Päällikkönä sinulla on paljon asioita hoidettavana, mukaan lukien työntekijöistäsi ja heidän päivittäisistä aikatauluistaan huolehtiminen.
Joskus voi olla hankalaa osata aikatauluttaa työntekijät tehokkaasti. Haluat, että kaikki ovat tyytyväisiä ja että kaikki työvuorot on katettu samaan aikaan.
Miten voit varmistaa, että teet sen niin kuin pitääkin, kun huolehdit kaikista muista tekijöistä?
Lue lisää saadaksesi tietoa joistakin tavoista, joilla voit tehdä työntekijöidesi aikatauluttamisesta saumatonta ja helppoa, jotta voit keskittyä varsinaiseen tehtävään.
Edistä avoimuuden ilmapiiriä
Joskus aikatauluristiriitoja syntyy, kun työntekijät ovat liian arkoja kertomaan esimiehilleen tapaamisista tai muista tapahtumista, jotka voivat estää heitä tulemasta töihin. Kun ihmiset eivät kerro esimiehelleen suunnitelmistaan, syntyy kaoottinen ilmapiiri.
Taistellaksesi tätä ongelmaa anna työntekijöidesi tietää, että he voivat kertoa sinulle kaikista suunnitelmistaan etukäteen.
Siten varmistat, että voit siirtää työvuoroja tarpeen mukaan, jotta voit varautua aikataulumuutoksiin.
Kun työntekijäsi tuntevat olonsa mukavaksi kertoa sinulle, etteivät he ole tavoitettavissa, aikataulujen muuttaminen helpottuu huomattavasti. Jos työntekijät eivät ilmoita sinulle, jos he tarvitsevat vapaata, eivätkä saavu paikalle, voit jäädä ilman ketään, joka voisi tuurata heidän työvuoroaan.
Varmista, että kaikki tietävät, että on okei pyytää vapaata silloin tällöin. Kun luot avoimien ovien politiikan, ihmiset ovat avoimempia ja rehellisempiä, kun heidän täytyy jättää työvuoro väliin.
Kokeile kahden viikon aikataulua
Sen sijaan, että yrität aikatauluttaa työntekijäsi viikoittain, katso sen sijaan kahden viikon aikataulua eteenpäin. Tämä kahden viikon aikaväli antaa kaikille paljon paremman aikataulun, jos he joutuvat pitämään vapaata.
Kun olet laatinut kahden viikon aikataulun, kaikkien pitäisi nähdä se postitettuna. Näin työntekijät voivat tehdä muutoksia hyvissä ajoin etukäteen, jos he joutuvat jättämään päivän väliin.
Kahden viikon aikataulusuunnitelma auttaa avaamaan viestintälinjat. Se helpottaa myös sinua esimiehenä, koska näet suunnitelmat paljon pidemmälle etukäteen.
Käytä suurta kalenteria, ilmoitustaulua tai liitutaulua aikataulun kiinnittämiseen paikkaan, jossa kaikki näkevät sen. Täydennä tätä lähettämällä kahden viikon aikataulu sähköpostitse kaikille, jotta kukaan ei voi sanoa, ettei ollut tietoinen siitä.
Miten aikatauluttaa työntekijät tehokkaasti ohjelmistojen avulla
Työntekijöiden aikatauluttaminen on paljon helpompaa kuin ennen vanhaan. Onneksi uusien sovellusten ja ohjelmistojen avulla voit syöttää tiedot verkossa ja luoda yleispätevän aikataulun, jonka kaikki näkevät.
Voit kokeilla tätä ohjelmistoa, jolla voit pitää kaikki aikataulutiedot yhdessä keskitetyssä paikassa. Nopeat päivitykset ohjelmiston kautta auttavat tekemään muutoksista helppoa.
Aikatauluohjelmiston avulla voit mukauttaa aikavälejä, päivämääriä ja muita tietoja nopeasti ja virtaviivaisesti. Anna jokaiselle työntekijälle pääsy aikatauluun verkossa, jotta he voivat helposti vilkaista sitä nopeasti aina halutessaan.
Ohjelmiston avulla sinun ei enää tarvitse huolehtia tietojen raapustamisesta paperille. Kirjaudu vain sisään, tee muutokset ja tallenna ne tarvittaessa.
Joissakin aikataulutusohjelmissa on jopa integroitu kello. Näin voit seurata tehtyjä työtunteja palkanlaskentaa varten, ja voit yhdistää yrityksesi kaikki osa-alueet yhteen ainoaan helppokäyttöiseen ohjelmaan.
Tarkista henkilöstömääräsi
Jos mietit, miten aikatauluttaa työntekijät tehokkaasti, kaikki voi olla kiinni nykyisestä henkilöstömäärästäsi. Jos esimerkiksi huomaat, että jokaisen työvuoron kattaminen on yhä vaikeampaa, saattaa olla aika palkata uusia työntekijöitä.
Tarkastele tarkkaan aiemmin laatimiasi aikatauluja. Jos huomaat, että työvuoroissa on aukkoja tai vaikeuksia saada ihmisiä täyttämään niitä, kannattaa ehkä harkita uuden työntekijän tai kahden palkkaamista.
Jos nykyinen henkilökuntasi on ylikuormittunut, se voi kostautua pahasti. Varmista, että jokainen saa haluamansa ja tarvitsemansa tunnit ilman, että heitä painostetaan liikaa.
Suunnitteluristiriidat voivat tehdä yrityksen johtamisesta entistä stressaavampaa, joten varmista, että sinulla on tarvittava henkilöstömäärä, jotta pystyt kattamaan jokaisen minuutin. Harkitse kokouksen pitämistä nykyisten työntekijöidesi kanssa, jotta näet, mikä heidän tilanteensa on.
Luo toimintatapa ja pidä siitä kiinni
Yksi parhaista ja tehokkaimmista tavoista käsitellä aikataulukysymyksiä on luoda yrityksen toimintatapa ja sitten pitää siitä kiinni kaikkien työntekijöiden osalta. Jos aikataulumuutoksesta on ilmoitettava etukäteen, kerro kaikille, että kaikki muutokset on tehtävä tiettyyn kellonaikaan mennessä ja tiettynä viikonpäivänä.
Vapaa-aikaa koskevissa asioissa pyydä työntekijöitä täyttämään pyyntö ja anna heille tietty vähimmäismäärä päiviä etukäteen. Kerro heille, että jos he eivät laita vapaa-ajanpyyntöä käytäntöjen mukaisesti, se voidaan evätä.
Tietyissä aikataulumuutoksissa on tietysti aina poikkeuksia. Tiukka käytäntö luo kuitenkin puitteet ja suuntaviivat, joiden avulla kaikki pysyvät samalla sivulla, kun on kyse aikataulupäivityksistä.
Tee aikatauluttamisesta helppoa
Nyt kun tiedät enemmän siitä, miten aikatauluttaa työntekijät tehokkaasti, sen pitäisi tehdä hallinnoinnista paljon virtaviivaisempi prosessi. Luo käytäntöjä, tarkista henkilöstömäärät ja käytä aikataulutusohjelmistoja, jotta kaikki ovat samalla sivulla.
Kun aikataulutusprosessiisi tehdään muutama päivitys, kaikkien seuranta helpottuu ajan myötä.
Jos etsit tapoja kasvattaa ja lisätä lisäarvoa yrityksellesi, vieraile verkkosivuillani jo tänään!
Jos etsit tapoja kasvattaa ja lisätä arvoa yrityksellesi, käy verkkosivuillani jo tänään!