Eficiência (fazer tarefas rapidamente) não leva necessariamente à produtividade porque você pode estar gastando seu tempo com as tarefas erradas.
• Calme suas listas de tarefas a fazer o mais curto possível e faça as tarefas mais importantes primeiro. Tenha uma Lista de Não Fazer para evitar trabalhos que não são verdadeiramente importantes.
• Evite o perfeccionismo. Simplesmente faça-o e esteja disposto a cometer erros. Perceba que fazer um trabalho fácil e falso parece produtivo mas realmente não é.
• Trabalhar agora, e muitas vezes a motivação virá a seguir. Começar é a parte mais difícil.
• Veja os desafios como oportunidades para melhorar e progredir. Veja-os positivamente.