Mange fakultetsmedlemmer fokuserer deres karriere på undervisning og forskning og overvejer slet ikke akademisk ledelse. Selv om min forskningsmentor valgte livet som administrator, kan jeg ikke fortælle dig, at jeg nogensinde havde forestillet mig selv at gøre det. Det er til dels derfor, jeg skriver denne artikel: for at åbne de kandidatstuderendes og andre fakultetsmedlemmers øjne for sådanne muligheder. Jeg ønsker især at give oplysninger om prodekanens rolle, som ofte synes at blive overset.
Prodekanernes ansvarsområder kan variere, men de omfatter almindeligvis undervisning på bachelorniveau, uddannelse på kandidatniveau, forskning, administration og økonomi samt fakultetsanliggender. Normalt fører en associeret dekan tilsyn med et af disse områder, men nogle gange kan de have tilsyn med flere af dem. For eksempel vil man ofte se én person påtage sig ansvaret for bachelor- og kandidatuddannelse eller kandidatuddannelse og forskning på grund af synergien mellem disse områder.
Hvor meget beslutningskompetence og autonomi en associeret dekan har, afhænger af dekanens ledelsesstil. Associerede dekaner er mellemledere, der arbejder mellem dekanen og de akademiske afdelinger. Dekaner er også mellemledere, men de bruger det meste af deres tid på at se på tingene fra det overordnede, universitetsdækkende perspektiv. I modsætning hertil skal associerede dekaner være effektive til at zoome ind og ud. De skal også være mestre i teambuilding, skabe opbakning og arbejde gennem formænd, fakultetsmedlemmer, administratorer og andre for at gennemføre deres og dekanens visioner.
Roller og ansvarsområder
Så hvad er det helt konkret, en associeret dekan for bacheloruddannelse eller kandidatuddannelse laver? De er ansvarlige for tilsyn og koordinering af alle de programmer og aktiviteter, der støtter rekruttering, uddannelse og fastholdelse af studerende i kollegiet. De arbejder ofte sammen med deres kolleger på andre colleges for at realisere nye akademiske uddannelser og for at sikre, at de støttetjenester, akademiske kurser og uddannelser, som deres college tilbyder, opfylder behovene hos fakultetsmedlemmer og studerende på andre colleges og supplerer deres uddannelser.
For eksempel var et af de mest komplekse og personligt og professionelt tilfredsstillende projekter, som jeg arbejdede på som associate dean of graduate education, oprettelsen af et tværfagligt ph.d.-program inden for en ny disciplin inden for datavidenskab, som involverede fakultetsmedlemmer fra fem forskellige colleges. Jeg arbejdede sammen med et team af interesserede fakultetsmedlemmer inden for vores kollegium for at skrive forslaget til programmet og søgte derefter støtte fra de andre deltagende kollegier.
Når forslaget havde fundet vej gennem den administrative godkendelsesproces – som involverede præsentationer, diskussioner og afstemninger i forskellige udvalg inden for hvert kollegium og på universitetsniveau – hjalp jeg fakultetsteamet med at organisere et universitetstogt for at identificere alle de interesserede kernefakultetsmedlemmer og for at finpudse programmet. Efterfølgende udarbejdede min dekan og jeg et aftalememorandum om den finansielle støtte til dette nye program, som blev drøftet og vedtaget af dekanerne for alle de deltagende colleges.
Arbejdet med dette projekt krævede en stor mængde lytning, teambuilding, tillid og goodwill fra alle sider. Det bedste var at se den første klasse af yderst talentfulde ph.d.-studerende, der blev optaget i programmet, som nu er på femte år, ankomme til campus.
En anden type associeret dekan, associeret dekan for forskning, sikrer, at et college følger bedste praksis i forvaltningen og tilsynet med finansierede forskningsinitiativer og er ansvarlig for at stimulere ny og fortsat forskningsaktivitet. Denne person arbejder sammen med både individuelle og grupper af fakultetsmedlemmer for at hjælpe dem med at realisere deres forskningsdagsordener. De evaluerer ofte foransøgninger og hjælper med at koordinere tværfaglige forskningsforslag med flere hovedforskere, forslag til forskningscentre og uddannelsesbevillinger. Nogle fører tilsyn med prisuddelingsprogrammer, der giver startkapital til nye forskere, små udstyrsbevillinger eller rejsestipendier til kandidatstuderende.
