Como gerente, tiene muchas cosas de las que ocuparse, incluyendo el cuidado de sus empleados y sus horarios diarios.
A veces, puede ser difícil saber cómo programar a los empleados de forma eficaz. Usted quiere que todos estén contentos y tener todos sus turnos cubiertos al mismo tiempo.
¿Cómo puede asegurarse de que lo está haciendo de la manera necesaria mientras se preocupa por todos los demás factores?
Siga leyendo para conocer algunas maneras de hacer que la programación de sus trabajadores sea fluida y fácil para que pueda centrarse en la tarea que tiene entre manos.
Fomente un ambiente de apertura
A veces, los conflictos de programación ocurren cuando los empleados son demasiado tímidos para decirle a sus gerentes acerca de las citas u otros eventos que podrían impedirles venir a trabajar. Cuando las personas no le comunican a su gerente sus planes, se crea un ambiente caótico.
Para combatir este problema, haga saber a sus empleados que pueden comunicarle cualquier plan que tengan por adelantado.
Esto asegurará que usted pueda mover los turnos según sea necesario para ayudarle a prepararse para los cambios de horario.
Cuando sus trabajadores se sienten cómodos diciéndole que no estarán disponibles, hace que el cambio de horarios sea mucho más fácil. Si no le informan de que necesitan tiempo libre y no se presentan, podría quedarse sin nadie que cubra su turno.
Asegúrese de que todos saben que está bien pedir tiempo libre de vez en cuando. Cuando se crea una política de puertas abiertas, la gente será más abierta y honesta cuando necesiten faltar a un turno.
Intente un horario de dos semanas
En lugar de tratar de programar a sus empleados sobre una base semanal, mire hacia adelante en un horario de dos semanas en su lugar. Esta ventana de dos semanas dará a todos un marco de tiempo mucho mejor si necesitan tomar tiempo libre.
Una vez que desarrolle el horario de dos semanas, todos deberían poder verlo publicado. Esto permitirá a los empleados hacer cambios con mucha antelación si necesitan perder un día.
Un plan de programación de dos semanas ayuda a abrir las líneas de comunicación. También le facilita las cosas a usted, como gerente, ya que puede ver los planes con mucha más antelación.
Utilice un calendario grande, un tablón de anuncios o una pizarra para colocar el horario en un lugar donde todos puedan verlo. Complemente esto enviando a todo el mundo un correo electrónico con el horario de dos semanas para que nadie pueda decir que no estaba al tanto.
Cómo programar a los empleados de forma eficaz a través del software
Programar a los empleados es mucho más fácil que en los días de antaño. Afortunadamente, las nuevas aplicaciones y programas de software le permiten introducir la información en línea y crear un horario universal que todos pueden ver.
Puede probar este software para mantener toda la información de programación en un lugar central. Las actualizaciones rápidas a través del software ayudan a que los cambios sean una brisa.
El software de programación le permite ajustar las franjas horarias, las fechas y otra información de una manera rápida y ágil. Proporcione a todos los empleados acceso al horario en línea para que puedan echarle un vistazo rápido siempre que lo deseen.
Con el uso del software, ya no tendrá que preocuparse de garabatear la información en papel. Simplemente inicie sesión, realice los cambios y guárdelos cuando los necesite.
Algunos programas de software de programación incluso incluyen un reloj de tiempo integrado. Esto le permite realizar un seguimiento de las horas trabajadas para fines de nómina y puede reunir todas las facetas de su negocio en un solo programa para facilitar su uso.
Compruebe su dotación de personal
Si se pregunta cómo programar a los empleados de manera efectiva, todo podría reducirse a sus niveles de personal actuales. Por ejemplo, si ve que cada vez es más difícil cubrir todos los turnos, podría ser el momento de contratar a nuevas personas.
Eche un vistazo a los horarios que ha elaborado en el pasado. Si observa un patrón de vacíos o dificultad para conseguir que la gente los cubra, es posible que quiera considerar una o dos nuevas contrataciones.
Si su personal actual está sobrecargado de trabajo, puede ser contraproducente. Asegúrese de que todo el mundo está recibiendo las horas que quieren y necesitan sin presionarlos demasiado.
Los conflictos de programación pueden hacer que la gestión de un negocio sea más estresante, así que asegúrese de que tiene el nivel de personal que necesita para cubrir cada minuto. Considere la posibilidad de tener una reunión con sus empleados actuales para ver cuál es su situación.
Cree una política y cúmplala
Una de las mejores y más efectivas maneras de manejar los problemas de horarios es crear una política de la empresa y luego mantenerla para todos los empleados. Si necesita que se le notifique un cambio de horario con antelación, haga saber a todo el mundo que todos los cambios deben hacerse a una hora determinada y en un día concreto de la semana.
Cuando se trate de tiempo libre, haga que los empleados rellenen una solicitud y déles un número mínimo de días de antelación. Hágales saber que si no presentan su solicitud de tiempo libre según la política, ésta podría ser denegada.
Por supuesto, siempre habrá excepciones para ciertos cambios de horario. Sin embargo, una política estricta creará un marco y directrices que mantendrán a todos en la misma página cuando se trata de actualizaciones de programación.
Haga que la programación sea fácil
Ahora que sabe más sobre cómo programar a los empleados de manera efectiva, debería hacer que la gestión sea un proceso mucho más ágil. Cree políticas, compruebe los niveles de su personal y utilice un software de programación para que todo el mundo esté en la misma página.
Con unas pocas actualizaciones de su proceso de programación, hacer un seguimiento de todo el mundo debería ser más fácil con el tiempo.
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