Hi All,
Jak wiecie, istnieją dwa ważne scenariusze integracji w funkcji finansowej, jeden to 'Order to Cash’ (integracja Financial – Sales&Distribution), a drugi to 'Procure to Pay’ (integracja Financial – Material Management).
Wprowadziłem 'Order to Cash’ w moim ostatnim wpisie na blogu (adres URL można znaleźć na dole tego wpisu). W tym wpisie przejdę przez prosty proces „Procure to Pay” w systemie S/4 HANA. Proszę pamiętać, że jest to tylko proste wprowadzenie, „Procure to Pay” ma wiele przydatnych funkcji, które nie są ujęte w tym wpisie.
Wyobraź sobie scenariusz, jest firma handlująca żywnością i ich klient właśnie zadzwonił do nich, aby kupić 50 worków ryżu. Ale firma handlowa stwierdza, że nie ma wystarczających zapasów. Więc decydują się na zakup 100 worków ryżu od swojego sprzedawcy i zapłacą pieniądze sprzedawcy po otrzymaniu towarów.
Jako przewodnik krok po kroku, będę utrzymywał niezbędne obiekty dla firmy handlowej i sprzedawcy od początku, a następnie uruchomię proces „Procure to Pay”. Proszę pamiętać, że wszystkie kroki i dane są oparte na istniejących konfiguracjach systemu, różne systemy mogą wymagać różnych prac/kroków.
Krok 1: Zdefiniuj organizację zakupu
Jedna firma może mieć więcej niż jedną organizację zakupu, różne organizacje zakupu biorą odpowiedzialność za zakup różnych materiałów lub usług.
Kod transakcji: OX08
Możemy użyć przycisku 'Nowe wpisy’, aby utworzyć nową organizację zakupu.
W tym wpisie na blogu użyjemy organizacji zakupu 'ZJC0′.
Krok 2: Zdefiniuj Grupę Zakupu
’Grupa Zakupu’ będzie używana w materialnych danych głównych.
Kod transakcji: OME4
Możemy użyć przycisku 'Nowe wpisy’, aby utworzyć nową grupę zakupu.
W tym wpisie na blogu, użyjemy organizacji zakupu 'ZJC’.
Krok 3: Zdefiniuj zakład
Kod transakcji: OX10
Możemy użyć przycisku 'Nowe wpisy’, aby utworzyć nowy zakład.
W tym wpisie na blogu użyjemy zakładu 'ZJP1′.
Po utworzeniu zakładu, powinniśmy przypisać informacje o miejscu przechowywania do zakładu.
Transaction Code: OX09
Krok 4: Utrzymanie głównych danych FI dla sprzedawcy
Przed utworzeniem partnera biznesowego z rolami sprzedawcy, powinniśmy utrzymać główne dane FI dla nowego sprzedawcy.
a. Firma
Ścieżka: SPRO-Enterprise Structure-Financial Accounting-Define company
Company 'ZJC3′
b. Kod firmy
Ścieżka: SPRO-Sstruktura przedsiębiorstwa-Rachunkowość finansowa-Edytuj, Kopiuj, Usuń, Sprawdź Kod firmy
Kod firmy 'ZJC3′
c. Konto uzgadniania
Kod transakcji: FS00
Powinniśmy utworzyć nowe konto uzgadniania dla sprzedawcy w ramach kodu firmy.
W tym wpisie na blogu konto uzgadniania to „100100”. Jako konto uzgadniające sprzedawcy, w polu „Recon. Account for Acct Type” powinno wybrać pole „Vendors”.
Krok 5: Utrzymanie danych sprzedawcy
Jak wspomniano w moim ostatnim wpisie na blogu, nie ma oddzielnego kodu transakcji (TCODE) do utrzymania danych klienta i sprzedawcy w systemie S/4 HANA, rzeczy te zostały przeniesione do Business Partner (BP). Powinniśmy stworzyć nowego Business Partnera z rolami Vendor (FLVN00, FLVN01) dla tego sprzedawcy.
Transaction Code: BP
Proste kroki:
a. Utwórz nową organizację
b. Wybierz rolę klienta FLVN01 z listy ról.
Wybierz przycisk 'Zakupy’ z prawego górnego ekranu.
Utrzymaj dane 'Organizacji Zakupów’ w wyskakującym ekranie.
W moim teście wygląda to jak na poniższym zrzucie ekranu.
Dane w zakładkach powinny być utrzymywane w oparciu o wymagania. Zapisz zmiany po zachowaniu danych.
c. Z listy ról wybierz rolę FI Klient FLVN00.