Finally, the associate dean for faculty responsibilities primarily concerned matters affecting faculty roles, such as tenure and promotion. De fører også tilsyn med ansættelser, orienterer nye fakultetsmedlemmer, støtter yngre fakultetsmedlemmer i deres bestræbelser på at sikre fastansættelse og forfremmelse, yder støtte til fakultetet uden fastansættelse, koordinerer aktiviteter til forbedring af fakultetets faglige udvikling og håndterer personaleforanstaltninger for fakultetet.
Det ansvar, der er forbundet med denne rolle, kan være ret krævende. Du kan blive bedt om at undersøge og udarbejde breve om fastansættelse og forfremmelse til din dekan eller at undersøge påstande om fejl og forsømmelser fra fakultetets side. Hvis du vælger at påtage dig en sådan rolle, vil jeg opfordre dig til at udvikle et stærkt personligt og professionelt støttesystem.
Denne rolle kan også være ganske givende. I min embedsperiode som associeret dekan for fakultetsanliggender oprettede jeg det første fakultetsudvalg uden fastansættelse på mit universitet. Udvalget arbejdede sammen om at udvikle materialer og programmer til støtte for sådanne fakultetsmedlemmer, herunder orienteringer for at byde nye ikke fastansatte fakultetsmedlemmer velkommen til vores universitet.
Og uanset deres specifikke rolle arbejder associerede dekaner sammen med andre administratorer, fakultetsmedlemmer og studerende på tværs af universitetet for at sikre, at deres institution er succesfuld i sin mission. Associate deans er ofte formand for relevante udvalg inden for deres college og deltager i udvalg på institutionsniveau.
Udfordringer og belønninger
Af de mange udfordringer, der er forbundet med at være akademisk dekan, er den største at håndtere vanskelige samtaler, som sker oftere, end du måske forventer. Det er derfor vigtigt at have et sundt ego og en god sans for humor. Associerede dekaner har brug for selvtillid og skal tage godt imod kritik og være villige til at erkende deres egne og deres ansattes fejltagelser.
Dertil kommer, at administration virkelig er en forpligtelse 24 timer om dagen, 365 dage om året. Der opstår ofte kriser, og de opstår, når man mindst venter det – efter normal arbejdstid og i weekender og på helligdage.
Det sagt vil du få mulighed for at møde og samarbejde med en bred vifte af energiske, talentfulde og engagerede fakultetsmedlemmer, administratorer, studerende, alumner og andre. Og du vil få en uvurderlig mulighed for at afprøve og skærpe dine leder-, ledelses- og tilsynsevner.
Du vil også få mulighed for at lære, hvordan din institution fungerer. Jeg husker stadig, da registratorens kontor arrangerede et møde for at præsentere mig for dets nøglepersoner. Jeg trådte ind i et stort mødelokale og fandt mig selv siddende sammen med mere end et dusin personer, som hver især havde klart forskellige roller og ansvarsområder. I løbet af de næste fire år fandt jeg ud af, at de var de mest dedikerede, hårdtarbejdende og talentfulde mennesker, jeg nogensinde har mødt, og mine største ressourcer og støtter.
Det bedste af alt er, at du har mulighed for at skabe forandringer i større målestok, end du nogensinde kunne som individuelt fakultetsmedlem. Du vil sandsynligvis blive involveret i ansættelser, undervisnings- og forskningspolitikker, beslutninger om fastansættelse og forfremmelse, nye uddannelser og standarder og procedurer for optagelse, blandt mange andre ting – med andre ord vil du være i stand til at påvirke og forbedre selve strukturen i din institution.
Anbefalinger
Hvilket råd vil jeg give nogen, der overvejer at blive associeret dekan?
Fokuser først på at opnå fastansættelse. Du ønsker ikke at overveje akademisk ledelse, før du har nået dette mål. Som associeret dekan kan du måske fortsætte en vis videnskabelig aktivitet, men bestemt ikke på samme niveau af engagement eller produktivitet, som du havde som fuldtidsansat fakultetsmedlem.
