In-House vs. Outsourcet Medical Billing

Hvad er Outsourcet Medical Billing?

Som uafhængig læge med et in-house faktureringsteam har du sandsynligvis haft forskellige komplikationer i hele faktureringsprocessen. Lav og forsinket betaling, administrativ og organisatorisk kompleksitet og vanskeligheder med at finde erfarne lokale medarbejdere til at ansætte er almindelige klager, som mange praktiserende læger rapporterer. Faktureringsprocessen som en direkte forbindelse til din økonomi gør håndteringen af disse problemer endnu mere presserende.

Outsourcing af din medicinske fakturering er en måde at håndtere disse kompleksiteter på. Ved at outsource lader du en dedikeret tredjepart kode og fakturere dine procedurer. Du sender oplysninger, deres team finder den bedste måde at kode og fakturere dine krav på, de sender det til betaleren, og du bliver betalt.

Ingen interne medarbejdere er nødvendige. Det er i hvert fald tanken.

Pros Of Outsourcing Your Medical Billing

PRO #1

Højere indtægter, der modtages hurtigere

Outsourcing resulterer i flere betalte krav, hurtigere betaling og lavere generalomkostninger.

For de fleste praksis er outsourcing et spørgsmål om indtægter. Generelt vil outsourcing af din fakturering resultere i højere indtægter.

I gennemsnit vil et dedikeret faktureringsfirma sende krav mere grundigt, pålideligt og hurtigt end et internt faktureringsteam. Det betyder, at en højere procentdel vil blive betalt til et højere beløb.

Og selv om mange interne faktureringsteams er funktionelle, sikrer karakteren af medicinsk fakturering, at de fleste teams gradvist vil miste deres nøjagtighed og hastighed, efterhånden som reglerne ændres, hvilket alt sammen vil koste din virksomhed, enten i timer betalt for omskoling eller tabt indtægt.

PRO #2

Enklere journalføring for travle læger

Fakturaafdelinger er meget komplekse og svære at organisere; outsourcing lægger denne byrde på en dedikeret tredjepart.

En anden væsentlig og konkret fordel ved outsourcing er den lette journalføring og arkivering. Mange praksis oplever problemer med at organisere alle deres filer, hvad enten det drejer sig om finansielle optegnelser eller rekvisitionsformularer. Lægger man mere komplekse ting som f.eks. sagsdigitalisering ind, kan man begynde at få mere alvorlige problemer.

Dette skyldes, at faktureringsteams ikke er tydeligt uddannet i ordentlige dataorganiseringssystemer, og at filorganisering er underprioriteret.

Revisioner er betydeligt lettere, uanset om de er eksterne eller interne. Medicinske faktureringsvirksomheder arbejder under meget strengere organisatoriske principper og retningslinjer end de fleste kontorer gør. I de fleste tilfælde kan du være sikker på, at de vil kunne få adgang til alle de oplysninger, der er nødvendige for en revision.

Du vil også nemt kunne få adgang til alle andre oplysninger, du måtte have brug for til udarbejdelse af rapporter, eller blot data, du måtte ønske til gennemgang.

Også opfølgningstiden reduceres, og sandsynligheden for, at krav bliver indgivet uretmæssigt, mindskes. En anden måde, hvorpå dette direkte påvirker din praksis, er, at klinikere og medicinsk personale kan få mere pålidelig adgang til patientoplysninger, når det er nødvendigt. Plus at patientoplysninger, der er relevante for fakturering, kan tilgås mere regelmæssigt i hele praksis som helhed.

PRO #3

Reducerede omkostninger til kontorforvaltning

Fakturaafdelinger kræver mange kontorressourcer og komplicerer den generelle kontorfunktion. Outsourcing fjerner disse komplikationer.

Den sidste generelle fordel, som du kan forvente, når du outsourcer, er, at din kontorforvaltning bliver meget lettere. Med outsourcet medicinsk fakturering høster du følgende fordele:

• Flere personer skal bogføres
• Mindre lønoplysninger skal behandles
• Mindre plads og teknologi skal der tages hånd om
• Flere individuelle personligheder skal der redegøres for under procedurer på tværs af afdelinger

Dette vil have en tendens til at påvirke din praksis på alle niveauer, fra kontoradministration til depotgebyrer til menneskelige ressourcer. Færre mennesker under din varetægt betyder færre ting, der kan gå galt.

Sær når faktureringsafdelinger bliver ret store, bliver mængden af kompleksitet og tilsyn vanskelig at styre. Outsourcing slipper meget direkte af med denne kompleksitet og kan bringe ny lethed og enkelhed ind i hverdagen i din praksis.

Det kan forbedre relationerne og strømline praksis på alle niveauer. Selv om denne effekt synes marginal, bør den ikke overses, og den kan ofte have en forstærkende effekt på din praksis’ produktivitet.