Wybierz przycisk 'Kod firmy’ z prawego górnego ekranu.
Używając kodu firmy i konta uzgadniającego, które utworzyliśmy w kroku 4 w wyskakującym ekranie.
Krok 6: Utrzymanie wzorca materiałowego
Jak wspomniano, firma handlująca żywnością kupi 10 worków ryżu od sprzedawcy. Powinniśmy utworzyć główne dane materiałowe dla ryżu.
Kod transakcji: MM01
Utrzymanie głównych danych materiałowych może być dużą pracą. Istnieje wiele pól mogą być używane w MM01 do spełnienia wymagań biznesowych. W tym wpisie na blogu, będę korzystać z najbardziej podstawowych funkcji do utrzymania materiałów master data.
a. Wybierz sektor przemysłu i typ materiału
b. Wybierz widoki
c. Wprowadzić dane na poziomie organizacji, korzystając z danych, które utworzyliśmy w poprzednich krokach.
d. Zachowaj dane podstawowe w zakładce 'Dane podstawowe 1′.
Jednostka miary: BAG
Informacja o wadze:
e. Prowadzenie danych o zakupach w zakładce 'Zakupy’
f. Utrzymanie informacji o cenach w zakładce 'Księgowość 1′.
To tylko przykład.
Po kliknięciu przycisku 'Zapisz’, system może nas poprosić o utrzymanie wartości innych pól, wynika to z istniejących konfiguracji systemu.
Krok 7: Link The Objects
Po utworzeniu obiektów, powinniśmy utrzymać relacje między nimi. Proszę dokładnie sprawdzić przypisania i upewnić się, że wszystkie obiekty, które właśnie zostały utworzone, zostały połączone poprawnie, zanim rozpoczniemy proces „Procure-to-Pay”. W procesie 'Order to Cash’ pojawią się różne komunikaty o błędach, jeśli powiązania nie będą utrzymywane prawidłowo.
Przypisania można dokonać w ścieżce: SPRO-Enterprise Structure-Assignment
a. Przydziel kod firmy do firmy
b. Przypisz zakład do kodu firmy
c. Przypisać organizację zakupową do kodu firmy
d. Przypisz organizację kupującą do zakładu
Krok 8: Utwórz zamówienie zakupu
Możemy utworzyć zamówienie zakupu na podstawie zamówienia zakupu lub możemy utworzyć zamówienie zakupu bezpośrednio. Jest to zależne od różnych wymagań.
Kod transakcji: ME51N
Wprowadź niezbędne pola (pozycja, materiał, ilość, grupa zakupowa, zakład, itd.)i zapisz zmianę. Następnie zostanie utworzone nowe zamówienie zakupu.
Strategię wydania pozycji można znaleźć w zakładce 'Strategia wydania’. Należy pamiętać, że różne systemy mogą mieć różne strategie wydawania.
Przykład:
Zanim będziemy mogli użyć rekwizycji zakupu do utworzenia zamówienia zakupu, powinniśmy się upewnić, że pozycja została wydana.
Kod transakcji: ME55
Krok 9: Utworzenie zamówienia zakupu
Kod transakcji: ME21N
Jak wspomniano, utworzymy zamówienie zakupu na podstawie zamówienia zakupu, które utworzyliśmy w kroku 8.
a. Kliknij przycisk „Przegląd dokumentów włączony” w lewym górnym rogu ekranu (jeśli pokazuje przycisk „Przegląd dokumentów wyłączony”, zignoruj ten krok)
b. Wybierz 'Zamówienia zakupu’ z listy
Wprowadź numer dokumentu zamówienia zakupu na nowym ekranie i kliknij przycisk 'Wykonaj’.
Przeciągnij numer zamówienia zakupu do etykiety 'Koszyk’.
c. Dane poziomu nagłówka
Wprowadź numer sprzedawcy i inne dane organizacji, które utworzyliśmy w poprzednich krokach.
d. Dane poziomu pozycji
Należy również wypełnić pole „Zakład”.
W tym wpisie używam wartości „K” (Centrum kosztów) w polu „Account Assignment Cat.”, wartość ta powinna zostać zmieniona w oparciu o różne wymagania.
e. Dane szczegółowe pozycji
Po utworzeniu nowej pozycji linii, powinniśmy również zachować dane szczegółowe pozycji linii dla tej pozycji.
Karta 'Account Assignment’:
Jako że używamy 'K’ (Centrum kosztów) jako 'Account Assignment Cat.’ dla pozycji linii, pola w tej karcie powinny być wypełnione. Kontrola powiązanej konfiguracji jest poza zakresem tego wpisu, przedstawię ją w innym wpisie na blogu.
