Hola a todos,
Como saben, hay dos escenarios importantes de integración en la función financiera, uno es ‘Order to Cash’ (integración Financiera – Ventas&Distribución) y otro es ‘Procure to Pay’ (integración Financiera – Gestión de Materiales).
He introducido ‘Order to Cash’ en mi última entrada del blog (la URL se puede encontrar en la parte inferior de esta entrada del blog). En esta entrada del blog, voy a caminar a través de la simple ‘Procure to Pay’ proceso en el sistema S/4 HANA. Por favor, tenga en cuenta que esto es sólo una simple introducción, ‘Procure to Pay’ tiene un montón de funciones útiles que no están cubiertas en esta entrada del blog.
Imagínese un escenario, hay una empresa de comercio de alimentos y su cliente acaba de llamar para comprar 50 bolsas de arroz. Pero la empresa comercial se da cuenta de que no tiene suficientes existencias. Así que deciden comprar 100 sacos de arroz a su proveedor y le pagarán el dinero después de recibir la mercancía.
Como guía paso a paso, mantendré los objetos necesarios para la empresa de comercio de alimentos y el proveedor desde el principio y luego ejecutaré el proceso «Procure to Pay». Por favor, tenga en cuenta, todos los pasos y los datos se basan en las configuraciones existentes del sistema, los diferentes sistemas pueden necesitar diferentes trabajos / pasos.
Paso 1: Definir la organización de compra
Una empresa puede tener más de una organización de compra, diferente organización de compra se encarga de la compra de diferentes materiales o servicios.
Código de transacción: OX08
Podemos utilizar el botón ‘Nuevas entradas’ para crear una nueva organización de compras.
En esta entrada del blog, utilizaremos la organización de compras ‘ZJC0’.
Paso 2: Definir el grupo de compras
El ‘grupo de compras’ se utilizará en los datos maestros de materiales.
Código de transacción: OME4
Podemos utilizar el botón ‘Nuevas entradas’ para crear un nuevo grupo de compras.
En esta entrada del blog, utilizaremos la organización de compras ‘ZJC’.
Paso 3: Definir Centro
Código de transacción: OX10
Podemos utilizar el botón ‘Nuevas entradas’ para crear una nueva planta.
En esta entrada del blog, utilizaremos la planta ‘ZJP1’.
Después de crear la planta, debemos asignar la información del almacén a la planta.
Código de transacción: OX09
Paso 4: Actualizar los datos maestros FI para el proveedor
Antes de que podamos crear un socio comercial con las funciones del proveedor, debemos actualizar los datos maestros FI para el nuevo proveedor.
a. Empresa
Ruta: SPRO-Estructura Empresarial-Contabilidad Financiera-Definir empresa
Empresa ‘ZJC3’
b. Sociedad
Ruta: SPRO-Estructura Empresarial-Contabilidad Financiera-Editar, Copiar, Borrar, Verificar Sociedad
Sociedad ‘ZJC3’
c. Cuenta de conciliación
Código de transacción: FS00
Debemos crear una nueva cuenta de reconciliación para el acreedor bajo la sociedad.
En esta entrada del blog, la cuenta de reconciliación es ‘100100’. Como cuenta asociada de acreedor, el campo ‘Recon. Account for Acct Type’ debe seleccionar ‘Vendors’.
Paso 5: Mantener los datos de los proveedores
Como mencioné en mi última entrada del blog, no hay un código de transacción separado (TCODE) para mantener los datos de los clientes y proveedores en el sistema S/4 HANA, las cosas se han movido a Business Partner (BP). Debemos crear un nuevo Business Partner con roles de Proveedor (FLVN00, FLVN01) para este proveedor.
Código de transacción: BP
Los pasos simples:
a. Crear una nueva Organización
b. Seleccione el rol de cliente FLVN01 de la lista de roles.
Seleccione el botón ‘Compras’ de la pantalla superior derecha.
Mantenga los datos de la ‘Organización de Compras’ en la pantalla emergente.
En mi prueba, se ve como la captura de pantalla de abajo.
Los datos en las pestañas deben ser actualizados en base a los requisitos. Guarde los cambios después de actualizar los datos.
c. Seleccione el rol de cliente FI FLVN00 de la lista de roles.
