Hej alle,
Som I ved, er der to vigtige integrationsscenarier i finansfunktionen, nemlig “Order to Cash” (integration mellem finans og salg og distribution) og “Procure to Pay” (integration mellem finans og materialeadministration).
Jeg har introduceret ‘Order to Cash’ i mit sidste blogindlæg (URL’en kan findes nederst i dette blogindlæg). I dette blogindlæg vil jeg gennemgå den enkle ‘Procure to Pay’-proces i S/4 HANA-systemet. Vær opmærksom på, at dette blot er en simpel introduktion, ‘Procure to Pay’ har en masse nyttige funktioner, som ikke er dækket i dette blogindlæg.
Billede et scenarie, der er et fødevarehandelsfirma, og deres kunde har netop ringet til dem for at købe 50 sække ris. Men handelsfirmaet finder ud af, at de ikke har nok lager. Så de beslutter sig for at købe 100 sække ris fra deres sælger og vil betale pengene til sælgeren, når de har modtaget varerne.
Som en trinvis vejledning vil jeg vedligeholde de nødvendige objekter for fødevarehandelsvirksomheden og sælgeren fra begyndelsen og derefter køre “Procure to Pay”-processen. Vær opmærksom på, at alle trin og data er baseret på systemets eksisterende konfigurationer, de forskellige systemer kan have brug for forskellige værker/trin.
Trin 1: Definer indkøbsorganisation
En virksomhed kan have mere end én indkøbsorganisation, forskellige indkøbsorganisationer tager ansvar for indkøb af forskellige materialer eller tjenester.
Transaktionskode:
Transaktionskode: OX08
Vi kan bruge knappen ‘Nye indtastninger’ til at oprette en ny indkøbsorganisation.
I dette blogindlæg vil vi bruge indkøbsorganisationen ‘ZJC0’.
Stræk 2: Definer indkøbsgruppe
‘Indkøbsgruppe’ vil blive brugt i materialestamdataene.
Transaktionskode: OX08
Transaktionskode: OX08
Transaktionskode: OX08
OME4
Vi kan bruge knappen ‘New Entries’ til at oprette en ny indkøbsgruppe.
I dette blogindlæg vil vi bruge indkøbsorganisationen ‘ZJC’.
Stræk 3: Definer Plant
Transaction Code: Plant
Transaction Code: OME4
Transaction Code: OME4
Transaction Code: OME4 OX10
Vi kan bruge knappen ‘New Entries’ til at oprette et nyt anlæg.
I dette blogindlæg vil vi bruge anlægget ‘ZJP1’.
Når vi har oprettet anlægget, skal vi tildele lagerpladsoplysningerne til anlægget.
Transaktionskode: OX10
Transaktionskode: OX10
Transaktionskode: OX10
Ved at oprette anlægget skal vi tildele lagerpladsoplysningerne til anlægget: OX09
Stræk 4: Vedligehold FI-stamdata for leverandøren
Hvor vi kan oprette en forretningspartner med leverandørrollerne, skal vi vedligeholde FI-stamdataene for den nye leverandør.
a. Firma
Sti: SPRO-Enterprise Structure-Financial Accounting-Define company
Company ‘ZJC3’
b. Virksomhedskode
Sti: SPRO-Enterprise Structure-Financial Accounting-Edit, Copy, Delete, Check Company Code
Selskabskode ‘ZJC3’
c. Afstemningskonto
Transaktionskode: FS00
Vi skal oprette en ny afstemningskonto for leverandøren under virksomhedskoden.
I dette blogindlæg er afstemningskontoen ‘100100’. Som afstemmningskonto for en leverandør skal ‘Recon. Account for Acct Type’-feltet skal vælge ‘Vendors’.
Stræk 5: Vedligehold leverandørdata
Som nævnt i mit sidste blogindlæg er der ikke en separat transaktionskode (TCODE) til at vedligeholde kunde- og leverandørdata i S/4 HANA-systemet, de ting er flyttet til Business Partner (BP). Vi skal oprette en ny Business Partner med Vendor-roller (FLVN00, FLVN01) for denne leverandør.
Transaction Code: BP
De enkle trin:
a. Opret en ny organisation
b. Vælg kunderollen FLVN01 på rollelisten.
Vælg knappen ‘Indkøb’ i skærmbilledet øverst til højre.
Hold dataene for ‘Indkøbsorganisation’ i det poppede skærmbillede.