Konsekvenser ved outsourcing af din medicinske fakturering

De største ulemper ved outsourcing er sunk cost og manglende kontrol. Selv om der også er et par andre mindre aspekter at overveje.

KON #1

Sunk cost in Staff Training Makes Outsourcing Illogical

Udgifterne til uddannelse af dit faktureringsteam er effektivt “sunk”, hvis du vælger at outsource.

Sunk cost refererer til det faktum, at du allerede har brugt tid på at uddanne og betale faktureringspersonale til at udføre deres arbejde. Disse omkostninger er i realiteten “sunk”, når du vælger at outsource, de bliver ugyldige og irrelevante for din praksis’ fremtid.

Dette kan være meget frustrerende og vanskeligt, når du skal træffe din beslutning, men du kan analysere det på en enkel måde ved at se på omkostningerne. Det er nyttigt at overveje, hvor meget du har brugt på at uddanne og bringe dine medarbejdere op på deres nuværende niveau. Samt notere deres nuværende præstationsniveau.

Spørg dig selv – “Hvornår bliver omskoling nødvendig?”

Det kan være, at du på dit område ikke forventer nye teknologier eller faktureringsændringer inden for den nærmeste fremtid. Uddannelsen af dit personale var forbundet med en betydelig udgift, men har givet pote i form af inddrivelser over gennemsnittet. Hvis det er tilfældet, kan det måske ikke betale sig for dig at outsource på nuværende tidspunkt. Det er dog kun få praksis, der befinder sig i en så heldig situation.

CON #2

Mindre tilsyn med den daglige drift betyder, at du har mindre daglig kontrol

In-house teams giver mulighed for nemt at føre tilsyn med alle aspekter af faktureringsprocessen; outsourcing kræver, at du opgiver noget tilsyn og kontrol.

Overvågning kan være en byrde for nogle praksis på grund af de ressourcer, det kræver. Men for nogle kan det være en fordel at kunne føre klart tilsyn med deres faktureringsafdelinger.

Strikt tilsyn kan give dig mulighed for at få hurtig feedback på forespørgsler i forbindelse med faktureringsprocessen og forstå præcis, hvor du står på hvert trin i processen. For nogle kan dette skærpede tilsyn være direkte forbundet med højere indtægter. For andre kan det blot være en præference for at have daglig ledelsesmæssig kontrol.

Hvis dit kontor forvaltes meget effektivt, og du oplever få eller ingen gnidninger, når det gælder den daglige drift af din faktureringsafdeling, kan det ende med at være lettere for dig at beholde dit interne team. Og hvis du blot har en ledelsesstil, der foretrækker et mere grundigt tilsyn, giver outsourcing måske ikke den samme tryghed, som den giver andre.

I sidste ende skal din beslutning være baseret på mere end blot tal for at afgøre, hvad der er det rigtige for dig.

KON #3

Temporært forsinket vækst i indtægter vist på nettoinddrivelser

Når du outsourcer, begynder du at betale med det samme, men dine indtægter stiger over tid, hvilket betyder, at dine nettoinddrivelser kan være lavere i en periode.

Når du vælger at outsource, betaler du for de outsourcede faktureringstjenester fra dag ét. Det betyder, at din indtægt sandsynligvis vil falde, selv med dine lavere overheadomkostninger.

Din bruttoindtægt vil i langt de fleste tilfælde ende med at blive højere inden for et år efter outsourcing. Men du kan have nogle tidsfølsomme bekymringer, der kræver en stabil indtægt i et bestemt tidsrum. Under disse omstændigheder vil outsourcing af din fakturering skabe problemer inden for denne tidsramme og bør udskydes, indtil du er klar til at indgå denne forpligtelse.

CON #4

Kan skabe potentielle problemer med HIPAA-reglerne

Informationer, der skifter hænder oftere, betyder flere muligheder for HIPAA-overtrædelser.

I teorien er der større sandsynlighed for brud på HIPAA-reglerne, hvis dine medicinske oplysninger sendes flere steder hen.

I praksis berører dette et usædvanligt lille antal praksis, da alle medicinske faktureringspraksis bør være veludrustede til at håndtere medicinske oplysninger på en måde, der følger HIPAA-reglerne. Ikke desto mindre kan denne overvejelse være relevant for nogle praksis at overveje.

Hvilke praksis bør holde sig væk fra outsourcing?

Outsourcing vil i det mindste have nogle fordele for alle praksis. Og derfor giver det god mening for enhver praksis at overveje outsourcing på et eller andet tidspunkt. Der er dog nogle praksis, som absolut bør vente med at outsource. Centralt blandt disse er:

Praksis med tidsbegrænsninger i forhold til at sammenligne muligheder

Afvejning af dine muligheder tager tid, og ikke alle faktureringstjenester er lige gode. Hvis du ikke har tid, er det bedst at vente.