Udvikl et stærkt støttenetværk. Identificer et par personer, der har haft eller har en lignende stilling, og som du har tillid til og respekterer. De behøver ikke nødvendigvis at være på din institution – faktisk er de normalt mere hjælpsomme, når de ikke er det. Det er bedre at have en vis grad af afstandtagen, der holder fokus på problemløsning frem for at deltage i en ventfest, som måske er følelsesmæssigt tilfredsstillende til tider, men bestemt ikke så produktiv.
Få det på skrift. Bed om den støtte, du har brug for, før du tager jobbet, da der ofte sker ændringer i administrationen. Vigtige spørgsmål at overveje omfatter ansættelsesperioden, administrative stipendier, stipendier til faglig udvikling, det grundlag, som fortjeneste vil blive vurderet på, og lignende. Bed på forhånd om et sabbatår i slutningen af din embedsperiode, så du har tid og mulighed for at genetablere dig selv som et produktivt fakultetsmedlem, hvis og når du vælger at vende tilbage til professoratet.
Tag fordel af lokale og nationale muligheder for faglig udvikling. Jeg var heldig, at det øverste ledelsesteam og dekanen på min institution var meget optaget af den faglige udvikling af deres administratorer. Tidligt kunne jeg deltage i et semesterlangt professionelt udviklingsprogram, hvor jeg kunne møde og lære andre administratorer på forskellige niveauer på hele universitetet at kende.
Som en del af denne erfaring fik jeg den uvurderlige mulighed for at modtage anonym, ærlig feedback fra dem, der arbejdede med mig, gennem en 360-graders evaluering, der viste mig, hvor jeg havde brug for at vokse som leder og chef. Da jeg desuden aldrig havde været institutleder, bad jeg om og fik støtte til min deltagelse i en national uddannelseskonference for nye institutledere. Den erfaring gav mig mulighed for at skabe et bredere netværk og hjalp mig til at føle mig mere sikker i min indsats for at støtte formændene på mit kollegium.
Lær alle formændene for afdelingerne på dit kollegium og lederne af dine akademiske støtteenheder at kende. Anerkend, at hver enhed har sin egen kultur. Tag dig tid og gør en indsats for at lære de forskellige enheders kulturer at kende, og gå ikke ud fra, at alle er enige med den måde, som din hjemmeenhed gør tingene på. Vær opmærksom på, at du ikke laver antagelser baseret på din egen kultur, da de kan vise sig at være forkerte. Lyt, lyt, lyt. Vær ikke bange for at stille spørgsmål og lyt virkelig til de svar, du får.
Lad være med at blive for længe i stillingen. Min dekan plejede at sige, at fire år repræsenterede en god periode i enhver akademisk stilling. Jeg er enig.
Også mange administratorer mener, at rollen som associeret dekan er et trænings- og prøveområde for fremtidige dekaner. Hvis du er en kommende dekan, så foreslår jeg, at du er meget opmærksom på de krav, der stilles til denne stilling, for de er helt anderledes end kravene til en associeret dekan. Du vil f.eks. opdage, at fundraising spiller en vigtig rolle i en deans ansvarsområde, hvilket ikke er tilfældet som associeret dekan.
Og du skal heller ikke gå ud fra, at du vil blive forfremmet til dekan inden for din institution. Du kan få mulighed for at fungere som midlertidig dekan, men nogle institutioner ansætter gerne dekaner fra andre lignende institutioner.
Fakultetsmedlemmer, der er interesserede i at gå ind i disse administrative roller, spørger mig altid, hvilken slags forberedelse eller uddannelse du har brug for. Skal man først fungere som formand? Mit svar er nej. Hvis du har deltaget i det administrative liv på dit institut, i dit fagområde og i din faglige forening — eller hvis du leder et aktivt forskningsprogram — så har du sandsynligvis mere viden og erfaring, end du sikkert er klar over.
Det centrale spørgsmål er, om du vil finde lykke og tilfredshed i rollen som administrator, hvor du arbejder kollegialt med og gennem alle dem omkring dig. Hvis du i sidste ende nyder udfordringen ved at tage fat på komplekse problemer af stor rækkevidde og stor betydning – og som kræver aktiv, kollegial deltagelse fra store hold eller enheder af enkeltpersoner – så håber jeg, at du vil overveje en karriere som akademisk leder.