I min test ser det ud som i skærmbilledet nedenfor.
Data i fanerne skal vedligeholdes ud fra kravene. Gem ændringerne, når du har vedligeholdt dataene.
c. Vælg FI Customer role FLVN00 fra rollelisten.
Vælg knappen ‘Company Code’ fra skærmbilledet øverst til højre.
Vælg den virksomhedskode og afstemningskonto, som vi oprettede i trin 4 i det fremkomne skærmbillede.
Stræk 6: Vedligehold materialestammer
Som nævnt vil fødevarehandelsvirksomheden købe 10 sække ris fra leverandøren. Vi skal oprette materialestamdata for ris.
Transaktionskode: MM01
Vedligeholdelse af materialestamdata kan være et stort arbejde. Der er en masse felter kan bruges i MM01 for at opfylde forretningskravene. I dette blogindlæg vil jeg bruge de mest grundlæggende funktioner til at vedligeholde materialestamdata.
a. Vælg Branchebranche og Materialetype
b. Vælg visninger
c. Indtast dataene på organisationsniveau ved hjælp af de data, som vi oprettede i de foregående trin.
d. Vedligehold grunddata i fanen “Grunddata 1”.
Business Unit of Measure: BAG
Vægtoplysninger:
e. Vedligeholdelse af indkøbsdata i fanen “Indkøb”
f. Opretholde prisoplysninger i fanen ‘Regnskab 1’.
Dette er blot et eksempel.
Når vi klikker på knappen ‘Gem’, kan systemet bede os om at opretholde værdierne for andre felter, dette er baseret på de eksisterende systemkonfigurationer.
Strin 7: Sammenkæd objekterne
Når objekterne er oprettet, skal vi opretholde forholdet mellem dem. Kontroller venligst omhyggeligt opgaverne og sørg for, at alle de objekter, der netop er oprettet, er blevet knyttet korrekt sammen, før vi starter “Procure-to-Pay”-processen. Forskellige fejlmeddelelser vil blive vist i ‘Order to Cash’-processen, hvis forbindelserne ikke vedligeholdes korrekt.
Opgaverne kan udføres i stien: SPRO-Enterprise Structure-Assignment
a. Tildel virksomhedskode til virksomhed
b. Tildel anlæg til virksomhedskode
c. Tildel indkøbsorganisation til virksomhedskode
d. Tildel indkøbsorganisation til anlæg
Stræk 8: Opret indkøbsanmodning
Vi kan oprette en indkøbsordre baseret på en indkøbsanmodning, eller vi kan oprette en indkøbsordre direkte. Dette er afhængig af forskellige krav.
Transaktionskode: ME51N
Indtast de nødvendige felter (vare, materiale, mængde, indkøbsgruppe, fabrik osv.)og gem ændringen. Herefter oprettes en ny indkøbsanmodning.
Varens frigørelsesstrategi kan findes under fanen ‘Frigørelsesstrategi’. Vær opmærksom på, at de forskellige systemer kan have forskellige frigivelsesstrategier.
Eksempel:
Hvor vi kan bruge indkøbsrekvisitionen til at oprette en indkøbsordre, skal vi sikre os, at varen er frigivet.
Transaktionskode: ME55
Stræk 9: Opret indkøbsordre
Transaktionskode: ME21N
Som nævnt vil vi oprette en indkøbsordre ud fra den indkøbsanmodning, som vi oprettede i trin 8.
a. Klik på knappen “Document Overview On” øverst til venstre på skærmen (hvis den viser knappen “Document Overview Off”, skal du ignorere dette trin)
b. Vælg ‘Indkøbsrekvisitioner’ på listen
Indtast dokumentnummeret for indkøbsrekvisitionen på det nye skærmbillede, og klik på knappen ‘Udfør’.
Træk nummeret for indkøbsrekvisitionen til etiketten ‘Indkøbskurv’.
c. Data på overskriftsniveau
Indtast leverandørnummeret og andre organisationsdata, som vi oprettede i de foregående trin.
d. Data på artikelniveau
Feltet ‘Plant’ skal også udfyldes.
Jeg bruger værdien ‘K’ (Cost Center) i feltet ‘Account Assignment Cat.’ i dette blogindlæg, denne værdi skal ændres baseret på forskellige krav.
e. Postdetaljeoplysninger
Når vi har oprettet en ny post, skal vi også vedligeholde postdetaljeoplysningerne for posten.