Zakładka 'Potwierdzenia’:
Zanim będziemy mogli utworzyć dokument dostawy przychodzącej, pozycja powinna zostać potwierdzona w zamówieniu zakupu. Kontrola potwierdzeń jest oparta na dostosowywaniu.
Po zakończeniu zmian, możemy kliknąć przycisk „Zapisz” i nowe zamówienie zakupu zostanie utworzone.
Krok 10: Create Inbound Delivery
Transaction Code: VL31N
Jak wspomniano w kroku 9, pozycja w ramach zamówienia zakupu powinna zostać potwierdzona, zanim będziemy mogli utworzyć dostawę przychodzącą na podstawie zamówienia zakupu.
a. Wprowadzić informacje „Vendor” i „Purchase Order” oraz sprawdzić wartość „Delivery Date”. Kliknąć przycisk 'Kontynuuj’, aby przejść do następnego ekranu.
b. Wypełnij pole 'Ilość dostawy’, sprawdź inne pola i zapisz zmiany.
Krok 11: Utwórz dobry paragon
W tym teście, zanim utworzymy dobry paragon dla zamówienia zakupu, powinniśmy utrzymać pozycję zamówienia zakupu do dostawy kompletnej.
Kod transakcji: ME22N
Zaznaczamy checkbox 'Deilv Compl.’ i zapisujemy zmianę.
Kod transakcji: MIGO
Wybieramy z list rozwijanych 'Przyjęcie towaru’ i 'Zamówienie zakupu’. Wypełniamy puste pole po prawej stronie numerem zamówienia zakupu, które utworzyliśmy w kroku 9.
Wprowadzamy informacje o materiale w zakładce 'Materiał’.
Wprowadzamy wartość ilości w zakładce 'Ilość’.
Wprowadzamy wartość zakładu w zakładce 'Gdzie’.
W tym wpisie na blogu użyję typu ruchu '101′.
Po wypełnieniu/zaznaczeniu danych klikamy pole wyboru 'Item Ok’ i klikamy przycisk 'Post’.
Krok 12: Sprawdź fakturę FI
Dokumenty FI zostaną utworzone, gdy utworzymy dobry paragon dla zamówienia zakupu.
Kod transakcji: MIGO
Wybieramy z list rozwijanych „Wyświetl” i „Dokument materiałowy”. Wprowadzenie numeru dokumentu materiałowego utworzonego w kroku 11 w pustym polu.
Kliknięcie przycisku 'Dokumenty FI’.
Informacje o dokumentach FI można znaleźć w wyskakującym okienku.
Możemy dwukrotnie kliknąć numer dokumentu, aby wyświetlić dokument.
Krok 13: Tworzenie potwierdzenia odbioru faktury
Kod transakcji: MIRO
Wprowadź „Datę faktury” i numer zamówienia zakupu, które utworzyliśmy w kroku 9.
Zaznacz wartości i kliknij przycisk „Opublikuj”.
Dokumenty (dokument MM i Faktura A/P) zostaną utworzone, jeśli nie wystąpi problem w księgowaniu.
Dokument można wyświetlić za pomocą kodu transakcji MIR4.
Kliknij przycisk 'Dokumenty uzupełniające’, wyświetli się faktura A/P z korespondencją.
Jeśli faktura A/P nie jest rozliczona (nie skonfigurowano płatności automatycznej) to należy rozliczyć fakturę za pomocą kodu transakcji F-53 (’Zaksięguj płatność wychodzącą’).
Po pomyślnym zakończeniu księgowania, w powiązanym zamówieniu zakupu pojawi się zakładka 'Historia zamówienia’, możemy ją sprawdzić kodem transakcji ME23N.
Podsumowanie
W tym wpisie na blogu, przechodzimy przez prosty proces 'Procure to Pay’ od budowania danych głównych (’Organizacja Zakupu’, 'Grupa Zakupu’, 'Zakład’, 'Firma’, 'Kod Firmy’, 'Partner Biznesowy’) i danych transakcyjnych (dokumenty) od początku. Zalecam samodzielne wykonanie konfiguracji i księgowań, pomoże to lepiej zrozumieć proces przetwarzania 'Procure to Pay’.
Mój wpis na blogu wprowadzający do prostego procesu 'Order to Cash’ można znaleźć pod poniższym adresem URL:
https://blogs.sap.com/2020/03/02/step-by-step-to-run-a-simple-order-to-cash-process/#
.