¿Cuánto tiempo tardarán los invitados de tu boda en confirmar su asistencia?
El equipo de RSVPify ha decidido profundizar en sus datos para ofrecer una visión del tiempo medio de respuesta de las RSVP de boda. Pensamos en poner nuestro granito de arena para ayudar a los usuarios de RSVPify y a las parejas jóvenes de todo el mundo a entender mejor qué esperar a la hora de elegir cómo gestionar sus RSVP en línea.
Una de las preguntas comunes que solemos escuchar con regularidad es una bastante sencilla: ¿cuánto tiempo debemos dejar a nuestros invitados para que confirmen su asistencia? Dado que esta pregunta es bastante frecuente, pensamos que valdría la pena poner a nuestro interno de confianza, Mark, a trabajar para responder a esta vieja pregunta para las masas.
NUEVO: ¡Comprueba nuestra Calculadora de la Lista de Invitados y la Línea de Tiempo de Respuesta de las RSVP!
Sacamos los datos, hicimos los cálculos, y llegamos a algunas cifras concretas basadas en las listas de invitados de nuestros usuarios. Hemos tomado una muestra de medio millón de confirmaciones de asistencia a bodas digitales que nuestros usuarios han recibido desde principios de año. Así que, ¿cómo se ve realmente la línea de tiempo para la emisión y recepción de las RSVP digitales de la boda?
Una mirada visual a la línea de tiempo promedio de las confirmaciones de asistencia en línea
Porcentaje de confirmaciones de asistencia recibidas por semana
No es sorprendente que, después de analizar los datos, haya un «punto dulce» de respuesta a las confirmaciones de asistencia. La mayoría de las confirmaciones de asistencia (57,6%) se recibieron en las primeras cinco semanas desde que se enviaron las invitaciones. La semana más popular para que los invitados envíen sus confirmaciones de asistencia fue la tercera semana, con un 13% del total de las confirmaciones de asistencia.
Puede esperar haber recibido alrededor del 50% de sus respuestas de confirmación de asistencia unas cuatro semanas y media después de enviar las invitaciones por primera vez. A partir de ese momento, la tasa de respuesta empezará a descender de forma lenta pero constante (más rápidamente si ha limitado el plazo a dos meses). Podemos estimar que recibirá alrededor del 80% de las respuestas al cabo de unas siete semanas si prevé un plazo de respuesta de dos meses y medio.
Porcentaje del total de confirmaciones de asistencia recibidas por semana
Como se ilustra en el gráfico anterior, la media de confirmaciones de asistencia a la boda se envió durante las semanas 3 y 4. Las respuestas tienden a disminuir después de la semana 5, y a partir de la semana 6 sólo se recibe el 28,4% del total de las confirmaciones de asistencia.
Entonces, ¿cuándo debe enviar sus invitaciones y cuánto tiempo debe dar a los invitados para que confirmen su asistencia? Envíe sus invitaciones entre 6 y 10 semanas antes de la fecha de la boda. Recomendamos que se acerque a las 10 semanas si tiene más de un puñado de invitados de fuera de la ciudad. Fija la fecha límite para confirmar la asistencia en 3 semanas antes del gran día.
Algunas cosas importantes a tener en cuenta mientras consideras estos datos:
- Tus amigos frenéticos de las redes sociales pueden responder a las pocas horas de su invitación, mientras que el tío abuelo que huye de los ordenadores puede no responder durante 3 meses (si es que lo hace). Si envía las confirmaciones de asistencia en papel, los datos pueden estar un poco sesgados hacia el final, y es probable que la primera oleada de confirmaciones de asistencia llegue en la semana 1 y no en la semana 0.
- La semana 0 incluye las respuestas recibidas durante los primeros 7 días desde que se enviaron las invitaciones. No debe confundirse con la Semana 1.
- ¿Qué significa esto para ustedes, nuestros fieles (o potenciales) usuarios de RSVP de bodas online? Aparte de saber en general qué esperar de sus invitados ahora, es obvio que hay algunos pasos que cualquiera puede tomar para ayudar a acelerar el proceso un poco. Algo de esto depende del servicio que elijas utilizar, por supuesto; algunos sitios web de bodas gratuitos pueden contener problemas que pueden retrasar las RSVP más de lo que reflejan nuestros datos.