Seleccione el botón ‘Sociedad’ de la pantalla superior derecha.
Usando la sociedad y la cuenta de reconciliación que creamos en el paso 4 en la pantalla emergente.
Paso 6: Actualizar el maestro de materiales
Como se ha mencionado, la empresa de comercio de alimentos comprará 10 sacos de arroz al proveedor. Debemos crear los datos del maestro de materiales para el arroz.
Código de transacción: MM01
Mantener los datos maestros de material puede ser un gran trabajo. Hay una gran cantidad de campos se puede utilizar en MM01 para cumplir con los requisitos de negocio. En esta entrada del blog, voy a utilizar las funciones más básicas para mantener los datos maestros de materiales.
a. Seleccione el sector industrial y el tipo de material
b. Seleccione las vistas
c. Introduzca los datos a nivel de organización, utilizando los datos que hemos creado en los pasos anteriores.
d. Actualizar los datos básicos en la pestaña ‘Datos básicos 1’.
Unidad de medida de la empresa: BOLSA
Información de peso:
e. Actualizar los datos de compras en la pestaña ‘Compras’
f. Mantener la información de precios en la pestaña ‘Contabilidad 1’.
Esto es sólo un ejemplo.
Después de que hagamos clic en el botón ‘Guardar’, el sistema puede pedirnos que actualicemos los valores de otros campos, esto se basa en las configuraciones existentes del sistema.
Paso 7: Enlazar Los Objetos
Después de crear los objetos, debemos mantener la relación entre ellos. Por favor, compruebe cuidadosamente las asignaciones y asegúrese de que todos los objetos que acaban de ser creados se han vinculado correctamente antes de iniciar el proceso ‘Procure-to-Pay’. Diferentes mensajes de error aparecerán en el proceso ‘Order to Cash’ si los enlaces no se mantienen correctamente.
Las asignaciones se pueden hacer en la ruta: SPRO-Estructura de la empresa-Asignación
a. Asignar sociedad a la empresa
b. Asignar centro a la sociedad
c. Asignar la organización de compras a la sociedad
d. Asignar organización de compras a centro
Paso 8: Crear solicitud de pedido
Podemos crear un pedido basado en una solicitud de pedido, o podemos crear un pedido directamente. Esto depende de diferentes requisitos.
Código de transacción: ME51N
Ingrese los campos necesarios (artículo, material, cantidad, grupo de compra, centro, etc.)y guarde el cambio. Después, se creará una nueva solicitud de compra.
La estrategia de liberación del artículo se puede encontrar en la pestaña «Estrategia de liberación». Por favor, tenga en cuenta que los diferentes sistemas pueden tener diferentes estrategias de liberación.
Un ejemplo:
Antes de que podamos utilizar la solicitud de compra para crear un pedido, debemos asegurarnos de que el artículo ha sido liberado.
Código de transacción: ME55
Paso 9: Crear orden de compra
Código de transacción: ME21N
Como se ha mencionado, crearemos una orden de compra a partir de la solicitud de compra que creamos en el paso 8.
a. Haga clic en el botón ‘Document Overview On’ en la parte superior izquierda de la pantalla (si muestra el botón ‘Document Overview Off’ entonces ignore este paso)
b. Seleccione ‘Purchase Requisitions’ de la lista
Ingrese el número de documento de solicitud de compra en la nueva pantalla y haga clic en el botón ‘Execute’.
Arrastre el número de solicitud de compra a la etiqueta ‘Shopping Cart’.
c. Datos a nivel de cabecera
Introducir el número de proveedor y otros datos de la organización que hemos creado en los pasos anteriores.
d. Datos a nivel de artículo
También hay que rellenar el campo ‘Centro’.
Estoy utilizando el valor ‘K’ (Centro de Coste) en el campo ‘Cat. de Imputación’ en esta entrada del blog, este valor debe cambiarse en función de las diferentes necesidades.
e. Datos de detalle de la partida
Después de crear una nueva partida, también deberíamos actualizar los datos de detalle de la partida para la partida.
