Es hora de sacar esa calculadora de impuestos. Puede que no sea divertido, pero calcular los impuestos y las retenciones de los empleados es una tarea fundamental para todos los propietarios de pequeñas empresas. Tanto las retenciones como los impuestos dependen de varios factores que incluyen (pero no se limitan a) el estado civil y los subsidios. Para los empresarios, las obligaciones fiscales impagadas pueden equivaler a multas, sanciones por retraso en el pago y los intereses correspondientes. Y para los empleados, puede surgir una factura considerable en el momento de pagar los impuestos cuando no están preparados para cubrirlos. Si buscas ayuda, los proveedores de software de nóminas como SurePayroll ofrecen varias calculadoras de impuestos en sus sitios web para ayudarte a empezar». Ya sea que planee buscar ayuda o ir por su cuenta, debe revisar nuestro desglose detallado de los principales consejos a considerar cuando se trata de cada componente de los impuestos sobre la nómina y las retenciones.
- Impuesto sobre la renta federal y estatal
Cada vez que un nuevo empleado se incorpore, haga que complete un formulario W-4. Las entradas, incluyendo el estado civil y los subsidios, determinan la cantidad de impuestos federales sobre la renta que deben ser retenidos de los salarios del empleado cada período de pago. Si su empleado no está seguro de cuántos subsidios debe reclamar o necesita ayuda adicional para rellenar el formulario, remítalo a la calculadora de retenciones federales del sitio web del IRS. Si sus empleados también están sujetos a impuestos estatales, puede obtener información adicional sobre las retenciones del impuesto sobre la renta en el Departamento de Hacienda de su estado. Consejo clave: En el caso de que no consiga recuperar un formulario W-4 cumplimentado, el IRS recomienda clasificar al empleado como soltero con cero prestaciones a la hora de calcular la cantidad a retener.
- Retención de Seguridad Social y Medicare
La Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) es la responsable de la aplicación de los impuestos de Seguridad Social y Medicare. A continuación le explicamos cómo calcular estas importantes retenciones:
- Retención de la Seguridad Social. Tanto el empleador como el empleado deben contribuir con el 6,2 por ciento o el 12,4 por ciento en total. Los ingresos de hasta 118.500 dólares están sujetos a la retención de la Seguridad Social. Las cantidades que superen este umbral están exentas.
- Retención de Medicare. Tanto el empresario como el trabajador deben contribuir con el 1,4%. Todas las ganancias están sujetas a impuestos.
- Impuesto adicional de Medicare. Si el empleado recibe más de 200.000 dólares de salario, cualquier pago que supere esta cantidad está sujeto a una retención adicional de impuestos de Medicare del 0,9 por ciento.
- Impuesto de Desempleo Federal y Estatal
La Ley Federal de Impuestos de Desempleo, también conocida como FUTA, exige una retención del 6 por ciento. Sin embargo, los empleadores también pueden tener derecho a un crédito de hasta el 5,4 por ciento, lo que posteriormente disminuiría la retención al 0,6 por ciento. La retención FUTA sólo se aplica a los primeros 7.000 dólares de salario del empleado. Es importante tener en cuenta que los empleados que generan ingresos en Alaska, Nueva Jersey y Pensilvania también deben remitir el pago de los impuestos federales por desempleo. Consejo clave: Para saber más sobre el FUTA y cómo debe computarse, eche un vistazo a las instrucciones de 2014 para el formulario 940 del IRS. Además del impuesto federal de desempleo, los empleadores también son responsables del Seguro de Desempleo Estatal (SUI). Con los recursos adecuados a la mano y el conocimiento del código de impuestos en lo que respecta a sus responsabilidades, puede asegurarse de que las retenciones para los impuestos de nómina se calculan correctamente. Por suerte, hay tecnología que puede facilitarle esta tarea. Considere el uso de un software para agilizar este proceso o incluso consultar a un contador de la pequeña empresa. Puede que merezca la pena.