Fanen ‘Kontering’:
Da vi bruger ‘K’ (omkostningscenter) som ‘Konteringskat.’ for posten, skal felterne under fanen udfyldes. Kontrol af relateret konfiguration er uden for rammerne af dette blogindlæg, jeg vil introducere det i et andet blogindlæg.
‘Confirmations’ tab:
Hvor vi kan oprette det indgående leveringsdokument, skal varen bekræftes i indkøbsordren. Kontrol af konfirmation er baseret på tilpasning.
Når vi er færdige med ændringerne, kan vi klikke på knappen ‘Gem’, og en ny indkøbsordre vil blive oprettet.
Stræk 10: Opret indgående levering
Transaktionskode: Som nævnt i trin 9 skal varen under indkøbsordren bekræftes, før vi kan oprette den indgående levering baseret på indkøbsordren.
a. Indtast oplysningerne om “Leverandør” og “Købsordre”, og kontroller værdien “Leveringsdato”. Klik på knappen ‘Continue’ (Fortsæt) til næste skærmbillede.
b. Udfyld feltet ‘Leveringsmængde’, kontroller de andre felter og gem ændringen.
Stræk 11: Opret god kvittering
I denne test skal vi, før vi kan oprette en god kvittering for købsordren, vedligeholde købsordrens vare til levering komplet.
Transaktionskode: ME22N
Vælg afkrydsningsfeltet “Deilv Compl.” og gem ændringen.
Transaktionskode:
Transaktionskode: MIGO
Vælg “Varemodtagelse” og “Indkøbsordre” fra rullelisterne. Udfyld det tomme felt i højre side med det indkøbsordrenummer, som vi oprettede i trin 9.
Kontroller materialeoplysningerne under fanen ‘Materiale’.
Indtast mængdeværdien under fanen ‘Mængde’.
Kontroller planteværdien under fanen ‘Hvor’.
Jeg vil bruge bevægelsestype ‘101’ i dette blogindlæg.
Når vi har udfyldt/afkrydset dataene, skal du klikke på afkrydsningsfeltet ‘Element Ok’ og klikke på knappen ‘Indlæg’.
Strin 12: Kontroller FI-faktura
Flk-dokumenterne vil blive oprettet, når vi opretter en god kvittering for købsordren.
Transaktionskode:
Transaktionskode: MIGO
Vælg “Display” og “Materialedokument” fra rullelisterne. Indtast det materialedokumentnummer, der blev oprettet i trin 11, i det tomme felt.
Klik på knappen ‘FI-dokumenter’.
Informationerne om FI-dokumenter kan findes i popup-vinduet.
Vi kan dobbeltklikke på dokumentnummeret for at se dokumentet.
Stræk 13: Opret faktura kvittering
Transaktionskode:
Indtast “Fakturadato” og det indkøbsordrenummer, som vi oprettede i trin 9.
Kontroller værdierne og klik på knappen “Post”.
Dokumenterne (MM-dokument og indkøbsfaktura) vil blive oprettet, hvis der ikke vises noget problem i forbindelse med posteringen.
Dokumentet kan vises med transaktionskode MIR4.
Klik på knappen ‘Follow-On Documents’, korrespondancen A/P-faktura vil blive vist.
Hvis A/P-fakturaen ikke er clearet (automatisk betaling er ikke konfigureret), skal fakturaen cleares med transaktionskode F-53 (‘Post Outgoing Payment’).
Når bogføringen er afsluttet med succes, vises fanen “Purchase Order History” i den relaterede indkøbsordre, vi kan kontrollere den ved hjælp af transaktionskode ME23N.
Konklusion
I blogindlægget gennemgår vi den enkle ‘Procure to Pay’-proces fra opbygning af stamdata (‘Purchase Organization’, ‘Purchase Group’, ‘Plant’, ‘Company’, ‘Company Code’, ‘Business Partner’) og transaktionsdata (dokumenter) fra begyndelsen. Jeg råder dig til selv at foretage konfigurationer og bogføringer, dette vil hjælpe dig til at få en bedre forståelse af ‘Procure to Pay’-behandlingen.
Mit blogindlæg til introduktion af den enkle proces ‘Order to Cash’ kan findes fra nedenstående URL:
https://blogs.sap.com/2020/03/02/step-by-step-to-run-a-simple-order-to-cash-process/#