Pestaña ‘Imputación’:
Como estamos utilizando ‘K’ (Centro de costes) como ‘Cat. de imputación’ para la partida, los campos de la pestaña deberían estar rellenos. El control de la configuración relacionada está fuera del alcance de esta entrada del blog, lo introduciré en otra entrada del blog.
Pestaña ‘Confirmaciones’:
Antes de que podamos crear el documento de entrega de entrada, el artículo debe ser confirmado en la orden de compra. El control de la conformación se basa en la personalización.
Después de haber terminado los cambios, podemos hacer clic en el botón ‘Guardar’ y se creará una nueva orden de compra.
Paso 10: Crear entrega de entrada
Código de transacción: VL31N
Como se mencionó en el paso 9, el artículo bajo la orden de compra debe ser confirmado antes de que podamos crear la entrega de entrada basada en la orden de compra.
a. Introduzca la información de ‘Proveedor’ y ‘Orden de compra’ y compruebe el valor de ‘Fecha de entrega’. Haga clic en el botón ‘Continuar’ para pasar a la siguiente pantalla.
b. Rellene el campo ‘Cantidad de entrega’, compruebe otros campos y guarde el cambio.
Paso 11: Crear un buen recibo
En esta prueba, antes de que podamos crear un buen recibo para el pedido, debemos actualizar el artículo del pedido hasta la entrega completa.
Código de transacción: ME22N
Seleccione la casilla ‘Deilv Compl.’ y guarde el cambio.
Código de transacción: MIGO
Seleccionar ‘Entrada de mercancías’ y ‘Pedido’ de las listas desplegables. Rellenar el campo vacío de la derecha con el número de pedido que hemos creado en el paso 9.
Comprobar la información del material en la pestaña ‘Material’.
Introducir el valor de la cantidad en la pestaña ‘Cantidad’.
Comprobar el valor de la planta en la pestaña ‘Dónde’.
Utilizaré el tipo de movimiento ‘101’ en esta entrada del blog.
Después de rellenar/comprobar los datos, haga clic en la casilla ‘Item Ok’ y haga clic en el botón ‘Post’.
Paso 12: Comprobar factura FI
Los documentos FI se crearán cuando creemos un buen recibo para el pedido.
Código de transacción: MIGO
Seleccionar ‘Visualización’ y ‘Documento de material’ de las listas desplegables. Introducir el número de documento de material creado en el paso 11 en el archivo vacío.
Pulsar el botón ‘Documentos FI’.
La información de los documentos FI se puede encontrar desde la ventana emergente.
Podemos hacer doble clic en el número de documento para ver el documento.
Paso 13: Crear recibo de factura
Código de transacción: MIRO
Ingrese la ‘Fecha de la factura’ y el número de orden de compra que creamos en el paso 9.
Compruebe los valores y haga clic en el botón ‘Contabilizar’.
Los documentos (documento MM y factura de proveedores) se crearán si no aparece ningún problema en la contabilización.
El documento puede visualizarse mediante el código de transacción MIR4.
Pulse el botón ‘Documentos de seguimiento’, se visualizará la factura de proveedores correspondiente.
Si la factura de proveedores no está compensada (no se ha configurado el pago automático), la factura deberá compensarse mediante el código de transacción F-53 (‘Contabilizar pago saliente’).
Una vez finalizada con éxito la contabilización, aparecerá la pestaña ‘Historial de pedidos’ en el pedido relacionado, podemos comprobarlo mediante el código de transacción ME23N.
Conclusión
En la entrada del blog, pasamos por el sencillo proceso ‘Procure to Pay’ desde la construcción de los datos maestros (‘Purchase Organization’, ‘Purchase Group’, ‘Plant’, ‘Company’, ‘Company Code’, ‘Business Partner’) y los datos de la transacción (documentos) desde el principio. Le aconsejo que haga las configuraciones y contabilizaciones por sí mismo, esto le ayudará a tener una mejor comprensión del proceso ‘Procure to Pay’.
Mi entrada en el blog para la introducción del proceso simple ‘Order to Cash’ se puede encontrar en la siguiente URL:
https://blogs.sap.com/2020/03/02/step-by-step-to-run-a-simple-order-to-cash-process/#