Valg af en outsourcing-tjeneste kræver, at du gennemgår forskellige muligheder, kontakter dem og fuldt ud forstår deres tjenester, sammenligner priser osv. Hvis du ikke har midlerne eller tiden til at gøre dette lige nu, bør du ikke kaste dig ud i at outsource din medicinske fakturering uden at lave research.

Det er vigtigt at outsource din fakturering til et firma, der fuldt ud forstår din praksis unikke karakteristika. Outsourcing til en praksis, der er sub-par, eller som simpelthen ikke passer til dine behov, kan ende med at koste dig i det lange løb, så sørg for at vide, hvad du går ind til. Og hvis du ikke har tid til at gøre dette, er det bedre at vente.

Praksis, der allerede har et fremragende, veluddannet faktureringsteam

Hvis dine indtægter allerede er tilfredsstillende og ligger på en høj procentdel, kan outsourcing give et aftagende udbytte.

Outsourcing kan være irrelevant for dig, hvis dit faktureringsteam er veluddannet, ajourført inden for deres område og har en dokumenteret historik med et højt afkast med 70 % eller mere af de betalte krav.

Dette gælder især, hvis dit afkast er betydeligt over 70 %. Selv i dette tilfælde ville det dog være godt at overveje outsourcing på et tidspunkt i fremtiden. Praksis i denne situation kan være i en situation med faldende afkast.

Praksis, der kræver direkte tilsyn med deres faktureringsprocesser

Hvis det skyldes personlige præferencer eller en bestemt situation, du befinder dig i, vil outsourcing være et problem, hvis du har brug for direkte tilsyn.

Hvad enten du er involveret i kontorledelse eller er praktiserende læge, foretrækker nogle mennesker direkte tilsyn med så mange processer som muligt. Selv om de fleste mennesker har en tendens til at bekymre sig mere om indtægter end om mindre ulemper som disse, hvem er vi så til at fortælle dig, at du ikke kan drive din praksis, som du ønsker?

Og selv om outsourcing vil have en tendens til at øge indtægterne, betyder det ikke, at det er det rigtige for alle.

Hvilken praksis bør absolut outsource?

Praksis med tid til at overveje deres muligheder

Hvis du ved, at outsourcing vil være en fordel for dig, er tiden den største hindring. Hvis du har tid til at afveje dine muligheder, skal du begynde at kigge i dag.

Det kan være en mangefacetteret og kompleks proces at finde nogen at outsource med, og der er mange ting at overveje. Hvis du kender andre udøvere, der outsourcer, så drøft med dem deres hidtidige erfaringer. Saml indsigt om, hvem de arbejder sammen med, hvad der virker, og hvad der ikke virker. Det er vigtigt at have en god forståelse af, hvad du leder efter, når du outsourcer, så du ikke kommer ud for overraskelser i processen.

Generelt kan det være nyttigt at gribe diskussioner med medicinske faktureringsfirmaer an på samme måde, som du griber jobsamtaler an: Find ud af, hvad de kan gøre for dig, afvej deres fordele og ulemper, og find ud af, hvem der kommer ud på toppen. Alt dette tager tid, men hvis du har den tid, kan du forvente betydelige forbedringer.

Du har brug for et indtægtsboost til din praksis

Outsourcing er næsten garanteret at øge indtægterne. Hvis du har problemer med dine indtægter, kan outsourcing være dit bedste valg.

Det er desværre ikke ualmindeligt, at praktiserende læger oplever et meget lavt afkast for deres arbejde på grund af vanskeligheder i faktureringsprocessen.

Generelt er det godt for dig at forsøge at diagnosticere, hvorfor du mister indtægter. Overvej hvilke procedurer og betalere, der ikke er lukrative, og hvad du kan gøre for at ændre det.

Hvad årsagerne end måtte være, kan de fleste årsager til lave indtægter korrigeres ved outsourcing. Hvis du oplever, at dine indtægter er lave på grund af forkert indleverede krav, skrivefejl, utidig indlevering eller fejl som følge af CPT- og ICD-10-opdateringer, kan du forvente, at outsourcing vil øge dine indtægter.

Tager du en beslutning mellem intern og outsourcet medicinsk fakturering

Outsourcing af din medicinske fakturering er skræddersyet til dig, hvis du ønsker at øge dine indtægter, reducere rodet på dit kontor og strømline din arkivering. Hvis du derimod finder ud af, at du trives i et miljø, hvor du har stor kontrol og viden om faktureringsprocessen, eller hvis du bare ikke har tid til at gennemgå dine muligheder lige nu, bør du enten udskyde din beslutning om at outsource eller fortsætte med at håndtere din praksis, som den er i øjeblikket.

Det er komplekst at vælge at outsource, og du bør overveje alle dine muligheder. Fordelene ved outsourcing er klare og ønskelige, men du bør bestemt ikke kaste dig gennem processen uden at tjekke forskellige praksisser og forstå præcis, hvad du ønsker at få ud af outsourcingprocessen.