Ahora que te hemos mostrado los datos, aquí hay algunos consejos para ayudar a cambiar la línea de tiempo de RSVP para tu evento para mejor. Téngalos en cuenta como consejos básicos para ayudar a reunir más confirmaciones de asistencia rápidamente; recuerde que incluso la pareja de confirmaciones de asistencia mejor organizada en línea no puede tener en cuenta al tío abuelo más que cualquier otra persona. Así que, sin más preámbulos…
Consejos probados de RSVPify para tomar el control de su línea de tiempo de RSVP de la boda:
Antes es siempre mejor
Entonces, ¿cuánto tiempo debe dar a la gente para RSVP? Al igual que con la planificación de cualquier evento, cuanto más tiempo le dé a usted y a sus invitados para organizarse, mejor. Las confirmaciones de asistencia en línea minimizan el tiempo necesario para notificar y recibir información de los invitados, pero al igual que antes de que surgiera la confirmación de asistencia en línea, los calendarios y horarios personales siempre dictarán los tiempos de respuesta de los invitados. Haga todo lo posible para elegir un servicio de RSVP rápidamente, incluso si no está listo para enviar sus invitaciones, ya que le permite calcular exactamente el tiempo que tomará para ponerse en contacto con sus invitados en primer lugar.
Decida una lista de invitados, y manténgala
Uno de los aspectos más difíciles de la planificación de una boda y obtener RSVP es la propia lista de invitados. Cuando se está limitado por un presupuesto, como la mayoría de nosotros, siempre habrá que tomar algunas decisiones difíciles con la lista de invitados. Dicho esto, cuanto antes sepas quiénes son los que quieres que asistan y quiénes, por desgracia (o quizá por suerte), no lo harán, antes sabrás exactamente con quién tienes que ponerte en contacto y de quién tienes que recibir respuesta. Afortunadamente, hoy en día existen algunas aplicaciones de gestión de listas de invitados realmente sólidas.
Averigua lo que necesitan tus proveedores y tenlo en cuenta
Mira, si no fuera por las muchas formas en que se acumulan los costes extra durante la planificación de la boda, el proceso de RSVP no sería tan aterrador, ¿verdad? Pero en realidad, la razón por la que usted necesita estar en la cima de su línea de tiempo de RSVP de la boda es para evitar acumular costos con su proveedor de alimentos, sala de recepción, etc. Esto es más importante cuando se considera la fecha límite para las respuestas que planea incluir para sus invitados. Mientras que usted quiere estar seguro de dejar tiempo para ellos para averiguar sus propios horarios, asegúrese de dejar un montón de tiempo para asegurarse de que tiene la información importante que necesita para sus proveedores de la boda. Hable con cada uno de ellos con antelación, y asegúrese de averiguar los plazos firmes que cada uno necesita para esta información.
No tenga miedo de hacer cumplir la línea de tiempo
Decidir sobre una línea de tiempo adecuada de RSVP de la boda es el primer paso. Pero después de toda esa cuidadosa planificación, no pasa nada por empezar a contactar con los invitados o apurar a esos familiares olvidadizos si se acercan los plazos de información. Puedes ver nuestros consejos sobre cómo recordar a los invitados que deben confirmar su asistencia. Por mucho que quieras a un amigo o a un familiar, algunos nunca se acordarán de comprobar sus correos electrónicos o de enviar su RSVP online con prontitud. Además, considera la posibilidad de incluir terminología en la redacción de las RSVP de tu boda para ayudar a acelerar el proceso. Así que no pierdas de vista tu lista de invitados, porque antes de que te des cuenta, ¡ya habrá llegado la hora de la boda! Si te encuentras con alguna adición tardía, echa un vistazo a este post sobre cómo manejar las RSVP de boda enviadas después de la fecha límite.
Un agradecimiento especial al pasante de RSVPify Wonder, Mark Dobrenko, por hacer los cálculos para este Informe Especial…